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Winning Assistants LLC
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51 – 200 Employés
ConseilLogistiqueMarketing
Winning Assistants LLC est une entreprise de recrutement et de placement qui met en relation des médecins, des professionnels de santé et des chefs d’entreprise avec des assistants virtuels qualifiés issus d’un vivier mondial de talents. Ses services d’assistance conformes aux exigences de la HIPAA couvrent les tâches administratives, la gestion des cabinets médicaux, le marketing et le service client, aidant ainsi ses clients à rationaliser leurs opérations quotidiennes, à maîtriser leurs coûts et à consacrer davantage de temps au développement de leur activité.
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Offres de l’entreprise

Assistant virtuel de direction – Opérations d’un cabinet dentaire

Poste d’assistant virtuel de direction à temps partiel et à distance, chargé de soutenir les opérations administratives, la planification, le suivi des KPI et la coordination des flux de travail d’un cabinet dentaire basé aux États-Unis. Ouvert aux candidats résidant aux Philippines.

PHPhilippines
10 400 $ – 12 480 $ / an
À distanceTemps partielIntermédiaireSeniorLangue Requise : anglaisAssistant administratif
VoIP

Description

  • Coordonner le travail administratif et opérationnel quotidien du cabinet dentaire.
  • Suivre les flux de travail, les affectations, les échéances, les tâches en attente et les actions à mener.
  • Assurer le suivi auprès des membres de l’équipe afin de confirmer que les responsabilités sont remplies.
  • Repérer les goulots d’étranglement opérationnels et contribuer à des solutions pratiques.
  • Coordonner avec les équipes internes, les fournisseurs et les partenaires externes.
  • Contribuer à améliorer les systèmes, l’organisation et l’efficacité opérationnelle du cabinet.
  • Gérer les calendriers de direction, les rendez-vous, les réunions, les rappels, les e-mails, les appels, les SMS et autres communications.
  • Consigner les notes de réunion, les objectifs, les plans d’action et l’avancement de l’exécution.
  • Tenir le propriétaire du cabinet informé des priorités, des progrès et des tâches non résolues.
  • Créer des rapports, des feuilles de calcul, des présentations et autres documents administratifs.
  • Maintenir des fichiers numériques, des dossiers et des systèmes administratifs organisés.
  • Coordonner les calendriers et la prise de rendez-vous.
  • Identifier les créneaux non pourvus et contribuer à maintenir un planning complet du cabinet.
  • Envoyer des rappels et gérer les communications de suivi.
  • Suivre les KPI, les progrès de l’équipe et les informations relatives aux performances opérationnelles.
  • Gérer les dossiers CRM, les bases de données et les feuilles de calcul.
  • Créer et mettre à jour des rapports qui appuient les décisions opérationnelles.
  • Contribuer aux efforts visant à accroître la production du cabinet et à réduire les dépenses évitables.
  • Gérer les newsletters et les communications de suivi associées.
  • Suggérer des améliorations des flux de travail et contribuer à la mise en œuvre des changements approuvés.
  • Prendre en charge les problèmes et faire avancer les priorités importantes.

Exigences

  • Expérience en tant qu’assistant de direction, assistant administratif, assistant aux opérations ou assistant virtuel.
  • Expérience démontrée en coordination administrative, gestion de calendrier et planification.
  • Capacité à gérer des responsabilités concurrentes et à travailler de manière autonome.
  • Solides capacités d’organisation, de multitâche et de gestion du temps.
  • Excellentes compétences en communication écrite et orale en anglais.
  • Compétences efficaces en résolution de problèmes, pensée critique et prise de décision.
  • Personne proactive, débrouillarde et prête à prendre des initiatives.
  • Capacité à coordonner avec les collègues et à suivre l’avancement des tâches.
  • Rigueur et précision dans la gestion de la documentation, de la planification et des rapports.
  • À l’aise avec la technologie et disposé à apprendre de nouveaux systèmes et plateformes.
  • Connexion Internet fiable et environnement de travail à distance adapté.
  • Disponibilité pour travailler selon les horaires de l’Est des États-Unis, avec flexibilité en fonction des besoins de planification du cabinet.
  • Expression orale et écrite claire et professionnelle en anglais.
  • Une expérience professionnelle pertinente est requise.
  • Doit fournir une NBI Clearance et/ou une Local Police Clearance avant l’intégration.
  • Capacité à participer aux réunions vidéo requises avec la caméra allumée.
  • Ordinateur portable ou de bureau fiable.
  • Connexion Internet haut débit stable d’au moins 25 Mbps.
  • Casque antibruit.
  • Webcam fonctionnelle.
  • Espace de travail calme et professionnel.
  • Une expérience des CRM, notamment Salesforce, constitue un avantage.
  • La connaissance de Slack, WhatsApp, Skype, des systèmes VoIP, de Google Workspace, de Microsoft Office et des plateformes de planification constitue un avantage.

Avantages

  • Un soutien dédié des ressources humaines et des contractants est disponible pour les questions, l’accompagnement, les sujets contractuels et les communications avec les clients.
  • Une licence VPN premium facultative peut être fournie afin de favoriser la confidentialité et la sécurité pendant le travail pour les clients.
  • Une formation à la conformité HIPAA et à la cybersécurité, avec certification, est fournie pour la gestion des PHI de clients américains du secteur de la santé.
  • La formation interne à la performance couvre la communication, la gestion des clients, les systèmes de productivité et les pratiques recommandées.
  • Les jours fériés américains peuvent être chômés avec l’accord du client et si cela est compatible avec le planning.
  • Les congés approuvés par le client peuvent être rémunérés ou non rémunérés ; les congés rémunérés sont facultatifs et uniquement disponibles lorsque le client les propose.
  • Des modèles, des guides de flux de travail, des outils de productivité et des ressources SOP propres au client sont disponibles.
  • Certains clients peuvent proposer des primes de performance, d’autres avantages ou des heures supplémentaires.
  • Des conseils pour la mise en place du travail à distance et des ressources de soutien aux contractants sont disponibles.

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