Winning Assistants LLC on personali- ja värbamisettevõte, mis ühendab arstid, tervishoiutöötajad ja ettevõtete omanikud ülemaailmsest talendikogumist pärit oskuslike virtuaalassistentidega. HIPAA nõuetele vastavad tugiteenused hõlmavad haldustööd, meditsiinikabinettide juhtimist, turundust ja klienditeenindust. Need aitavad klientidel igapäevaseid toiminguid sujuvamaks muuta, kulusid kontrolli all hoida ja pühendada rohkem aega ettevõtte kasvule.
Juhtkonna virtuaalassistent – hambaarstipraksise tegevus
Osalise tööajaga kaugtöö roll, mis toetab USA hambaarstipraksise haldustööd, ajakavasid, KPI-de jälgimist ja töövoogude koordineerimist. Kandideerida saavad Filipiinidel asuvad kandidaadid.
Filipiinid10 400 $ – 12 480 $ / aasta
KaugtööOsaline tööaegKesktaseSeeniorNõutav Keel: ingliseAdministratiivassistentKirjeldus
- Koordineerida hambaarstipraksise igapäevast haldus- ja operatiivtööd.
- Jälgida töövooge, ülesandeid, tähtaegu, pooleliolevaid töid ja kokkulepitud tegevusi.
- Võtta meeskonnaliikmetega ühendust, et kinnitada vastutusalade täitmine.
- Märgata tegevuse kitsaskohti ja aidata leida praktilisi lahendusi.
- Koordineerida koostööd siseüksuste, tarnijate ja välispartneritega.
- Aidata parandada kontorisüsteeme, korraldust ja töö tõhusust.
- Hallata juhtkonna kalendreid, vastuvõtuaegu, koosolekuid, meeldetuletusi, e-kirju, kõnesid, tekstsõnumeid ja muud suhtlust.
- Koostada koosolekumärkmeid, eesmärke, tegevuskavasid ja elluviimise edenemise ülevaateid.
- Hoida praksise omanikku kursis prioriteetide, edenemise ja lahendamata ülesannetega.
- Koostada aruandeid, tabelarvutustabeleid, esitlusi ja muid haldusdokumente.
- Hoida digitaalsed failid, dokumendid ja haldussüsteemid korrastatuna.
- Koordineerida kalendreid ja vastuvõtuaegade broneerimist.
- Tuvastada ajakavades tühimikud ja aidata hoida praksise ajakava täidetuna.
- Saata meeldetuletusi ja korraldada järelkommunikatsiooni.
- Jälgida KPI-sid, meeskonna edenemist ja tegevustulemuste teavet.
- Hallata CRM-andmeid, andmebaase ja tabelarvutustabeleid.
- Koostada ja ajakohastada aruandeid operatiivsete otsuste toetamiseks.
- Aidata suurendada kontori töömahtu ja vähendada välditavaid kulusid.
- Hallata uudiskirju ja nendega seotud järelkommunikatsiooni.
- Teha ettepanekuid töövoogude parandamiseks ja aidata heakskiidetud muudatusi rakendada.
- Võtta probleemide eest vastutus ja hoida olulised prioriteedid liikumises.
Nõuded
- Kogemus juhtkonna assistendi, haldusassistendi, operatiivassistendi või virtuaalassistendina.
- Tõendatud oskus halduskoordineerimises, kalendrihalduses ja ajakavade koostamises.
- Võime hallata konkureerivaid ülesandeid ja töötada iseseisvalt tulemuslikult.
- Suurepärased organiseerimis-, rööprähklemis- ja ajajuhtimisoskused.
- Väga hea inglise keele kirjalik ja suuline oskus.
- Tõhusad probleemilahendus-, kriitilise mõtlemise ja otsustamisoskused.
- Proaktiivne, leidlik ja algatusvõimeline.
- Võime teha koostööd kolleegidega ja jälgida ülesannete täitmist.
- Hoolikas ja täpne dokumentide, ajakavade ja aruannete käsitlemisel.
- Valmisolek kasutada tehnoloogiat ning õppida uusi süsteeme ja platvorme.
- Usaldusväärne internetiühendus ja sobiv kaugtöökorraldus.
- Valmisolek töötada Ida-Ameerika ajavööndi tööaegadel ning paindlikkus praksise ajakava vajaduste suhtes.
- Selge ja professionaalne inglise keele kõne- ja kirjaoskus.
- Asjakohane töökogemus on nõutav.
- Enne tööle asumist tuleb esitada NBI tõend ja/või kohalik politsei tõend.
- Valmisolek osaleda nõutud videokoosolekutel sisselülitatud kaameraga.
- Usaldusväärne sülearvuti või lauaarvuti.
- Stabiilne kiire internetiühendus kiirusega vähemalt 25 Mbps.
- Mürasummutavad kõrvaklapid.
- Töötav veebikaamera.
- Vaikne ja professionaalne tööruum.
- CRM-i, sealhulgas Salesforce'i kasutamise kogemus tuleb kasuks.
- Slacki, WhatsAppi, Skype'i, VoIP-süsteemide, Google Workspace'i, Microsoft Office'i ja ajakavaplatvormide tundmine tuleb kasuks.
Hüved
- Küsimuste, juhendamise, lepingute ja kliendisuhtluse jaoks on saadaval pühendunud personali- ja lepingupartneri tugi.
- Klienditöö ajal privaatsuse ja turvalisuse toetamiseks võidakse pakkuda valikulist tasulist VPN-litsentsi.
- USA tervishoiuklientide isikuandmete käsitlemiseks pakutakse HIPAA nõuetele vastavuse ja küberturvalisuse koolitust koos sertifitseerimisega.
- Patenteeritud tulemuslikkuskoolitus hõlmab suhtlust, kliendihaldust, tootlikkuse süsteeme ja soovituslikke töövõtteid.
- USA pühad võib kliendi heakskiidul ja ajakavaga sobivuse korral vabaks võtta.
- Kliendi heakskiidetud vaba aeg võib olla tasustatud või tasustamata; tasustatud vaba aeg on valikuline ja saadaval ainult juhul, kui klient seda pakub.
- Saadaval on mallid, töövoojuhendid, tootlikkuse tööriistad ja kliendipõhised standardtöökorra ressursid.
- Mõni klient võib pakkuda tulemusboonuseid, muid hüvesid või lisatunde.
- Saadaval on kaugtöökoha seadistamise juhised ja lepingupartnerite tugimaterjalid.