Winning Assistants LLC je tvrtka za zapošljavanje i pronalaženje kadrova koja povezuje liječnike, zdravstvene djelatnike i vlasnike poduzeća s kvalificiranim virtualnim asistentima iz globalnog bazena talenata. Njezine usluge podrške usklađene s HIPAA standardima obuhvaćaju administrativne poslove, upravljanje medicinskim uredima, marketing i korisničku podršku, pomažući klijentima pojednostavniti svakodnevno poslovanje, kontrolirati troškove i posvetiti više vremena rastu poslovanja.
Izvršni virtualni asistent – poslovanje stomatološke ordinacije
Posao izvršnog asistenta na nepuno radno vrijeme i na daljinu, uz podršku administrativnim poslovima, raspoređivanju, praćenju KPI-jeva i koordinaciji radnih procesa za stomatološku ordinaciju u SAD-u. Otvoreno kandidatima sa sjedištem na Filipinima.
Filipini10.400 $ – 12.480 $ / godina
UdaljenoNepuno radno vrijemeSrednja razinaSeniorObavezan Jezik: engleskiAdministrativni asistentOpis
- Koordinirati svakodnevni administrativni i operativni rad stomatološke ordinacije.
- Pratiti radne procese, zadatke, rokove, neriješene zadatke i aktivnosti koje treba provesti.
- Pratiti članove tima kako bi se potvrdilo izvršavanje odgovornosti.
- Uočavati operativna uska grla i pomagati u pronalaženju praktičnih rješenja.
- Koordinirati s internim timovima, dobavljačima i vanjskim partnerima.
- Pomagati u poboljšanju uredskih sustava, organizacije i operativne učinkovitosti.
- Upravljati kalendarima rukovodstva, terminima, sastancima, podsjetnicima, e-poštom, pozivima, tekstualnim porukama i drugom komunikacijom.
- Bilježiti sastanke, ciljeve, akcijske planove i napredak provedbe.
- Obavještavati vlasnika ordinacije o prioritetima, napretku i neriješenim zadacima.
- Izrađivati izvještaje, proračunske tablice, prezentacije i druge administrativne dokumente.
- Održavati organizirane digitalne datoteke, zapise i administrativne sustave.
- Koordinirati kalendare i rezervacije termina.
- Prepoznavati praznine u rasporedu i pomagati u održavanju potpuno popunjenog rasporeda ordinacije.
- Slati podsjetnike i voditi naknadnu komunikaciju.
- Pratiti KPI-jeve, napredak tima i podatke o operativnoj uspješnosti.
- Održavati CRM zapise, baze podataka i proračunske tablice.
- Izrađivati i ažurirati izvještaje koji podržavaju operativno odlučivanje.
- Pomagati u povećanju proizvodnje ordinacije i smanjenju nepotrebnih troškova.
- Upravljati biltenima i povezanom naknadnom komunikacijom.
- Predlagati poboljšanja radnih procesa i pomagati u provedbi odobrenih promjena.
- Preuzimati odgovornost za probleme i održavati važne prioritete u napretku.
Zahtjevi
- Iskustvo na poziciji izvršnog asistenta, administrativnog asistenta, operativnog asistenta ili virtualnog asistenta.
- Dokazana sposobnost administrativne koordinacije, upravljanja kalendarom i raspoređivanja.
- Sposobnost upravljanja konkurirajućim obvezama i samostalnog dovršavanja posla.
- Izražene organizacijske sposobnosti, sposobnost obavljanja više zadataka i upravljanja vremenom.
- Izvrsne pisane i usmene komunikacijske vještine na engleskom jeziku.
- Učinkovito rješavanje problema, kritičko razmišljanje i donošenje odluka.
- Proaktivnost, snalažljivost i spremnost na preuzimanje inicijative.
- Sposobnost koordinacije s kolegama i praćenja dovršetka zadataka.
- Pažljivost i točnost pri radu s dokumentacijom, rasporedima i izvještajima.
- Ugodan rad s tehnologijom i spremnost na učenje novih sustava i platformi.
- Pouzdana internetska usluga i pouzdano okruženje za rad na daljinu.
- Dostupnost tijekom radnog vremena po istočnom vremenu uz fleksibilnost prema potrebama rasporeda ordinacije.
- Jasne i profesionalne govorne i pisane vještine engleskog jezika.
- Relevantno profesionalno iskustvo je obavezno.
- Prije početka rada potrebno je dostaviti potvrdu NBI-ja i/ili lokalnu policijsku potvrdu.
- Sposobnost sudjelovanja na obaveznim videopozivima s uključenom kamerom.
- Pouzdano prijenosno ili stolno računalo.
- Stabilna brza internetska veza od najmanje 25 Mbps.
- Slušalice s poništavanjem buke.
- Ispravna web-kamera.
- Mirno i profesionalno radno mjesto.
- Iskustvo s CRM-om, uključujući Salesforce, prednost je.
- Poznavanje Slacka, WhatsAppa, Skypea, VoIP sustava, Google Workspacea, Microsoft Officea i platformi za raspoređivanje prednost je.
Pogodnosti
- Dostupna je posvećena podrška ljudskih resursa i vanjskih suradnika za pitanja, smjernice, ugovorne obveze i komunikaciju s klijentima.
- Za podršku privatnosti i sigurnosti tijekom rada za klijenta može se osigurati neobavezna premium VPN licenca.
- Osigurani su obuka o usklađenosti s HIPAA-om i kibernetičkoj sigurnosti te certifikacija za rad s PHI-jem za američke klijente iz zdravstvenog sektora.
- Vlastita obuka o učinku obuhvaća komunikaciju, upravljanje klijentima, sustave produktivnosti i preporučene prakse.
- Slobodni dani tijekom američkih praznika mogu se uzeti uz odobrenje klijenta i ako su usklađeni s rasporedom.
- Slobodno vrijeme koje odobri klijent može biti plaćeno ili neplaćeno; plaćeno slobodno vrijeme neobavezno je i dostupno samo kada ga klijent nudi.
- Dostupni su predlošci, vodiči za radne procese, alati za produktivnost i resursi SOP-a specifični za klijenta.
- Neki klijenti mogu ponuditi bonuse za učinak, druge poticaje ili dodatne sate.
- Dostupne su smjernice za opremanje radnog mjesta na daljinu i resursi podrške vanjskim suradnicima.