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Winning Assistants LLC
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51 – 200 Dipendenti
ConsulenzaLogisticaMarketing
Winning Assistants LLC è un’azienda di ricerca e selezione del personale che mette in contatto medici, professionisti sanitari e titolari di imprese con assistenti virtuali qualificati provenienti da un bacino globale di talenti. I suoi servizi di supporto conformi alla normativa HIPAA comprendono attività amministrative, gestione di studi medici, marketing e assistenza clienti, aiutando i clienti a semplificare le operazioni quotidiane, contenere i costi e dedicare più tempo alla crescita dell’attività.
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Offerte dell’azienda

Assistente virtuale esecutivo – Operazioni di uno studio dentistico

Ruolo da assistente esecutivo part-time e da remoto per supportare le operazioni amministrative, la pianificazione, il monitoraggio dei KPI e il coordinamento dei flussi di lavoro di uno studio dentistico con sede negli Stati Uniti. Aperto a candidati residenti nelle Filippine.

PHFilippine
10.400 $ – 12.480 $ / anno
Da remotoPart-timeIntermedioSeniorLingua Richiesta: ingleseAssistente amministrativo
VoIP

Descrizione

  • Coordinare il lavoro amministrativo e operativo quotidiano dello studio dentistico.
  • Monitorare flussi di lavoro, incarichi, scadenze, attività in sospeso e azioni da intraprendere.
  • Contattare i membri del team per confermare il completamento delle responsabilità.
  • Individuare i colli di bottiglia operativi e contribuire a soluzioni pratiche.
  • Coordinarsi con i team interni, i fornitori e i partner esterni.
  • Contribuire a migliorare i sistemi, l’organizzazione e l’efficienza operativa dello studio.
  • Gestire calendari dirigenziali, appuntamenti, riunioni, promemoria, e-mail, chiamate, messaggi di testo e altre comunicazioni.
  • Registrare note delle riunioni, obiettivi, piani d’azione e stato di avanzamento dell’esecuzione.
  • Tenere il titolare dello studio informato sulle priorità, sui progressi e sulle attività irrisolte.
  • Creare report, fogli di calcolo, presentazioni e altri documenti amministrativi.
  • Mantenere organizzati file digitali, registri e sistemi amministrativi.
  • Coordinare calendari e prenotazioni degli appuntamenti.
  • Individuare le lacune nella pianificazione e contribuire a mantenere l’agenda dello studio completa.
  • Inviare promemoria e gestire le comunicazioni di follow-up.
  • Monitorare i KPI, i progressi del team e le informazioni sulle prestazioni operative.
  • Mantenere registri CRM, database e fogli di calcolo.
  • Creare e aggiornare report a supporto delle decisioni operative.
  • Contribuire alle iniziative per aumentare la produzione dello studio e ridurre le spese evitabili.
  • Gestire newsletter e relative comunicazioni di follow-up.
  • Suggerire miglioramenti ai flussi di lavoro e contribuire all’implementazione delle modifiche approvate.
  • Farsi carico dei problemi e mantenere in movimento le priorità importanti.

Requisiti

  • Esperienza come assistente esecutivo, assistente amministrativo, assistente alle operazioni o assistente virtuale.
  • Comprovata esperienza nel coordinamento amministrativo, nella gestione dei calendari e nella pianificazione.
  • Capacità di gestire responsabilità concorrenti e completare il lavoro in autonomia.
  • Solide capacità organizzative, di multitasking e di gestione del tempo.
  • Eccellenti capacità di comunicazione scritta e orale in inglese.
  • Efficaci capacità di problem solving, pensiero critico e processo decisionale.
  • Persona proattiva, intraprendente e disposta a prendere l’iniziativa.
  • Capacità di coordinarsi con i colleghi e monitorare il completamento delle attività.
  • Precisione e attenzione nella gestione di documentazione, pianificazione e report.
  • Dimestichezza con la tecnologia e disponibilità a imparare nuovi sistemi e piattaforme.
  • Servizio Internet affidabile e configurazione adeguata per il lavoro da remoto.
  • Disponibilità a lavorare secondo l’orario della costa orientale degli Stati Uniti, con flessibilità in base alle esigenze di pianificazione dello studio.
  • Capacità di comunicare in inglese in modo chiaro e professionale, sia oralmente sia per iscritto.
  • È richiesta esperienza professionale pertinente.
  • Deve fornire la NBI Clearance e/o la Local Police Clearance prima dell’inserimento.
  • Capacità di partecipare alle riunioni video obbligatorie con la videocamera accesa.
  • Computer portatile o desktop affidabile.
  • Connessione Internet stabile ad alta velocità di almeno 25 Mbps.
  • Cuffie con cancellazione del rumore.
  • Webcam funzionante.
  • Spazio di lavoro tranquillo e professionale.
  • L’esperienza con i CRM, incluso Salesforce, costituisce un vantaggio.
  • La familiarità con Slack, WhatsApp, Skype, sistemi VoIP, Google Workspace, Microsoft Office e piattaforme di pianificazione costituisce un vantaggio.

Benefit

  • È disponibile un supporto dedicato per risorse umane e collaboratori per domande, orientamento, questioni contrattuali e comunicazioni con i clienti.
  • Può essere fornita una licenza VPN premium opzionale per favorire privacy e sicurezza durante il lavoro per i clienti.
  • Sono forniti formazione sulla conformità HIPAA e formazione sulla cybersicurezza con certificazione per la gestione delle PHI dei clienti sanitari statunitensi.
  • La formazione proprietaria sulle prestazioni copre comunicazione, gestione dei clienti, sistemi di produttività e pratiche consigliate.
  • Le festività statunitensi possono essere prese come giorni liberi quando approvate dal cliente e compatibili con l’orario.
  • I permessi approvati dal cliente possono essere retribuiti o non retribuiti; i permessi retribuiti sono facoltativi e disponibili solo quando offerti dal cliente.
  • Sono disponibili modelli, guide ai flussi di lavoro, strumenti di produttività e risorse SOP specifiche del cliente.
  • Alcuni clienti possono offrire bonus legati alle prestazioni, altri incentivi o ore aggiuntive.
  • Sono disponibili indicazioni per la configurazione del lavoro da remoto e risorse di supporto per i collaboratori.

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