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Winning Assistants LLC
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51 – 200 Empleados
ConsultoríaLogísticaMarketing
Winning Assistants LLC es una empresa de selección y contratación de personal que conecta a médicos, profesionales de la salud y propietarios de negocios con asistentes virtuales cualificados de una red global de talento. Sus servicios de apoyo, conformes con la normativa HIPAA, abarcan tareas administrativas, gestión de consultorios médicos, marketing y atención al cliente, ayudando a sus clientes a agilizar las operaciones diarias, controlar los costes y dedicar más tiempo al crecimiento de sus negocios.
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Empleos de la empresa

Asistente Virtual Ejecutivo – Operaciones de Consultorio Dental

Puesto remoto de asistente ejecutivo a tiempo parcial para apoyar las operaciones administrativas, la programación, el seguimiento de KPI y la coordinación de flujos de trabajo de un consultorio dental con sede en Estados Unidos. Abierto a candidatos que residan en Filipinas.

PHFilipinas
10.400 $ – 12.480 $ / año
RemotoTiempo parcialIntermedioSeniorIdioma Obligatorio: inglésAsistente administrativo
VoIP

Descripción

  • Coordinar el trabajo administrativo y operativo diario del consultorio dental.
  • Dar seguimiento a los flujos de trabajo, las asignaciones, los plazos, las tareas pendientes y los asuntos de acción.
  • Hacer seguimiento con los miembros del equipo para confirmar que se completen las responsabilidades.
  • Detectar cuellos de botella operativos y ayudar con soluciones prácticas.
  • Coordinar con equipos internos, proveedores y socios externos.
  • Ayudar a mejorar los sistemas, la organización y la eficiencia operativa de la oficina.
  • Gestionar calendarios ejecutivos, citas, reuniones, recordatorios, correos electrónicos, llamadas, mensajes de texto y otras comunicaciones.
  • Registrar notas de reuniones, objetivos, planes de acción y avances de ejecución.
  • Mantener informado al propietario del consultorio sobre las prioridades, el progreso y las tareas sin resolver.
  • Crear informes, hojas de cálculo, presentaciones y otros documentos administrativos.
  • Mantener organizados los archivos digitales, registros y sistemas administrativos.
  • Coordinar calendarios y reservas de citas.
  • Identificar brechas en la programación y ayudar a mantener una agenda completa del consultorio.
  • Enviar recordatorios y gestionar las comunicaciones de seguimiento.
  • Supervisar los KPI, el progreso del equipo y la información sobre el desempeño operativo.
  • Mantener registros de CRM, bases de datos y hojas de cálculo.
  • Crear y actualizar informes que respalden las decisiones operativas.
  • Ayudar en iniciativas para aumentar la producción de la oficina y reducir gastos evitables.
  • Gestionar boletines informativos y las comunicaciones de seguimiento relacionadas.
  • Sugerir mejoras en los flujos de trabajo y ayudar a implementar los cambios aprobados.
  • Asumir la responsabilidad de los problemas y mantener en marcha las prioridades importantes.

Requisitos

  • Experiencia trabajando como asistente ejecutivo, asistente administrativo, asistente de operaciones o asistente virtual.
  • Capacidad demostrada en coordinación administrativa, gestión de calendarios y programación.
  • Capacidad para gestionar responsabilidades simultáneas y completar el trabajo de forma independiente.
  • Sólidas capacidades de organización, multitarea y gestión del tiempo.
  • Excelentes habilidades de comunicación escrita y oral en inglés.
  • Habilidades eficaces para la resolución de problemas, el pensamiento crítico y la toma de decisiones.
  • Persona proactiva, resolutiva y dispuesta a tomar la iniciativa.
  • Capacidad para coordinar con colegas y supervisar la finalización de tareas.
  • Cuidado y precisión al gestionar documentación, programación e informes.
  • Comodidad con la tecnología y disposición para aprender nuevos sistemas y plataformas.
  • Servicio de internet confiable y un entorno de trabajo remoto adecuado.
  • Disponibilidad para trabajar en el horario del este de Estados Unidos, con flexibilidad según las necesidades de programación de la oficina.
  • Habilidades claras y profesionales para hablar y escribir en inglés.
  • Se requiere experiencia profesional relevante.
  • Debe proporcionar el certificado de antecedentes NBI y/o el certificado de antecedentes policiales local antes de la incorporación.
  • Capacidad para asistir a las reuniones por video requeridas con la cámara encendida.
  • Computadora portátil o de escritorio confiable.
  • Conexión estable a internet de alta velocidad de al menos 25 Mbps.
  • Auriculares con cancelación de ruido.
  • Cámara web funcional.
  • Espacio de trabajo tranquilo y profesional.
  • La experiencia con CRM, incluido Salesforce, es una ventaja.
  • La familiaridad con Slack, WhatsApp, Skype, sistemas VoIP, Google Workspace, Microsoft Office y plataformas de programación es una ventaja.

Beneficios

  • Hay apoyo específico de recursos humanos y para contratistas disponible para preguntas, orientación, asuntos contractuales y comunicaciones con clientes.
  • Puede proporcionarse opcionalmente una licencia premium de VPN para apoyar la privacidad y la seguridad durante el trabajo con clientes.
  • Se proporciona capacitación en cumplimiento de HIPAA y ciberseguridad con certificación para gestionar PHI de clientes estadounidenses del sector sanitario.
  • La capacitación de rendimiento propia abarca comunicación, gestión de clientes, sistemas de productividad y prácticas recomendadas.
  • Los días festivos de Estados Unidos pueden tomarse libres cuando el cliente lo apruebe y sea compatible con el horario.
  • El tiempo libre aprobado por el cliente puede ser remunerado o no remunerado; el tiempo libre remunerado es opcional y solo está disponible cuando el cliente lo ofrece.
  • Hay disponibles plantillas, guías de flujo de trabajo, herramientas de productividad y recursos de procedimientos operativos estándar específicos del cliente.
  • Algunos clientes pueden ofrecer bonificaciones por rendimiento, otros incentivos o horas adicionales.
  • Hay disponibles orientación para la configuración del trabajo remoto y recursos de apoyo para contratistas.

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