Winning Assistants LLC to firma zajmująca się obsadzaniem stanowisk i rekrutacją, która łączy lekarzy, pracowników ochrony zdrowia oraz właścicieli firm z wykwalifikowanymi wirtualnymi asystentami z globalnej puli talentów. Jej zgodne z HIPAA usługi wsparcia obejmują prace administracyjne, zarządzanie placówkami medycznymi, marketing i obsługę klienta, pomagając klientom usprawniać codzienne działania, kontrolować koszty i poświęcać więcej czasu na rozwój firmy.
Wirtualny asystent zarządu — operacje gabinetu stomatologicznego
Zdalna praca na część etatu dla wirtualnego asystenta zarządu, obejmująca wsparcie administracyjne, planowanie, monitorowanie KPI i koordynację procesów w gabinecie stomatologicznym w USA. Oferta jest otwarta dla kandydatów mieszkających na Filipinach.
Filipiny10 400 $ – 12 480 $ / rok
ZdalnieCzęść etatuPoziom średniSeniorWymagany Język: angielskiAsystent administracyjnyOpis
- Koordynowanie codziennych działań administracyjnych i operacyjnych gabinetu stomatologicznego.
- Monitorowanie procesów, przydzielonych zadań, terminów, zaległych zadań i działań do wykonania.
- Kontaktowanie się z członkami zespołu w celu potwierdzania realizacji obowiązków.
- Wykrywanie wąskich gardeł operacyjnych i pomaganie w znajdowaniu praktycznych rozwiązań.
- Koordynowanie współpracy z zespołami wewnętrznymi, dostawcami i partnerami zewnętrznymi.
- Pomaganie w usprawnianiu systemów biurowych, organizacji pracy i efektywności operacyjnej.
- Zarządzanie kalendarzami kadry kierowniczej, wizytami, spotkaniami, przypomnieniami, wiadomościami e-mail, połączeniami, wiadomościami tekstowymi i innymi formami komunikacji.
- Sporządzanie notatek ze spotkań, celów, planów działania i postępów w realizacji.
- Informowanie właściciela gabinetu o priorytetach, postępach i nierozwiązanych zadaniach.
- Tworzenie raportów, arkuszy kalkulacyjnych, prezentacji i innych dokumentów administracyjnych.
- Utrzymywanie uporządkowanych plików cyfrowych, rejestrów i systemów administracyjnych.
- Koordynowanie kalendarzy i rezerwacji wizyt.
- Identyfikowanie luk w harmonogramie i pomaganie w utrzymaniu pełnego grafiku gabinetu.
- Wysyłanie przypomnień i prowadzenie dalszej komunikacji.
- Monitorowanie KPI, postępów zespołu i informacji o wynikach operacyjnych.
- Prowadzenie danych w CRM, bazach danych i arkuszach kalkulacyjnych.
- Tworzenie i aktualizowanie raportów wspierających decyzje operacyjne.
- Pomaganie w zwiększaniu produkcji gabinetu i ograniczaniu możliwych do uniknięcia wydatków.
- Zarządzanie newsletterami i powiązaną dalszą komunikacją.
- Proponowanie usprawnień przepływu pracy i pomaganie we wdrażaniu zatwierdzonych zmian.
- Branie odpowiedzialności za problemy i dbanie o realizację najważniejszych priorytetów.
Wymagania
- Doświadczenie na stanowisku asystenta zarządu, asystenta administracyjnego, asystenta ds. operacyjnych lub wirtualnego asystenta.
- Udokumentowane umiejętności w zakresie koordynacji administracyjnej, zarządzania kalendarzem i planowania.
- Umiejętność zarządzania konkurującymi ze sobą obowiązkami i samodzielnego kończenia pracy.
- Bardzo dobra organizacja pracy, umiejętność wykonywania wielu zadań jednocześnie i zarządzania czasem.
- Doskonała znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie.
- Umiejętność rozwiązywania problemów, myślenia krytycznego i podejmowania decyzji.
- Proaktywność, zaradność i gotowość do wykazywania inicjatywy.
- Umiejętność koordynowania pracy z kolegami i monitorowania realizacji zadań.
- Dokładność i dbałość o szczegóły przy pracy z dokumentacją, harmonogramami i raportami.
- Swoboda w korzystaniu z technologii i gotowość do nauki nowych systemów oraz platform.
- Niezawodne łącze internetowe i odpowiednie stanowisko do pracy zdalnej.
- Gotowość do pracy w godzinach czasu wschodniego z elastycznością dostosowaną do potrzeb harmonogramu gabinetu.
- Jasna i profesjonalna komunikacja w języku angielskim w mowie i piśmie.
- Wymagane jest odpowiednie doświadczenie zawodowe.
- Przed rozpoczęciem pracy należy przedstawić zaświadczenie NBI i/lub zaświadczenie z lokalnej policji.
- Gotowość do udziału w wymaganych wideospotkaniach z włączoną kamerą.
- Niezawodny laptop lub komputer stacjonarny.
- Stabilne szybkie łącze internetowe o przepustowości co najmniej 25 Mb/s.
- Słuchawki z redukcją hałasu.
- Sprawna kamera internetowa.
- Ciche, profesjonalne miejsce pracy.
- Doświadczenie z systemami CRM, w tym Salesforce, będzie dodatkowym atutem.
- Znajomość Slacka, WhatsAppa, Skype’a, systemów VoIP, Google Workspace, Microsoft Office i platform do planowania będzie dodatkowym atutem.
Benefity
- Dostępne jest wsparcie HR i wsparcie dla kontrahentów w zakresie pytań, wskazówek, spraw umownych i komunikacji z klientami.
- Opcjonalnie może zostać udostępniona licencja na płatny VPN wspierający prywatność i bezpieczeństwo podczas pracy z klientami.
- Dla osób obsługujących dane medyczne pacjentów klientów z sektora ochrony zdrowia w USA zapewniane są szkolenia z HIPAA i cyberbezpieczeństwa wraz z certyfikacją.
- Specjalistyczne szkolenie z efektywności obejmuje komunikację, zarządzanie klientami, systemy produktywności i zalecane praktyki.
- Dni świąteczne w USA mogą być wolne po zatwierdzeniu przez klienta i pod warunkiem zgodności z harmonogramem.
- Urlop zatwierdzony przez klienta może być płatny lub bezpłatny; płatny urlop jest opcjonalny i dostępny tylko wtedy, gdy oferuje go klient.
- Dostępne są szablony, przewodniki po przepływach pracy, narzędzia zwiększające produktywność i zasoby SOP dotyczące konkretnych klientów.
- Niektórzy klienci mogą oferować premie za wyniki, inne zachęty lub dodatkowe godziny.
- Dostępne są wskazówki dotyczące organizacji pracy zdalnej i zasoby wsparcia dla kontrahentów.