Winning Assistants LLC adalah perusahaan penyedia tenaga kerja dan perekrutan yang menghubungkan dokter, tenaga kesehatan, dan pemilik bisnis dengan asisten virtual terampil dari kumpulan talenta global. Layanan dukungannya yang mematuhi HIPAA mencakup pekerjaan administratif, pengelolaan kantor medis, pemasaran, dan layanan pelanggan, sehingga membantu klien menyederhanakan operasional sehari-hari, mengendalikan biaya, dan mencurahkan lebih banyak waktu untuk mengembangkan bisnis.
Asisten Virtual Eksekutif – Operasional Praktik Dokter Gigi
Peran asisten eksekutif paruh waktu jarak jauh yang mendukung administrasi operasional, penjadwalan, pelacakan KPI, dan koordinasi alur kerja untuk praktik dokter gigi berbasis di AS. Terbuka bagi kandidat yang berdomisili di Filipina.
Filipina$10.400 – $12.480 / tahun
Jarak jauhParuh waktuMenengahSeniorBahasa Wajib: InggrisAsisten administrasiDeskripsi
- Mengkoordinasikan pekerjaan administratif dan operasional harian praktik dokter gigi.
- Melacak alur kerja, tugas, tenggat waktu, tugas tertunda, dan butir tindakan.
- Menindaklanjuti anggota tim untuk memastikan tanggung jawab telah diselesaikan.
- Mengidentifikasi hambatan operasional dan membantu menemukan solusi praktis.
- Berkoordinasi dengan tim internal, vendor, dan mitra eksternal.
- Membantu meningkatkan sistem kantor, kerapian organisasi, dan efisiensi operasional.
- Mengelola kalender eksekutif, janji temu, rapat, pengingat, email, panggilan, pesan teks, dan komunikasi lainnya.
- Mencatat notulen rapat, tujuan, rencana tindakan, dan perkembangan pelaksanaan.
- Memastikan pemilik praktik mengetahui prioritas, kemajuan, dan tugas yang belum terselesaikan.
- Membuat laporan, spreadsheet, presentasi, dan dokumen administratif lainnya.
- Menjaga file digital, catatan, dan sistem administrasi tetap teratur.
- Mengkoordinasikan kalender dan pemesanan janji temu.
- Mengidentifikasi celah penjadwalan dan membantu mempertahankan jadwal praktik yang penuh.
- Mengirim pengingat dan menangani komunikasi tindak lanjut.
- Memantau KPI, kemajuan tim, dan informasi kinerja operasional.
- Memelihara catatan CRM, basis data, dan spreadsheet.
- Membuat dan memperbarui laporan yang mendukung keputusan operasional.
- Membantu upaya meningkatkan produktivitas kantor dan mengurangi pengeluaran yang dapat dihindari.
- Mengelola buletin dan komunikasi tindak lanjut terkait.
- Mengusulkan peningkatan alur kerja dan membantu menerapkan perubahan yang telah disetujui.
- Bertanggung jawab atas berbagai masalah dan memastikan prioritas penting terus berjalan.
Persyaratan
- Pengalaman bekerja sebagai Asisten Eksekutif, Asisten Administratif, Asisten Operasional, atau Asisten Virtual.
- Kemampuan yang terbukti dalam koordinasi administratif, pengelolaan kalender, dan penjadwalan.
- Mampu mengelola berbagai tanggung jawab dan menyelesaikan pekerjaan secara mandiri.
- Kemampuan organisasi, multitugas, dan manajemen waktu yang kuat.
- Kemampuan komunikasi tertulis dan lisan dalam bahasa Inggris yang sangat baik.
- Keterampilan pemecahan masalah, berpikir kritis, dan pengambilan keputusan yang efektif.
- Proaktif, mampu mencari solusi, dan bersedia mengambil inisiatif.
- Mampu berkoordinasi dengan rekan kerja dan memantau penyelesaian tugas.
- Teliti dan akurat dalam menangani dokumentasi, penjadwalan, dan laporan.
- Nyaman menggunakan teknologi serta mempelajari sistem dan platform baru.
- Layanan internet yang andal dan pengaturan kerja jarak jauh yang dapat diandalkan.
- Bersedia bekerja pada jam Waktu Timur dengan fleksibilitas sesuai kebutuhan penjadwalan kantor.
- Kemampuan berbicara dan menulis dalam bahasa Inggris yang jelas dan profesional.
- Pengalaman profesional yang relevan diwajibkan.
- Wajib menyediakan NBI Clearance dan/atau Local Police Clearance sebelum mulai bekerja.
- Mampu menghadiri rapat video yang diwajibkan dengan kamera menyala.
- Laptop atau komputer desktop yang andal.
- Koneksi internet berkecepatan tinggi yang stabil, minimal 25 Mbps.
- Headset peredam bising.
- Webcam yang berfungsi.
- Ruang kerja yang tenang dan profesional.
- Pengalaman menggunakan CRM, termasuk Salesforce, menjadi nilai tambah.
- Familiar dengan Slack, WhatsApp, Skype, sistem VoIP, Google Workspace, Microsoft Office, dan platform penjadwalan menjadi nilai tambah.
Tunjangan
- Dukungan HR dan kontraktor khusus tersedia untuk pertanyaan, panduan, urusan kontrak, dan komunikasi dengan klien.
- Lisensi VPN premium opsional mungkin disediakan untuk mendukung privasi dan keamanan selama bekerja untuk klien.
- Pelatihan kepatuhan HIPAA dan keamanan siber dengan sertifikasi disediakan untuk menangani PHI bagi klien layanan kesehatan di AS.
- Pelatihan kinerja khusus mencakup komunikasi, manajemen klien, sistem produktivitas, dan praktik yang direkomendasikan.
- Hari libur AS dapat diambil jika disetujui klien dan sesuai dengan jadwal.
- Cuti yang disetujui klien dapat dibayar atau tidak dibayar; cuti berbayar bersifat opsional dan hanya tersedia jika ditawarkan klien.
- Templat, panduan alur kerja, alat produktivitas, dan sumber daya SOP khusus klien tersedia.
- Beberapa klien mungkin menawarkan bonus kinerja, insentif lain, atau jam kerja tambahan.
- Panduan penyiapan kerja jarak jauh dan sumber daya dukungan kontraktor tersedia.