치과 진료 운영 담당 임원 가상 비서
미국 치과 진료소의 행정 운영, 일정 관리, KPI 추적 및 업무 흐름 조정을 지원하는 파트타임 원격 임원 비서 직무입니다. 필리핀 거주 지원자에게 열려 있습니다.
설명
- 치과 진료소의 일상적인 행정 및 운영 업무를 조정합니다.
- 업무 흐름, 담당 업무, 마감일, 보류 중인 업무 및 실행 항목을 추적합니다.
- 팀원에게 후속 조치를 취해 담당 업무가 완료되었는지 확인합니다.
- 운영 병목을 파악하고 실용적인 해결책을 지원합니다.
- 내부 팀, 공급업체 및 외부 파트너와 협업합니다.
- 사무실 시스템, 조직 체계 및 운영 효율성 개선을 지원합니다.
- 임원 일정, 예약, 회의, 알림, 이메일, 통화, 문자 및 기타 커뮤니케이션을 관리합니다.
- 회의록, 목표, 실행 계획 및 진행 상황을 기록합니다.
- 진료소 소유자에게 우선순위, 진행 상황 및 미해결 업무를 알립니다.
- 보고서, 스프레드시트, 프레젠테이션 및 기타 행정 문서를 작성합니다.
- 디지털 파일, 기록 및 행정 시스템을 체계적으로 관리합니다.
- 일정과 예약을 조정합니다.
- 일정의 공백을 파악하고 진료소 예약 일정을 가득 채울 수 있도록 지원합니다.
- 알림을 보내고 후속 커뮤니케이션을 처리합니다.
- KPI, 팀 진행 상황 및 운영 성과 정보를 모니터링합니다.
- CRM 기록, 데이터베이스 및 스프레드시트를 관리합니다.
- 운영 의사결정을 지원하는 보고서를 작성하고 업데이트합니다.
- 진료소 생산성을 높이고 피할 수 있는 비용을 줄이기 위한 활동을 지원합니다.
- 뉴스레터 및 관련 후속 커뮤니케이션을 관리합니다.
- 업무 흐름 개선을 제안하고 승인된 변경 사항의 실행을 지원합니다.
- 문제에 주도적으로 책임을 지고 중요한 우선순위가 계속 진행되도록 합니다.
지원 자격
- 임원 비서, 행정 비서, 운영 비서 또는 가상 비서로 근무한 경험이 있습니다.
- 행정 조정, 일정 관리 및 예약 관리 능력을 입증해야 합니다.
- 여러 업무를 관리하고 독립적으로 업무를 완료할 수 있어야 합니다.
- 뛰어난 조직력, 멀티태스킹 능력 및 시간 관리 능력이 있어야 합니다.
- 영어로 뛰어난 서면 및 구두 커뮤니케이션 능력이 있어야 합니다.
- 효과적인 문제 해결력, 비판적 사고력 및 의사결정 능력이 있어야 합니다.
- 주도적이고 상황 대처 능력이 뛰어나며 적극적으로 행동할 수 있어야 합니다.
- 동료와 협업하고 업무 완료 여부를 확인할 수 있어야 합니다.
- 문서, 일정 및 보고서를 다룰 때 세심하고 정확해야 합니다.
- 기술 사용에 익숙하고 새로운 시스템과 플랫폼을 배울 수 있어야 합니다.
- 신뢰할 수 있는 인터넷 서비스와 안정적인 원격 근무 환경이 필요합니다.
- 미국 동부 시간대에 근무할 수 있고 진료소 일정에 따라 유연하게 대응할 수 있어야 합니다.
- 명확하고 전문적인 영어 말하기 및 쓰기 능력이 있어야 합니다.
- 관련 업무 경력이 필수입니다.
- 입사 전 NBI 신원조회서 및/또는 현지 경찰 신원조회서를 제출해야 합니다.
- 카메라를 켠 상태로 필수 화상 회의에 참석할 수 있어야 합니다.
- 신뢰할 수 있는 노트북 또는 데스크톱 컴퓨터가 필요합니다.
- 최소 25 Mbps의 안정적인 고속 인터넷 연결이 필요합니다.
- 노이즈 캔슬링 헤드셋이 필요합니다.
- 작동하는 웹캠이 필요합니다.
- 조용하고 전문적인 작업 공간이 필요합니다.
- Salesforce를 포함한 CRM 경험이 있으면 우대합니다.
- Slack, WhatsApp, Skype, VoIP 시스템, Google Workspace, Microsoft Office 및 일정 관리 플랫폼에 익숙하면 우대합니다.
복리후생
- 질문, 안내, 계약 관련 사항 및 고객 커뮤니케이션을 지원하는 전담 인사 및 계약자 지원을 이용할 수 있습니다.
- 고객 업무 중 개인정보 보호와 보안을 지원하기 위해 선택 사항인 프리미엄 VPN 라이선스가 제공될 수 있습니다.
- 미국 의료 서비스 고객의 PHI를 처리하기 위한 HIPAA 준수 및 사이버 보안 교육과 인증이 제공됩니다.
- 자체 성과 교육은 커뮤니케이션, 고객 관리, 생산성 시스템 및 권장 업무 방식을 다룹니다.
- 고객의 승인을 받고 일정에 지장이 없으면 미국 공휴일에 쉴 수 있습니다.
- 고객이 승인한 휴가는 유급 또는 무급일 수 있으며, 유급 휴가는 선택 사항으로 고객이 제공하는 경우에만 이용할 수 있습니다.
- 템플릿, 업무 흐름 가이드, 생산성 도구 및 고객별 SOP 자료를 이용할 수 있습니다.
- 일부 고객은 성과 보너스, 기타 인센티브 또는 추가 근무 시간을 제공할 수 있습니다.
- 원격 근무 환경 설정 안내와 계약자 지원 자료를 이용할 수 있습니다.