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Winning Assistants LLC
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51 – 200 Funcionários
ConsultoriaLogísticaMarketing
A Winning Assistants LLC é uma empresa de recrutamento e seleção que conecta médicos, profissionais de saúde e proprietários de empresas a assistentes virtuais qualificados de uma rede global de talentos. Seus serviços de suporte em conformidade com a HIPAA abrangem tarefas administrativas, gestão de consultórios médicos, marketing e atendimento ao cliente, ajudando os clientes a otimizar as operações diárias, controlar custos e dedicar mais tempo ao crescimento dos negócios.
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Vagas da empresa

Assistente Virtual Executivo – Operações de Consultório Odontológico

Vaga remota de assistente executivo em meio período para apoiar operações administrativas, agendamento, acompanhamento de KPIs e coordenação de fluxos de trabalho de um consultório odontológico sediado nos Estados Unidos. Aberta a candidatos residentes nas Filipinas.

PHFilipinas
$ 10.400 – $ 12.480 / ano
RemotoMeio períodoPlenoSêniorIdioma Obrigatório: inglêsAssistente administrativo
VoIP

Descrição

  • Coordenar o trabalho administrativo e operacional diário do consultório odontológico.
  • Acompanhar fluxos de trabalho, atribuições, prazos, tarefas pendentes e itens de ação.
  • Fazer acompanhamento com os membros da equipe para confirmar a conclusão das responsabilidades.
  • Identificar gargalos operacionais e ajudar com soluções práticas.
  • Coordenar com equipes internas, fornecedores e parceiros externos.
  • Ajudar a melhorar os sistemas, a organização e a eficiência operacional do consultório.
  • Gerenciar calendários executivos, consultas, reuniões, lembretes, e-mails, chamadas, mensagens de texto e outras comunicações.
  • Registrar notas de reuniões, objetivos, planos de ação e progresso da execução.
  • Manter o proprietário do consultório informado sobre prioridades, progresso e tarefas não resolvidas.
  • Criar relatórios, planilhas, apresentações e outros documentos administrativos.
  • Manter organizados os arquivos digitais, registros e sistemas administrativos.
  • Coordenar calendários e agendamentos de consultas.
  • Identificar lacunas na agenda e ajudar a manter a agenda do consultório completa.
  • Enviar lembretes e gerenciar comunicações de acompanhamento.
  • Monitorar KPIs, o progresso da equipe e informações sobre o desempenho operacional.
  • Manter registros de CRM, bancos de dados e planilhas.
  • Criar e atualizar relatórios que apoiem decisões operacionais.
  • Ajudar nos esforços para aumentar a produção do consultório e reduzir despesas evitáveis.
  • Gerenciar newsletters e comunicações de acompanhamento relacionadas.
  • Sugerir melhorias nos fluxos de trabalho e ajudar a implementar mudanças aprovadas.
  • Assumir a responsabilidade pelos problemas e manter as prioridades importantes avançando.

Requisitos

  • Experiência trabalhando como assistente executivo, assistente administrativo, assistente de operações ou assistente virtual.
  • Experiência comprovada em coordenação administrativa, gestão de calendários e agendamento.
  • Capacidade de gerenciar responsabilidades concorrentes e concluir o trabalho de forma independente.
  • Fortes capacidades de organização, multitarefa e gestão do tempo.
  • Excelentes habilidades de comunicação escrita e falada em inglês.
  • Habilidades eficazes de resolução de problemas, pensamento crítico e tomada de decisões.
  • Pessoa proativa, criativa para encontrar soluções e disposta a tomar iniciativa.
  • Capacidade de coordenar com colegas e monitorar a conclusão de tarefas.
  • Cuidado e precisão ao lidar com documentação, agendamentos e relatórios.
  • Conforto com tecnologia e disposição para aprender novos sistemas e plataformas.
  • Serviço de internet confiável e uma estrutura de trabalho remoto adequada.
  • Disponibilidade para trabalhar no horário do Leste dos Estados Unidos, com flexibilidade conforme as necessidades de agendamento do consultório.
  • Boa comunicação profissional, falada e escrita, em inglês.
  • É necessária experiência profissional relevante.
  • Deve fornecer o NBI Clearance e/ou o Local Police Clearance antes da integração.
  • Capacidade de participar das reuniões por vídeo obrigatórias com a câmera ligada.
  • Notebook ou computador desktop confiável.
  • Conexão estável de internet de alta velocidade de pelo menos 25 Mbps.
  • Fone de ouvido com cancelamento de ruído.
  • Webcam funcionando.
  • Espaço de trabalho silencioso e profissional.
  • Experiência com CRM, incluindo Salesforce, é um diferencial.
  • Familiaridade com Slack, WhatsApp, Skype, sistemas VoIP, Google Workspace, Microsoft Office e plataformas de agendamento é um diferencial.

Benefícios

  • Suporte dedicado de RH e para contratados está disponível para dúvidas, orientação, questões contratuais e comunicações com clientes.
  • Uma licença premium opcional de VPN pode ser fornecida para apoiar a privacidade e a segurança durante o trabalho com clientes.
  • Treinamento de conformidade com a HIPAA e de cibersegurança, com certificação, é fornecido para o tratamento de PHI de clientes de saúde dos Estados Unidos.
  • O treinamento proprietário de desempenho abrange comunicação, gestão de clientes, sistemas de produtividade e práticas recomendadas.
  • Feriados dos Estados Unidos podem ser folgados quando aprovados pelo cliente e compatíveis com o horário.
  • O período de folga aprovado pelo cliente pode ser remunerado ou não remunerado; a folga remunerada é opcional e só está disponível quando oferecida pelo cliente.
  • Modelos, guias de fluxo de trabalho, ferramentas de produtividade e recursos de SOP específicos do cliente estão disponíveis.
  • Alguns clientes podem oferecer bônus por desempenho, outros incentivos ou horas adicionais.
  • Orientações para a estrutura de trabalho remoto e recursos de suporte para contratados estão disponíveis.

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