A Winning Assistants LLC munkaerő-közvetítéssel és -toborzással foglalkozó vállalat, amely orvosokat, egészségügyi szakembereket és vállalkozókat kapcsol össze a globális tehetségbázisból kiválasztott képzett virtuális asszisztensekkel. HIPAA-kompatibilis támogatási szolgáltatásai az adminisztratív feladatokra, az orvosi rendelők irányítására, a marketingre és az ügyfélszolgálatra terjednek ki. A vállalat segít ügyfeleinek egyszerűsíteni a napi működést, ellenőrzés alatt tartani a költségeket, és több időt fordítani üzletük növekedésére.
Ügyvezetői virtuális asszisztens – fogászati rendelői működés
Részmunkaidős, távoli ügyvezetői asszisztensi pozíció egy egyesült államokbeli fogászati rendelő adminisztratív működésének, időpont-egyeztetésének, KPI-követésének és munkafolyamat-koordinációjának támogatására. A Fülöp-szigeteken élő jelentkezők számára nyitott.
Leírás
- A fogászati rendelő napi adminisztratív és működési feladatainak koordinálása.
- A munkafolyamatok, feladatok, határidők, függőben lévő teendők és intézkedési pontok nyomon követése.
- Kapcsolattartás a csapattagokkal a felelősségek teljesítésének megerősítése érdekében.
- A működési szűk keresztmetszetek felismerése és gyakorlati megoldások támogatása.
- Koordináció a belső csapatokkal, beszállítókkal és külső partnerekkel.
- Az irodai rendszerek, a szervezettség és a működési hatékonyság fejlesztésének támogatása.
- A vezetői naptárak, időpontok, megbeszélések, emlékeztetők, e-mailek, hívások, üzenetek és egyéb kommunikációk kezelése.
- A megbeszélések jegyzeteinek, céljainak, cselekvési terveinek és végrehajtási előrehaladásának rögzítése.
- A rendelő tulajdonosának tájékoztatása a prioritásokról, az előrehaladásról és a megoldatlan feladatokról.
- Jelentések, táblázatok, prezentációk és egyéb adminisztratív dokumentumok készítése.
- A digitális fájlok, nyilvántartások és adminisztratív rendszerek rendezetten tartása.
- A naptárak és időpontfoglalások koordinálása.
- Az időbeosztási hiányosságok azonosítása és a rendelő teljes időbeosztásának fenntartása.
- Emlékeztetők küldése és utánkövető kommunikációk kezelése.
- A KPI-k, a csapat előrehaladásának és a működési teljesítményre vonatkozó információk figyelemmel kísérése.
- A CRM-nyilvántartások, adatbázisok és táblázatok karbantartása.
- A működési döntéseket támogató jelentések készítése és frissítése.
- A rendelő teljesítményének növelését és az elkerülhető költségek csökkentését célzó erőfeszítések támogatása.
- Hírlevelek és a kapcsolódó utánkövető kommunikációk kezelése.
- Munkafolyamat-fejlesztések javaslata és a jóváhagyott változtatások bevezetésének támogatása.
- A problémák felvállalása és a fontos prioritások folyamatos előremozdítása.
Követelmények
- Ügyvezetői asszisztensként, adminisztratív asszisztensként, operációs asszisztensként vagy virtuális asszisztensként szerzett tapasztalat.
- Bizonyított jártasság adminisztratív koordinációban, naptárkezelésben és időpont-egyeztetésben.
- Képesség egymással versengő feladatok kezelésére és a munka önálló elvégzésére.
- Erős szervezési, multitasking- és időgazdálkodási készségek.
- Kiváló írásbeli és szóbeli angol kommunikációs készség.
- Hatékony problémamegoldó, kritikus gondolkodási és döntéshozatali készségek.
- Proaktív, találékony és kezdeményező hozzáállás.
- Képesség a kollégákkal való koordinációra és a feladatok teljesítésének nyomon követésére.
- Gondos és pontos munkavégzés dokumentumok, időpont-egyeztetés és jelentések kezelésekor.
- Magabiztos technológiahasználat és új rendszerek, illetve platformok megtanulására való hajlandóság.
- Megbízható internetkapcsolat és stabil távoli munkakörnyezet.
- Keleti idő szerinti munkaidőben való munkavégzés, valamint rugalmasság a rendelő időbeosztási igényeihez.
- Világos és professzionális angol beszéd- és íráskészség.
- Releváns szakmai tapasztalat szükséges.
- Az NBI-igazolás és/vagy helyi rendőrségi igazolás bemutatása a belépés előtt kötelező.
- Képesség a szükséges videómegbeszéléseken bekapcsolt kamerával való részvételre.
- Megbízható laptop vagy asztali számítógép.
- Legalább 25 Mbps sebességű, stabil nagy sebességű internetkapcsolat.
- Zajszűrő fejhallgató.
- Működő webkamera.
- Csendes, professzionális munkakörnyezet.
- A CRM-rendszerek, köztük a Salesforce használatában szerzett tapasztalat előnyt jelent.
- A Slack, WhatsApp, Skype, VoIP-rendszerek, Google Workspace, Microsoft Office és időpont-egyeztető platformok ismerete előnyt jelent.
Juttatások
- Külön HR- és vállalkozói támogatás áll rendelkezésre kérdések, útmutatás, szerződéses ügyek és ügyfélkommunikáció esetén.
- Az ügyfélmunkák során az adatvédelem és a biztonság támogatására opcionális prémium VPN-licenc biztosítható.
- Az amerikai egészségügyi ügyfelek PHI-adatainak kezelése érdekében HIPAA-megfelelőségi és kiberbiztonsági tanúsítványt adó képzés biztosított.
- A saját teljesítményképzés kommunikációt, ügyfélkezelést, produktivitási rendszereket és ajánlott gyakorlatokat foglal magában.
- Az Egyesült Államok ünnepnapjai kivehetők, ha ezt az ügyfél jóváhagyja, és az időbeosztással összeegyeztethető.
- Az ügyfél által jóváhagyott szabadság lehet fizetett vagy fizetés nélküli; a fizetett szabadság opcionális, és csak akkor érhető el, ha az ügyfél biztosítja.
- Sablonok, munkafolyamat-útmutatók, produktivitási eszközök és ügyfélspecifikus SOP-erőforrások állnak rendelkezésre.
- Egyes ügyfelek teljesítménybónuszt, egyéb ösztönzőket vagy további munkaórákat kínálhatnak.
- A távoli munkakörnyezet kialakításához útmutatás és vállalkozói támogatási erőforrások állnak rendelkezésre.