Winning Assistants LLC เป็นบริษัทจัดหาบุคลากรและสรรหาพนักงานที่เชื่อมโยงแพทย์ บุคลากรทางการแพทย์ และเจ้าของธุรกิจกับผู้ช่วยเสมือนที่มีทักษะจากแหล่งบุคลากรทั่วโลก บริการสนับสนุนที่สอดคล้องตามข้อกำหนด HIPAA ของบริษัทครอบคลุมงานธุรการ การจัดการสำนักงานทางการแพทย์ การตลาด และการบริการลูกค้า ช่วยให้ลูกค้าปรับปรุงการดำเนินงานประจำวัน ควบคุมต้นทุน และมีเวลามุ่งเน้นการเติบโตของธุรกิจมากขึ้น
ผู้ช่วยเสมือนสำหรับผู้บริหาร – การดำเนินงานคลินิกทันตกรรม
ตำแหน่งผู้ช่วยผู้บริหารแบบทำงานทางไกลและนอกเวลา สนับสนุนงานธุรการ การนัดหมาย การติดตาม KPI และการประสานงานเวิร์กโฟลว์ให้คลินิกทันตกรรมในสหรัฐฯ เปิดรับผู้สมัครที่พำนักอยู่ในฟิลิปปินส์
ฟิลิปปินส์$10,400 – $12,480 / ปี
ระยะไกลพาร์ตไทม์ระดับกลางระดับอาวุโสภาษาที่จำเป็น: อังกฤษผู้ช่วยฝ่ายธุรการรายละเอียด
- ประสานงานด้านธุรการและการดำเนินงานประจำวันของคลินิกทันตกรรม
- ติดตามเวิร์กโฟลว์ งานที่ได้รับมอบหมาย กำหนดเวลา งานค้าง และรายการดำเนินการ
- ติดตามสมาชิกในทีมเพื่อยืนยันว่าความรับผิดชอบต่าง ๆ เสร็จสมบูรณ์แล้ว
- ตรวจหาคอขวดในการดำเนินงานและช่วยหาแนวทางแก้ไขที่ใช้งานได้จริง
- ประสานงานกับทีมภายใน ผู้ขาย และพันธมิตรภายนอก
- ช่วยปรับปรุงระบบสำนักงาน การจัดระเบียบ และประสิทธิภาพการดำเนินงาน
- จัดการปฏิทินของผู้บริหาร การนัดหมาย การประชุม การแจ้งเตือน อีเมล การโทร ข้อความ และการสื่อสารอื่น ๆ
- บันทึกประเด็นการประชุม วัตถุประสงค์ แผนปฏิบัติการ และความคืบหน้าในการดำเนินงาน
- แจ้งให้เจ้าของคลินิกทราบเกี่ยวกับลำดับความสำคัญ ความคืบหน้า และงานที่ยังไม่ได้แก้ไข
- จัดทำรายงาน สเปรดชีต งานนำเสนอ และเอกสารธุรการอื่น ๆ
- ดูแลไฟล์ดิจิทัล บันทึกข้อมูล และระบบธุรการให้เป็นระเบียบ
- ประสานงานปฏิทินและการจองนัดหมาย
- ระบุช่วงว่างในตารางนัดหมายและช่วยรักษาตารางการทำงานของคลินิกให้เต็ม
- ส่งการแจ้งเตือนและจัดการการสื่อสารติดตามผล
- ติดตาม KPI ความคืบหน้าของทีม และข้อมูลประสิทธิภาพการดำเนินงาน
- ดูแลบันทึก CRM ฐานข้อมูล และสเปรดชีต
- จัดทำและปรับปรุงรายงานที่สนับสนุนการตัดสินใจด้านการดำเนินงาน
- ช่วยเพิ่มผลผลิตของสำนักงานและลดค่าใช้จ่ายที่หลีกเลี่ยงได้
- จัดการจดหมายข่าวและการสื่อสารติดตามผลที่เกี่ยวข้อง
- เสนอแนวทางปรับปรุงเวิร์กโฟลว์และช่วยดำเนินการเปลี่ยนแปลงที่ได้รับอนุมัติ
- รับผิดชอบแก้ไขปัญหาและผลักดันลำดับความสำคัญที่สำคัญให้ดำเนินต่อไป
คุณสมบัติ
- มีประสบการณ์ทำงานในตำแหน่งผู้ช่วยผู้บริหาร ผู้ช่วยธุรการ ผู้ช่วยฝ่ายปฏิบัติการ หรือผู้ช่วยเสมือน
- มีความสามารถที่พิสูจน์ได้ด้านการประสานงานธุรการ การจัดการปฏิทิน และการจัดตารางเวลา
- สามารถจัดการความรับผิดชอบหลายด้านและทำงานให้เสร็จได้ด้วยตนเอง
- มีทักษะการจัดระเบียบ การทำงานหลายอย่างพร้อมกัน และการบริหารเวลาอย่างดี
- มีทักษะการสื่อสารภาษาอังกฤษทั้งการเขียนและการพูดในระดับยอดเยี่ยม
- มีทักษะแก้ปัญหา คิดวิเคราะห์ และตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- ทำงานเชิงรุก มีไหวพริบ และพร้อมริเริ่มดำเนินการ
- สามารถประสานงานกับเพื่อนร่วมงานและติดตามความคืบหน้าของงาน
- รอบคอบและแม่นยำในการจัดการเอกสาร ตารางนัดหมาย และรายงาน
- ใช้เทคโนโลยีได้อย่างคล่องตัวและเรียนรู้ระบบกับแพลตฟอร์มใหม่ ๆ ได้
- มีบริการอินเทอร์เน็ตที่เชื่อถือได้และสภาพแวดล้อมการทำงานทางไกลที่พร้อมใช้งาน
- สามารถทำงานตามเวลามาตรฐานตะวันออกและยืดหยุ่นตามความต้องการด้านตารางเวลาของสำนักงาน
- มีทักษะการพูดและการเขียนภาษาอังกฤษที่ชัดเจนและเป็นมืออาชีพ
- จำเป็นต้องมีประสบการณ์การทำงานที่เกี่ยวข้อง
- ต้องจัดเตรียมใบรับรอง NBI และ/หรือใบรับรองจากตำรวจท้องถิ่นก่อนเริ่มงาน
- สามารถเข้าร่วมการประชุมวิดีโอที่กำหนดโดยเปิดกล้องได้
- มีคอมพิวเตอร์แล็ปท็อปหรือคอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะที่เชื่อถือได้
- มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตความเร็วสูงที่เสถียรอย่างน้อย 25 Mbps
- มีชุดหูฟังตัดเสียงรบกวน
- มีเว็บแคมที่ใช้งานได้
- มีพื้นที่ทำงานที่เงียบและเป็นมืออาชีพ
- มีประสบการณ์ใช้ CRM รวมถึง Salesforce จะได้รับการพิจารณาเป็นพิเศษ
- คุ้นเคยกับ Slack, WhatsApp, Skype, ระบบ VoIP, Google Workspace, Microsoft Office และแพลตฟอร์มจัดตารางเวลา จะได้รับการพิจารณาเป็นพิเศษ
สวัสดิการ
- มีทีม HR และฝ่ายสนับสนุนผู้รับเหมาคอยช่วยตอบคำถาม ให้คำแนะนำ ดูแลเรื่องสัญญา และประสานงานกับลูกค้า
- อาจมีการจัดสรรใบอนุญาต VPN ระดับพรีเมียมเป็นทางเลือก เพื่อสนับสนุนความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัยระหว่างทำงานให้ลูกค้า
- มีการฝึกอบรมด้านการปฏิบัติตาม HIPAA และความปลอดภัยทางไซเบอร์พร้อมใบรับรอง สำหรับการจัดการ PHI ให้ลูกค้าด้านสุขภาพในสหรัฐฯ
- มีการฝึกอบรมด้านประสิทธิภาพการทำงานของบริษัท ซึ่งครอบคลุมการสื่อสาร การบริหารลูกค้า ระบบเพิ่มผลผลิต และแนวทางปฏิบัติที่แนะนำ
- สามารถหยุดงานในวันหยุดของสหรัฐฯ ได้เมื่อได้รับอนุมัติจากลูกค้าและสอดคล้องกับตารางงาน
- วันหยุดที่ลูกค้าอนุมัติอาจได้รับค่าจ้างหรือไม่ได้รับค่าจ้าง โดยวันหยุดที่ได้รับค่าจ้างเป็นทางเลือกและมีเฉพาะเมื่อลูกค้าเสนอให้
- มีเทมเพลต คู่มือเวิร์กโฟลว์ เครื่องมือเพิ่มผลผลิต และทรัพยากร SOP เฉพาะลูกค้าให้ใช้งาน
- ลูกค้าบางรายอาจเสนอเงินโบนัสตามผลงาน สิ่งจูงใจอื่น ๆ หรือชั่วโมงทำงานเพิ่มเติม
- มีคำแนะนำในการจัดเตรียมสภาพแวดล้อมการทำงานทางไกลและแหล่งข้อมูลสนับสนุนผู้รับเหมา