高階虛擬助理——牙科診所營運
兼職遠端高階助理，支援美國牙科診所的行政營運、日程安排、KPI追蹤和工作流程協調。 歡迎居住在菲律賓的候選人申請。
說明
- 協調牙科診所的日常行政和營運工作。
- 追蹤工作流程、任務分配、截止日期、待辦事項和行動事項。
- 跟進團隊成員，確認各項職責已完成。
- 發現營運瓶頸並協助制定切實可行的解決方案。
- 與內部團隊、供應商和外部合作夥伴協調。
- 協助改善辦公室系統、組織管理和營運效率。
- 管理高階主管行事曆、預約、會議、提醒、電子郵件、電話、簡訊及其他溝通事項。
- 記錄會議紀要、目標、行動計畫和執行進度。
- 讓診所負責人了解重點事項、進展和未解決的任務。
- 製作報告、試算表、簡報及其他行政文件。
- 維護有序的數位檔案、紀錄和行政系統。
- 協調行事曆和預約安排。
- 識別日程空檔，協助維持診所日程飽滿。
- 傳送提醒並處理後續溝通。
- 監控KPI、團隊進度和營運績效資訊。
- 維護CRM紀錄、資料庫和試算表。
- 建立和更新支援營運決策的報告。
- 協助提高診所產出並減少可避免的支出。
- 管理電子報及相關後續溝通。
- 提出工作流程改善建議，並協助實施獲批准的變更。
- 主動負責處理問題，推動重要事項持續向前。
職位要求
- 具有高階主管助理、行政助理、營運助理或虛擬助理工作經驗。
- 具備行政協調、行事曆管理和日程安排方面的實際能力。
- 能夠管理相互競爭的職責並獨立完成工作。
- 具備出色的組織、多工處理和時間管理能力。
- 具備優秀的英語書面和口頭溝通能力。
- 具備有效的問題解決、批判性思考和決策能力。
- 積極主動、善於解決問題並願意採取主動。
- 能夠與同事協調並追蹤任務完成情況。
- 處理文件、日程安排和報告時細心且準確。
- 熟悉科技，並能夠學習新的系統和平台。
- 擁有可靠的網際網路服務和穩定的遠端工作環境。
- 能夠在美國東部時間工作，並根據診所排班需求彈性調整。
- 具備清晰、專業的英語口語和寫作能力。
- 必須具備相關專業經驗。
- 入職前必須提供NBI無犯罪證明和／或當地警方證明。
- 能夠參加要求的視訊會議，並全程開啟攝影機。
- 擁有可靠的筆記型電腦或桌上型電腦。
- 擁有至少25 Mbps的穩定高速網際網路連線。
- 配備降噪耳機。
- 配備可正常工作的網路攝影機。
- 擁有安靜、專業的工作空間。
- 具備CRM經驗，包括Salesforce經驗者優先。
- 熟悉Slack、WhatsApp、Skype、VoIP系統、Google Workspace、Microsoft Office和日程安排平台者優先。
福利待遇
- 提供專門的人力資源和承包商支援，可協助處理問題、提供指導、處理合約事項及與客戶溝通。
- 可提供可選的進階VPN授權，以支援客戶工作期間的隱私和安全。
- 提供HIPAA合規和網路安全培訓及認證，用於為美國醫療保健客戶處理PHI。
- 專有績效培訓涵蓋溝通、客戶管理、生產力系統和推薦實務。
- 經客戶批准且符合日程安排時，可休美國假日。
- 經客戶批准的休假可能帶薪或無薪；帶薪休假為可選項，僅在客戶提供時可用。
- 提供範本、工作流程指南、生產力工具和客戶專屬SOP資源。
- 部分客戶可能提供績效獎金、其他激勵或額外工作時間。
- 提供遠端工作環境設定指導和承包商支援資源。