歯科医院運営担当エグゼクティブ・バーチャルアシスタント
米国の歯科医院で、事務運営、スケジュール管理、KPI追跡、ワークフロー調整を支援するパートタイムのリモートエグゼクティブアシスタント職です。 フィリピン在住の候補者に応募いただけます。
仕事内容
- 歯科医院の日常的な事務および運営業務を調整する。
- ワークフロー、担当業務、締切、保留中のタスク、アクション項目を追跡する。
- チームメンバーにフォローアップし、担当業務の完了を確認する。
- 運営上のボトルネックを見つけ、実務的な解決策を支援する。
- 社内チーム、ベンダー、外部パートナーと連携する。
- オフィスのシステム、整理体制、運営効率の改善を支援する。
- エグゼクティブのカレンダー、予約、会議、リマインダー、メール、電話、テキストメッセージなどのコミュニケーションを管理する。
- 会議の議事録、目標、アクションプラン、実行状況を記録する。
- 医院オーナーに優先事項、進捗、未解決のタスクを報告する。
- レポート、スプレッドシート、プレゼンテーションなどの事務書類を作成する。
- デジタルファイル、記録、事務システムを整理して維持する。
- カレンダーと予約登録を調整する。
- スケジュールの空きを特定し、医院の予約枠を埋めることを支援する。
- リマインダーを送信し、フォローアップの連絡を行う。
- KPI、チームの進捗、運営パフォーマンス情報を監視する。
- CRM記録、データベース、スプレッドシートを維持する。
- 運営上の意思決定を支援するレポートを作成・更新する。
- 医院の生産性向上と回避可能な経費削減に向けた取り組みを支援する。
- ニュースレターと関連するフォローアップ連絡を管理する。
- ワークフローの改善を提案し、承認された変更の実施を支援する。
- 問題に責任を持って対応し、重要な優先事項を前進させ続ける。
応募要件
- エグゼクティブアシスタント、事務アシスタント、オペレーションアシスタント、またはバーチャルアシスタントとしての勤務経験。
- 事務調整、カレンダー管理、スケジュール管理の実務能力。
- 複数の業務を管理し、自律的に仕事を完了できること。
- 優れた整理力、マルチタスク能力、時間管理能力。
- 英語による優れた文章および口頭でのコミュニケーション能力。
- 効果的な問題解決力、批判的思考力、意思決定力。
- 主体性があり、臨機応変で、自ら進んで行動できること。
- 同僚と連携し、タスクの完了状況を確認できること。
- 書類、スケジュール、レポートを慎重かつ正確に扱えること。
- テクノロジーに抵抗がなく、新しいシステムやプラットフォームを学べること。
- 信頼できるインターネット回線と安定したリモート勤務環境。
- 米国東部時間帯に勤務でき、医院のスケジュール上の必要に応じて柔軟に対応できること。
- 明瞭でプロフェッショナルな英語の会話力および文章力。
- 関連する職務経験が必須。
- 入社前にNBIクリアランスおよび／または地元警察の無犯罪証明書を提出すること。
- カメラをオンにして必要なビデオ会議に参加できること。
- 信頼できるノートパソコンまたはデスクトップパソコン。
- 25 Mbps以上の安定した高速インターネット接続。
- ノイズキャンセリングヘッドセット。
- 動作するウェブカメラ。
- 静かでプロフェッショナルな作業スペース。
- Salesforceを含むCRMの経験があれば尚可。
- Slack、WhatsApp、Skype、VoIPシステム、Google Workspace、Microsoft Office、スケジュール管理プラットフォームに精通していれば尚可。
福利厚生
- 質問、ガイダンス、契約事項、顧客との連絡について、専任の人事および契約者サポートを利用できる。
- 顧客業務中のプライバシーとセキュリティを支援するため、オプションのプレミアムVPNライセンスが提供される場合がある。
- 米国の医療関連顧客のPHIを扱うためのHIPAAコンプライアンスおよびサイバーセキュリティ研修と認定が提供される。
- 独自のパフォーマンストレーニングでは、コミュニケーション、顧客管理、生産性システム、推奨される実務を扱う。
- 顧客の承認を得て、スケジュールに支障がなければ、米国の祝日に休暇を取得できる場合がある。
- 顧客が承認した休暇は有給または無給となる場合がある。有給休暇は任意で、顧客が提供する場合にのみ利用できる。
- テンプレート、ワークフローガイド、生産性向上ツール、顧客固有のSOPリソースを利用できる。
- 一部の顧客は、業績ボーナス、その他のインセンティブ、または追加勤務時間を提供する場合がある。
- リモート勤務環境の設定ガイダンスと契約者向けサポートリソースを利用できる。