Winning Assistants LLC là công ty cung ứng nhân sự và tuyển dụng, kết nối các bác sĩ, chuyên gia y tế và chủ doanh nghiệp với những trợ lý ảo giàu năng lực từ nguồn nhân tài toàn cầu. Các dịch vụ hỗ trợ tuân thủ HIPAA của công ty bao gồm công việc hành chính, quản lý văn phòng y tế, tiếp thị và chăm sóc khách hàng, giúp khách hàng tinh gọn hoạt động hằng ngày, kiểm soát chi phí và dành nhiều thời gian hơn cho việc phát triển doanh nghiệp.
Trợ lý ảo điều hành – Vận hành phòng khám nha khoa
Vị trí trợ lý điều hành từ xa bán thời gian, hỗ trợ công việc hành chính, lịch hẹn, theo dõi KPI và điều phối quy trình cho một phòng khám nha khoa tại Hoa Kỳ. Mở cho ứng viên đang sinh sống tại Philippines.
Philippines10.400 $ – 12.480 $ / năm
Từ xaBán thời gianTrung cấpCao cấpNgôn Ngữ Bắt Buộc: Tiếng AnhTrợ lý hành chínhMô tả
- Điều phối công việc hành chính và vận hành hằng ngày của phòng khám nha khoa.
- Theo dõi quy trình, nhiệm vụ được giao, thời hạn, công việc đang chờ xử lý và các hạng mục cần thực hiện.
- Theo sát các thành viên trong nhóm để xác nhận trách nhiệm đã được hoàn thành.
- Phát hiện điểm nghẽn trong vận hành và hỗ trợ đưa ra giải pháp thiết thực.
- Phối hợp với các nhóm nội bộ, nhà cung cấp và đối tác bên ngoài.
- Hỗ trợ cải thiện hệ thống, tổ chức và hiệu quả vận hành của văn phòng.
- Quản lý lịch của lãnh đạo, cuộc hẹn, cuộc họp, lời nhắc, email, cuộc gọi, tin nhắn và các hình thức liên lạc khác.
- Ghi chép nội dung cuộc họp, mục tiêu, kế hoạch hành động và tiến độ thực hiện.
- Cập nhật cho chủ phòng khám về các ưu tiên, tiến độ và nhiệm vụ chưa được giải quyết.
- Lập báo cáo, bảng tính, bài thuyết trình và các tài liệu hành chính khác.
- Duy trì hồ sơ kỹ thuật số, tài liệu và hệ thống hành chính được sắp xếp ngăn nắp.
- Điều phối lịch và đặt lịch hẹn.
- Xác định khoảng trống trong lịch và hỗ trợ duy trì lịch làm việc đầy đủ cho phòng khám.
- Gửi lời nhắc và xử lý các liên lạc theo dõi.
- Theo dõi KPI, tiến độ của nhóm và thông tin về hiệu quả vận hành.
- Duy trì hồ sơ CRM, cơ sở dữ liệu và bảng tính.
- Tạo và cập nhật các báo cáo hỗ trợ quyết định vận hành.
- Hỗ trợ các nỗ lực tăng sản lượng của văn phòng và giảm các khoản chi phí có thể tránh được.
- Quản lý bản tin và các hoạt động liên lạc theo dõi liên quan.
- Đề xuất cải tiến quy trình và hỗ trợ triển khai các thay đổi đã được phê duyệt.
- Chủ động chịu trách nhiệm xử lý vấn đề và duy trì tiến độ của các ưu tiên quan trọng.
Yêu cầu
- Có kinh nghiệm làm Trợ lý điều hành, Trợ lý hành chính, Trợ lý vận hành hoặc Trợ lý ảo.
- Có năng lực đã được chứng minh trong việc điều phối hành chính, quản lý lịch và sắp xếp lịch hẹn.
- Có khả năng quản lý nhiều trách nhiệm cạnh tranh và hoàn thành công việc độc lập.
- Có năng lực tổ chức, xử lý nhiều nhiệm vụ và quản lý thời gian tốt.
- Kỹ năng giao tiếp tiếng Anh viết và nói xuất sắc.
- Có kỹ năng giải quyết vấn đề, tư duy phản biện và ra quyết định hiệu quả.
- Chủ động, tháo vát và sẵn sàng tự mình hành động.
- Có khả năng phối hợp với đồng nghiệp và theo dõi tiến độ hoàn thành nhiệm vụ.
- Cẩn thận và chính xác khi xử lý tài liệu, lịch hẹn và báo cáo.
- Thoải mái khi sử dụng công nghệ và học các hệ thống, nền tảng mới.
- Có dịch vụ internet đáng tin cậy và môi trường làm việc từ xa ổn định.
- Có thể làm việc theo giờ Miền Đông và linh hoạt theo nhu cầu sắp xếp lịch của văn phòng.
- Kỹ năng nói và viết tiếng Anh rõ ràng, chuyên nghiệp.
- Bắt buộc có kinh nghiệm làm việc phù hợp.
- Phải cung cấp giấy xác nhận NBI và/hoặc giấy xác nhận của cảnh sát địa phương trước khi nhận việc.
- Có thể tham dự các cuộc họp video bắt buộc với camera bật.
- Có máy tính xách tay hoặc máy tính để bàn đáng tin cậy.
- Có kết nối internet tốc độ cao ổn định tối thiểu 25 Mbps.
- Có tai nghe chống ồn.
- Có webcam hoạt động tốt.
- Có không gian làm việc yên tĩnh, chuyên nghiệp.
- Có kinh nghiệm CRM, bao gồm Salesforce, là một lợi thế.
- Quen thuộc với Slack, WhatsApp, Skype, hệ thống VoIP, Google Workspace, Microsoft Office và các nền tảng lập lịch là một lợi thế.
Phúc lợi
- Có hỗ trợ riêng từ bộ phận nhân sự và đơn vị hỗ trợ nhà thầu cho các câu hỏi, hướng dẫn, vấn đề hợp đồng và trao đổi với khách hàng.
- Có thể được cung cấp giấy phép VPN cao cấp tùy chọn để hỗ trợ quyền riêng tư và bảo mật trong khi làm việc cho khách hàng.
- Được cung cấp đào tạo tuân thủ HIPAA và an ninh mạng kèm chứng nhận để xử lý PHI cho khách hàng chăm sóc sức khỏe tại Hoa Kỳ.
- Được đào tạo về hiệu suất độc quyền, bao gồm giao tiếp, quản lý khách hàng, hệ thống năng suất và các phương pháp được khuyến nghị.
- Có thể nghỉ các ngày lễ của Hoa Kỳ khi được khách hàng phê duyệt và phù hợp với lịch làm việc.
- Thời gian nghỉ được khách hàng phê duyệt có thể có lương hoặc không lương; nghỉ có lương là tùy chọn và chỉ áp dụng khi khách hàng cung cấp.
- Có sẵn các mẫu, hướng dẫn quy trình, công cụ năng suất và tài liệu SOP riêng cho từng khách hàng.
- Một số khách hàng có thể cung cấp thưởng theo hiệu suất, các ưu đãi khác hoặc thêm giờ làm việc.
- Có hướng dẫn thiết lập môi trường làm việc từ xa và các nguồn hỗ trợ dành cho nhà thầu.