Winning Assistants LLC on henkilöstö- ja rekrytointiyritys, joka yhdistää lääkärit, terveydenhuollon ammattilaiset ja yrittäjät maailmanlaajuisen osaajaverkoston taitaviin virtuaaliavustajiin. HIPAA-vaatimusten mukaiset tukipalvelut kattavat hallinnolliset tehtävät, lääkäriasemien hallinnoinnin, markkinoinnin ja asiakaspalvelun. Ne auttavat asiakkaita sujuvoittamaan päivittäisiä toimintoja, hallitsemaan kustannuksia ja omistamaan enemmän aikaa liiketoiminnan kasvulle.
Johtotason virtuaaliassistentti – hammaslääkärivastaanoton toiminta
Osa-aikainen etätyötehtävä, jossa tuetaan yhdysvaltalaisen hammaslääkärivastaanoton hallintoa, ajanvarausta, KPI-seurantaa ja työnkulkujen koordinointia. Tehtävä sopii Filippiineillä asuville hakijoille.
Filippiinit10 400 $ – 12 480 $ / vuosi
EtätyöOsa-aikainenKeskitasoSeniorVaadittu Kieli: englantiHallinnollinen assistenttiKuvaus
- Koordinoida hammaslääkärivastaanoton päivittäisiä hallinnollisia ja operatiivisia tehtäviä.
- Seurata työnkulkuja, tehtäviä, määräaikoja, keskeneräisiä tehtäviä ja sovittuja toimenpiteitä.
- Varmistaa tiimin jäseniltä, että vastuut on hoidettu.
- Tunnistaa toiminnan pullonkauloja ja auttaa käytännön ratkaisujen löytämisessä.
- Koordinoida yhteistyötä sisäisten tiimien, toimittajien ja ulkoisten kumppaneiden kanssa.
- Auttaa kehittämään toimiston järjestelmiä, organisointia ja toiminnan tehokkuutta.
- Hallita johdon kalentereita, ajanvarauksia, kokouksia, muistutuksia, sähköposteja, puheluita, tekstiviestejä ja muuta viestintää.
- Kirjata kokousmuistiinpanot, tavoitteet, toimintasuunnitelmat ja toteutuksen eteneminen.
- Pitää vastaanoton omistaja ajan tasalla tärkeistä tavoitteista, edistymisestä ja ratkaisemattomista tehtävistä.
- Laatia raportteja, taulukkolaskentatiedostoja, esityksiä ja muita hallinnollisia asiakirjoja.
- Ylläpitää järjestettyjä digitaalisia tiedostoja, asiakirjoja ja hallinnollisia järjestelmiä.
- Koordinoida kalentereita ja ajanvarauksia.
- Tunnistaa ajanvarausten aukot ja auttaa ylläpitämään vastaanoton täyttä ajanvaraustilannetta.
- Lähettää muistutuksia ja hoitaa seurantaviestintää.
- Seurata KPI-mittareita, tiimin edistymistä ja toiminnan suorituskykyä koskevia tietoja.
- Ylläpitää CRM-tietoja, tietokantoja ja taulukkolaskentatiedostoja.
- Laatia ja päivittää raportteja operatiivisen päätöksenteon tueksi.
- Auttaa lisäämään toimiston tuotantoa ja vähentämään vältettävissä olevia kustannuksia.
- Hallinnoida uutiskirjeitä ja niihin liittyvää seurantaviestintää.
- Ehdottaa työnkulkujen parannuksia ja auttaa hyväksyttyjen muutosten toteuttamisessa.
- Ottaa ongelmista vastuu ja huolehtia tärkeiden asioiden etenemisestä.
Vaatimukset
- Kokemusta työskentelystä johtotason assistenttina, hallinnollisena assistenttina, operatiivisena assistenttina tai virtuaaliassistenttina.
- Osoitettua osaamista hallinnollisesta koordinoinnista, kalenterinhallinnasta ja ajanvarauksista.
- Kykyä hallita kilpailevia vastuita ja saada työt valmiiksi itsenäisesti.
- Erinomaiset organisointi-, moniajo- ja ajanhallintataidot.
- Erinomaiset kirjalliset ja suulliset englannin kielen viestintätaidot.
- Tehokkaat ongelmanratkaisu-, kriittisen ajattelun ja päätöksenteon taidot.
- Aktiivinen, oma-aloitteinen ja ratkaisukeskeinen työote.
- Kykyä koordinoida kollegoiden kanssa ja seurata tehtävien valmistumista.
- Huolellisuutta ja tarkkuutta asiakirjojen, ajanvarausten ja raporttien käsittelyssä.
- Valmiutta käyttää teknologiaa ja opetella uusia järjestelmiä ja alustoja.
- Luotettava internetyhteys ja toimiva etätyöympäristö.
- Valmius työskennellä itäisen ajan vyöhykkeen työaikoina sekä joustaa vastaanoton aikataulutarpeiden mukaan.
- Selkeä ja ammattimainen englannin kielen puhe- ja kirjoitustaito.
- Aiempi asiaankuuluva työkokemus vaaditaan.
- NBI-selvitys ja/tai paikallinen poliisin rikosrekisteriote on toimitettava ennen perehdytyksen aloittamista.
- Valmius osallistua vaadittuihin videokokouksiin kamera päällä.
- Luotettava kannettava tai pöytätietokone.
- Vakaa vähintään 25 Mbps:n nopea internetyhteys.
- Melua vaimentavat kuulokkeet.
- Toimiva verkkokamera.
- Rauhallinen ja ammattimainen työtila.
- CRM-kokemus, mukaan lukien Salesforce, katsotaan eduksi.
- Slackin, WhatsAppin, Skypen, VoIP-järjestelmien, Google Workspacen, Microsoft Officen ja ajanvaraustyökalujen tuntemus katsotaan eduksi.
Edut
- Oma HR- ja urakoitsijatuki on käytettävissä kysymyksiin, ohjaukseen, sopimusasioihin ja asiakasviestintään.
- Yksityisyyden ja tietoturvan tukemiseksi asiakastyössä voidaan tarjota valinnainen premium-VPN-lisenssi.
- Yhdysvaltalaisille terveydenhuollon asiakkaille tehtävää henkilötietojen käsittelyä varten tarjotaan HIPAA-vaatimustenmukaisuus- ja kyberturvallisuuskoulutus sekä sertifiointi.
- Oma suorituskykykoulutus kattaa viestinnän, asiakashallinnan, tuottavuusjärjestelmät ja suositellut toimintatavat.
- Yhdysvaltalaiset juhlapäivät voi pitää vapaana asiakkaan hyväksynnällä ja aikatauluun sopivalla tavalla.
- Asiakkaan hyväksymä vapaa voi olla palkallista tai palkatonta; palkallinen vapaa on valinnainen ja saatavilla vain, jos asiakas tarjoaa sitä.
- Käytettävissä on malleja, työnkulkuohjeita, tuottavuustyökaluja ja asiakaskohtaisia vakiotoimintamenettelyjä.
- Jotkin asiakkaat voivat tarjota suoritusbonuksia, muita kannustimia tai lisätunteja.
- Saatavilla on etätyöympäristön perustamisohjeita ja urakoitsijoiden tukiresursseja.