LogoFresh Jobs Ahead
Winning Assistants LLC
Winning Assistants LLC
51 – 200 Ansatte
LogistikkMarkedsføringRådgivning
Winning Assistants LLC er et bemannings- og rekrutteringsselskap som kobler leger, helsepersonell og bedriftseiere med dyktige virtuelle assistenter fra en global talentpool. Selskapets HIPAA-kompatible støttetjenester omfatter administrativt arbeid, drift av legekontorer, markedsføring og kundeservice. Tjenestene hjelper kundene med å effektivisere den daglige driften, holde kostnadene under kontroll og bruke mer tid på virksomhetens vekst.
LinkedIn
Jobber i bedriften

Executive virtuell assistent – drift av tannlegepraksis

Deltidsstilling på avstand som executive-assistent med støtte til administrativ drift, planlegging, KPI-oppfølging og koordinering av arbeidsflyter i en amerikansk tannlegepraksis. Åpen for kandidater bosatt på Filippinene.

PHFilippinene
10 400 $ – 12 480 $ / år
FjernarbeidDeltidMellomnivåSeniorPåkrevd Språk: engelskAdministrativ assistent
VoIP

Beskrivelse

  • Koordinere tannlegepraksisens daglige administrative og operative arbeid.
  • Følge opp arbeidsflyter, oppgaver, tidsfrister, utestående oppgaver og handlingspunkter.
  • Følge opp teammedlemmer for å bekrefte at ansvarsområder er fullført.
  • Identifisere operative flaskehalser og bidra til praktiske løsninger.
  • Koordinere med interne team, leverandører og eksterne partnere.
  • Bidra til å forbedre kontorsystemer, organisering og operativ effektivitet.
  • Administrere ledelsens kalendere, avtaler, møter, påminnelser, e-poster, samtaler, tekstmeldinger og annen kommunikasjon.
  • Dokumentere møtenotater, mål, handlingsplaner og fremdrift i gjennomføringen.
  • Holde praksiseieren informert om prioriteringer, fremdrift og uløste oppgaver.
  • Utarbeide rapporter, regneark, presentasjoner og andre administrative dokumenter.
  • Vedlikeholde organiserte digitale filer, registre og administrative systemer.
  • Koordinere kalendere og timebestillinger.
  • Identifisere hull i timeplanen og bidra til å opprettholde en full praksisplan.
  • Sende påminnelser og håndtere oppfølgende kommunikasjon.
  • Overvåke KPI-er, teamets fremdrift og informasjon om operasjonelle resultater.
  • Vedlikeholde CRM-registre, databaser og regneark.
  • Opprette og oppdatere rapporter som støtter operative beslutninger.
  • Bidra til tiltak for å øke klinikkens produksjon og redusere unødvendige utgifter.
  • Administrere nyhetsbrev og relatert oppfølgende kommunikasjon.
  • Foreslå forbedringer i arbeidsflyter og bidra til å gjennomføre godkjente endringer.
  • Ta eierskap til problemer og sørge for at viktige prioriteringer beveger seg fremover.

Krav

  • Erfaring som executive-assistent, administrativ assistent, driftsassistent eller virtuell assistent.
  • Dokumentert erfaring med administrativ koordinering, kalenderstyring og planlegging.
  • Evne til å håndtere konkurrerende ansvarsområder og fullføre arbeid selvstendig.
  • Gode organisatoriske evner samt sterk kapasitet for multitasking og tidsstyring.
  • Svært gode skriftlige og muntlige engelskkunnskaper.
  • Gode ferdigheter innen problemløsning, kritisk tenkning og beslutningstaking.
  • Proaktiv, ressurssterk og villig til å ta initiativ.
  • Evne til å koordinere med kolleger og følge opp at oppgaver blir fullført.
  • Nøyaktig og omhyggelig ved håndtering av dokumentasjon, planlegging og rapporter.
  • Fortrolig med teknologi og med å lære nye systemer og plattformer.
  • Pålitelig internettforbindelse og et pålitelig oppsett for fjernarbeid.
  • Tilgjengelig for arbeid i Eastern Time med fleksibilitet etter praksisens planleggingsbehov.
  • Tydelige og profesjonelle engelskkunnskaper muntlig og skriftlig.
  • Relevant yrkeserfaring er påkrevd.
  • NBI Clearance og/eller lokal politiattest må fremlegges før onboarding.
  • Mulighet til å delta i påkrevde videomøter med kameraet på.
  • Pålitelig bærbar eller stasjonær datamaskin.
  • Stabil høyhastighetsinternettforbindelse på minst 25 Mbps.
  • Støyreduserende headset.
  • Fungerende webkamera.
  • Rolig og profesjonell arbeidsplass.
  • Erfaring med CRM, inkludert Salesforce, er en fordel.
  • Kjennskap til Slack, WhatsApp, Skype, VoIP-systemer, Google Workspace, Microsoft Office og planleggingsplattformer er en fordel.

Fordeler

  • Dedikert HR- og kontraktørstøtte er tilgjengelig for spørsmål, veiledning, kontraktsforhold og kundekommunikasjon.
  • En valgfri premium-VPN-lisens kan tilbys for å støtte personvern og sikkerhet under kundeoppdrag.
  • HIPAA-opplæring og cybersikkerhetsopplæring med sertifisering tilbys for håndtering av PHI for amerikanske helsekunder.
  • Proprietær opplæring i prestasjonsutvikling dekker kommunikasjon, kundeoppfølging, produktivitetssystemer og anbefalt praksis.
  • Amerikanske helligdager kan tas fri når det godkjennes av kunden og er forenlig med timeplanen.
  • Kundegodkjent fri kan være betalt eller ubetalt; betalt fri er valgfritt og bare tilgjengelig når kunden tilbyr det.
  • Maler, veiledninger for arbeidsflyter, produktivitetsverktøy og kundespesifikke SOP-ressurser er tilgjengelige.
  • Noen kunder kan tilby prestasjonsbonuser, andre insentiver eller flere arbeidstimer.
  • Veiledning for oppsett av fjernarbeid og støtteressurser for kontraktører er tilgjengelige.

Relaterte jobber

PMA Consultants

NetSuite-spesialist innen prosjektregnskap

PMA Consultants
201 – 500 Ansatte
Sponsor for H1B-visumHelsevesenLogistikkProduksjon
USUSAMIMichigan
83 082 $ – 97 621 $ / år
HybridHeltidMellomnivåSeniorPåkrevd Språk: engelskRegnskapssjef
ERPOracle

Administrer fakturering og økonomiske prosjektdata i NetSuite for PMA Consultants’ rådgivningsarbeid innen bygg, i samarbeid med prosjektledere, økonomi, drift og kunder. Følg opp budsjetter, fakturaer, utgifter og betalingsproblemer gjennom hele prosjektforløpet.

Åpne