高管虚拟助理——牙科诊所运营
兼职远程高管助理，支持美国牙科诊所的行政运营、日程安排、KPI跟踪和工作流程协调。 欢迎居住在菲律宾的候选人申请。
描述
- 协调牙科诊所的日常行政和运营工作。
- 跟踪工作流程、任务分配、截止日期、待办事项和行动事项。
- 跟进团队成员，确认各项职责已完成。
- 发现运营瓶颈并协助制定切实可行的解决方案。
- 与内部团队、供应商和外部合作伙伴协调。
- 协助改进办公室系统、组织管理和运营效率。
- 管理高管日历、预约、会议、提醒、电子邮件、电话、短信及其他沟通事项。
- 记录会议纪要、目标、行动计划和执行进度。
- 让诊所负责人了解重点事项、进展和未解决的任务。
- 制作报告、电子表格、演示文稿及其他行政文件。
- 维护有序的数字文件、记录和行政系统。
- 协调日历和预约安排。
- 识别日程空档，协助保持诊所日程饱满。
- 发送提醒并处理后续沟通。
- 监控KPI、团队进展和运营绩效信息。
- 维护CRM记录、数据库和电子表格。
- 创建和更新支持运营决策的报告。
- 协助提高诊所产出并减少可避免的开支。
- 管理新闻简报及相关后续沟通。
- 提出工作流程改进建议，并协助实施获批准的变更。
- 主动负责处理问题，推动重要事项持续向前。
任职要求
- 具有高管助理、行政助理、运营助理或虚拟助理工作经验。
- 具备行政协调、日历管理和日程安排方面的实际能力。
- 能够管理相互竞争的职责并独立完成工作。
- 具备出色的组织、多任务处理和时间管理能力。
- 具备优秀的英语书面和口头沟通能力。
- 具备有效的问题解决、批判性思维和决策能力。
- 积极主动、善于解决问题并愿意承担主动性。
- 能够与同事协调并跟踪任务完成情况。
- 处理文件、日程安排和报告时细心且准确。
- 熟悉技术，并能够学习新的系统和平台。
- 拥有可靠的互联网服务和稳定的远程工作环境。
- 能够在美国东部时间工作，并根据诊所排班需求灵活调整。
- 具备清晰、专业的英语口语和写作能力。
- 必须具备相关专业经验。
- 入职前必须提供NBI无犯罪证明和/或当地警方证明。
- 能够参加要求的视频会议，并全程开启摄像头。
- 拥有可靠的笔记本电脑或台式电脑。
- 拥有至少25 Mbps的稳定高速互联网连接。
- 配备降噪耳机。
- 配备可正常工作的摄像头。
- 拥有安静、专业的工作空间。
- 具备CRM经验，包括Salesforce经验者优先。
- 熟悉Slack、WhatsApp、Skype、VoIP系统、Google Workspace、Microsoft Office和日程安排平台者优先。
福利待遇
- 提供专门的人力资源和承包商支持，可协助处理问题、提供指导、处理合同事项及与客户沟通。
- 可提供可选的高级VPN许可证，以支持客户工作期间的隐私和安全。
- 提供HIPAA合规和网络安全培训及认证，用于为美国医疗保健客户处理PHI。
- 专有绩效培训涵盖沟通、客户管理、生产力系统和推荐实践。
- 经客户批准且符合日程安排时，可休美国节假日。
- 经客户批准的休假可能带薪或无薪；带薪休假为可选项，仅在客户提供时可用。
- 提供模板、工作流程指南、生产力工具和客户专属SOP资源。
- 部分客户可能提供绩效奖金、其他激励或额外工作时间。
- 提供远程工作环境设置指导和承包商支持资源。
