Η Winning Assistants LLC είναι εταιρεία στελέχωσης και πρόσληψης προσωπικού που συνδέει γιατρούς, επαγγελματίες υγείας και ιδιοκτήτες επιχειρήσεων με εξειδικευμένους εικονικούς βοηθούς από μια παγκόσμια δεξαμενή ταλέντων. Οι υπηρεσίες υποστήριξης της εταιρείας, που συμμορφώνονται με τις απαιτήσεις του HIPAA, καλύπτουν διοικητικές εργασίες, διαχείριση ιατρικών γραφείων, μάρκετινγκ και εξυπηρέτηση πελατών, βοηθώντας τους πελάτες να απλοποιήσουν την καθημερινή λειτουργία, να ελέγξουν το κόστος και να αφιερώσουν περισσότερο χρόνο στην ανάπτυξη της επιχείρησής τους.
Εκτελεστικός Εικονικός Βοηθός – Λειτουργία Οδοντιατρείου
Θέση εκτελεστικού βοηθού μερικής απασχόλησης και εξ αποστάσεως, με υποστήριξη διοικητικών λειτουργιών, προγραμματισμού, παρακολούθησης βασικών δεικτών απόδοσης και συντονισμού ροών εργασίας για οδοντιατρείο με έδρα στις ΗΠΑ. Ανοιχτή σε υποψηφίους που βρίσκονται στις Φιλιππίνες.
Περιγραφή
- Συντονισμός της καθημερινής διοικητικής και λειτουργικής εργασίας του οδοντιατρείου.
- Παρακολούθηση ροών εργασίας, αναθέσεων, προθεσμιών, εκκρεμών εργασιών και στοιχείων ενεργειών.
- Επικοινωνία με τα μέλη της ομάδας για την επιβεβαίωση της ολοκλήρωσης των αρμοδιοτήτων τους.
- Εντοπισμός λειτουργικών σημείων συμφόρησης και υποστήριξη πρακτικών λύσεων.
- Συντονισμός με εσωτερικές ομάδες, προμηθευτές και εξωτερικούς συνεργάτες.
- Υποστήριξη της βελτίωσης των συστημάτων του γραφείου, της οργάνωσης και της λειτουργικής αποδοτικότητας.
- Διαχείριση ημερολογίων στελεχών, ραντεβού, συναντήσεων, υπενθυμίσεων, email, κλήσεων, μηνυμάτων και άλλων επικοινωνιών.
- Καταγραφή σημειώσεων συναντήσεων, στόχων, σχεδίων δράσης και προόδου υλοποίησης.
- Ενημέρωση του ιδιοκτήτη του ιατρείου για τις προτεραιότητες, την πρόοδο και τις ανεπίλυτες εργασίες.
- Δημιουργία αναφορών, υπολογιστικών φύλλων, παρουσιάσεων και άλλων διοικητικών εγγράφων.
- Διατήρηση οργανωμένων ψηφιακών αρχείων, καταχωρίσεων και διοικητικών συστημάτων.
- Συντονισμός ημερολογίων και κρατήσεων ραντεβού.
- Εντοπισμός κενών στον προγραμματισμό και υποστήριξη της διατήρησης πλήρους προγράμματος ραντεβού.
- Αποστολή υπενθυμίσεων και διαχείριση επικοινωνιών παρακολούθησης.
- Παρακολούθηση βασικών δεικτών απόδοσης, της προόδου της ομάδας και πληροφοριών λειτουργικής απόδοσης.
- Διατήρηση αρχείων CRM, βάσεων δεδομένων και υπολογιστικών φύλλων.
- Δημιουργία και ενημέρωση αναφορών που υποστηρίζουν λειτουργικές αποφάσεις.
- Υποστήριξη προσπαθειών για αύξηση της παραγωγικότητας του γραφείου και μείωση αποφεύξιμων εξόδων.
- Διαχείριση ενημερωτικών δελτίων και σχετικών επικοινωνιών παρακολούθησης.
- Πρόταση βελτιώσεων στις ροές εργασίας και υποστήριξη της εφαρμογής εγκεκριμένων αλλαγών.
- Ανάληψη ευθύνης για ζητήματα και διατήρηση της προόδου των σημαντικών προτεραιοτήτων.
Απαιτήσεις
- Εμπειρία εργασίας ως εκτελεστικός βοηθός, διοικητικός βοηθός, βοηθός λειτουργιών ή εικονικός βοηθός.
- Αποδεδειγμένη ικανότητα στον διοικητικό συντονισμό, τη διαχείριση ημερολογίων και τον προγραμματισμό.
- Ικανότητα διαχείρισης ανταγωνιστικών αρμοδιοτήτων και ανεξάρτητης ολοκλήρωσης εργασιών.
- Ισχυρές ικανότητες οργάνωσης, εκτέλεσης πολλαπλών εργασιών και διαχείρισης χρόνου.
- Άριστες δεξιότητες γραπτής και προφορικής επικοινωνίας στα αγγλικά.
- Αποτελεσματικές δεξιότητες επίλυσης προβλημάτων, κριτικής σκέψης και λήψης αποφάσεων.
- Προδραστικότητα, επινοητικότητα και προθυμία ανάληψης πρωτοβουλιών.
- Ικανότητα συντονισμού με συναδέλφους και παρακολούθησης της ολοκλήρωσης εργασιών.
- Προσοχή και ακρίβεια κατά τον χειρισμό τεκμηρίωσης, προγραμματισμού και αναφορών.
- Εξοικείωση με την τεχνολογία και προθυμία εκμάθησης νέων συστημάτων και πλατφορμών.
- Αξιόπιστη υπηρεσία διαδικτύου και αξιόπιστη υποδομή απομακρυσμένης εργασίας.
- Διαθεσιμότητα για εργασία σε ώρες Ανατολικής Ζώνης Ώρας, με ευελιξία για τις ανάγκες προγραμματισμού του γραφείου.
- Σαφείς και επαγγελματικές δεξιότητες ομιλίας και γραφής στα αγγλικά.
- Απαιτείται σχετική επαγγελματική εμπειρία.
- Πρέπει να προσκομιστεί πιστοποιητικό NBI και/ή πιστοποιητικό τοπικής αστυνομίας πριν από την έναρξη εργασίας.
- Ικανότητα συμμετοχής στις απαιτούμενες βιντεοσυναντήσεις με ενεργοποιημένη κάμερα.
- Αξιόπιστος φορητός ή επιτραπέζιος υπολογιστής.
- Σταθερή σύνδεση υψηλής ταχύτητας στο διαδίκτυο τουλάχιστον 25 Mbps.
- Ακουστικά με ακύρωση θορύβου.
- Λειτουργική κάμερα web.
- Ήσυχος και επαγγελματικός χώρος εργασίας.
- Η εμπειρία με CRM, συμπεριλαμβανομένου του Salesforce, αποτελεί πλεονέκτημα.
- Η εξοικείωση με Slack, WhatsApp, Skype, συστήματα VoIP, Google Workspace, Microsoft Office και πλατφόρμες προγραμματισμού αποτελεί πλεονέκτημα.
Παροχές
- Διατίθεται ειδική υποστήριξη από το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού και υποστήριξη συνεργατών για ερωτήσεις, καθοδήγηση, θέματα συμβάσεων και επικοινωνία με πελάτες.
- Ενδέχεται να παρέχεται προαιρετική άδεια premium VPN για την υποστήριξη της ιδιωτικότητας και της ασφάλειας κατά την εργασία για πελάτες.
- Παρέχεται εκπαίδευση συμμόρφωσης HIPAA και κυβερνοασφάλειας με πιστοποίηση για τον χειρισμό προστατευμένων πληροφοριών υγείας πελατών υγειονομικής περίθαλψης στις ΗΠΑ.
- Η ειδική εκπαίδευση απόδοσης καλύπτει την επικοινωνία, τη διαχείριση πελατών, τα συστήματα παραγωγικότητας και τις συνιστώμενες πρακτικές.
- Οι αμερικανικές αργίες μπορούν να λαμβάνονται ως ρεπό όταν εγκρίνονται από τον πελάτη και είναι συμβατές με το πρόγραμμα.
- Η άδεια που εγκρίνει ο πελάτης μπορεί να είναι αμειβόμενη ή μη αμειβόμενη· η αμειβόμενη άδεια είναι προαιρετική και διατίθεται μόνο όταν την προσφέρει ο πελάτης.
- Διατίθενται πρότυπα, οδηγοί ροών εργασίας, εργαλεία παραγωγικότητας και πόροι τυποποιημένων διαδικασιών λειτουργίας ειδικοί για τον πελάτη.
- Ορισμένοι πελάτες ενδέχεται να προσφέρουν μπόνους απόδοσης, άλλα κίνητρα ή επιπλέον ώρες.
- Διατίθενται οδηγίες για τη ρύθμιση της απομακρυσμένης εργασίας και πόροι υποστήριξης συνεργατών.