Winning Assistants LLC ir personāla atlases un darbā iekārtošanas uzņēmums, kas savieno ārstus, veselības aprūpes speciālistus un uzņēmumu īpašniekus ar prasmīgiem virtuālajiem asistentiem no globāla talantu loka. HIPAA prasībām atbilstošie atbalsta pakalpojumi ietver administratīvo darbu, medicīnas prakšu pārvaldību, mārketingu un klientu apkalpošanu. Tie palīdz klientiem efektivizēt ikdienas darbību, kontrolēt izmaksas un veltīt vairāk laika uzņēmuma izaugsmei.
Vadības virtuālais asistents – zobārstniecības prakses darbība
Nepilna laika attālināts darbs, atbalstot ASV zobārstniecības prakses administratīvo darbību, plānošanu, KPI uzraudzību un darba procesu koordinēšanu. Pieteikties var kandidāti, kas dzīvo Filipīnās.
Apraksts
- Koordinēt zobārstniecības prakses ikdienas administratīvo un operatīvo darbu.
- Sekot darba procesiem, uzdevumiem, termiņiem, neizpildītiem darbiem un veicamajām darbībām.
- Sazināties ar komandas locekļiem, lai apstiprinātu pienākumu izpildi.
- Pamanīt darbības traucējumus un palīdzēt rast praktiskus risinājumus.
- Koordinēt sadarbību ar iekšējām komandām, piegādātājiem un ārējiem partneriem.
- Palīdzēt uzlabot biroja sistēmas, organizāciju un darbības efektivitāti.
- Pārvaldīt vadības kalendārus, pierakstus, sanāksmes, atgādinājumus, e-pastus, zvanus, īsziņas un citu saziņu.
- Fiksēt sanāksmju piezīmes, mērķus, rīcības plānus un īstenošanas progresu.
- Informēt prakses īpašnieku par prioritātēm, progresu un neatrisinātajiem uzdevumiem.
- Sagatavot pārskatus, izklājlapas, prezentācijas un citus administratīvos dokumentus.
- Uzturēt kārtībā digitālos failus, ierakstus un administratīvās sistēmas.
- Koordinēt kalendārus un pierakstu rezervēšanu.
- Identificēt grafika nepilnības un palīdzēt uzturēt pilnu prakses grafiku.
- Sūtīt atgādinājumus un pārvaldīt turpmāko saziņu.
- Uzraudzīt KPI, komandas progresu un informāciju par darbības rezultātiem.
- Uzturēt CRM ierakstus, datubāzes un izklājlapas.
- Sagatavot un atjaunināt pārskatus, kas atbalsta operatīvu lēmumu pieņemšanu.
- Palīdzēt palielināt biroja darba apjomu un samazināt novēršamus izdevumus.
- Pārvaldīt informatīvos izdevumus un ar tiem saistīto turpmāko saziņu.
- Ierosināt darba procesu uzlabojumus un palīdzēt īstenot apstiprinātās izmaiņas.
- Uzņemties atbildību par problēmām un nodrošināt svarīgo prioritāšu virzību.
Prasības
- Pieredze darbā par vadības asistentu, administratīvo asistentu, darbības asistentu vai virtuālo asistentu.
- Pierādītas prasmes administratīvajā koordinēšanā, kalendāru pārvaldībā un plānošanā.
- Spēja pārvaldīt konkurējošus pienākumus un patstāvīgi pabeigt darbu.
- Ļoti labas organizēšanas, vairāku uzdevumu veikšanas un laika plānošanas prasmes.
- Teicamas rakstiskās un mutiskās angļu valodas saziņas prasmes.
- Efektīvas problēmu risināšanas, kritiskās domāšanas un lēmumu pieņemšanas prasmes.
- Proaktīva, atjautīga un iniciatīvas pilna pieeja darbam.
- Spēja koordinēt darbu ar kolēģiem un uzraudzīt uzdevumu izpildi.
- Rūpīga un precīza dokumentu, grafiku un pārskatu apstrāde.
- Prasme ērti izmantot tehnoloģijas un apgūt jaunas sistēmas un platformas.
- Uzticams interneta pakalpojums un piemērota attālinātā darba vide.
- Pieejamība darbam pēc Austrumu laika joslas darba laika un elastība prakses plānošanas vajadzībām.
- Skaidras un profesionālas angļu valodas runas un rakstīšanas prasmes.
- Nepieciešama atbilstoša profesionālā pieredze.
- Pirms darba sākšanas jāiesniedz NBI izziņa un/vai vietējās policijas izziņa.
- Spēja piedalīties obligātajās video sanāksmēs ar ieslēgtu kameru.
- Uzticams portatīvais vai stacionārais dators.
- Stabils ātrgaitas interneta savienojums ar vismaz 25 Mbps ātrumu.
- Trokšņus slāpējošas austiņas.
- Darbojoša tīmekļa kamera.
- Klusa un profesionāla darba vieta.
- CRM, tostarp Salesforce, lietošanas pieredze tiks uzskatīta par priekšrocību.
- Slack, WhatsApp, Skype, VoIP sistēmu, Google Workspace, Microsoft Office un plānošanas platformu pārzināšana tiks uzskatīta par priekšrocību.
Priekšrocības
- Jautājumiem, konsultācijām, līgumu jautājumiem un saziņai ar klientiem ir pieejams īpašs personāla un darbuzņēmēju atbalsts.
- Privātuma un drošības atbalstam klientu darba laikā var tikt nodrošināta izvēles premium VPN licence.
- Darbam ar ASV veselības aprūpes klientu aizsargāto veselības informāciju tiek nodrošinātas HIPAA atbilstības un kiberdrošības apmācības ar sertifikāciju.
- Specializētās darba snieguma apmācības aptver saziņu, klientu pārvaldību, produktivitātes sistēmas un ieteicamo praksi.
- ASV svētku dienās var būt brīvs, ja to apstiprina klients un tas ir savienojams ar grafiku.
- Klienta apstiprinātais brīvais laiks var būt apmaksāts vai neapmaksāts; apmaksāts brīvais laiks ir izvēles iespēja un pieejams tikai tad, ja to piedāvā klients.
- Ir pieejamas veidnes, darba procesu rokasgrāmatas, produktivitātes rīki un klientam specifiski standarta darba procedūru resursi.
- Daži klienti var piedāvāt darba snieguma prēmijas, citus stimulus vai papildu darba stundas.
- Ir pieejamas attālinātās darba vietas iekārtošanas vadlīnijas un darbuzņēmēju atbalsta resursi.