Winning Assistants LLC
Winning Assistants LLC
Winning Assistants LLC — компания по подбору персонала и рекрутингу, которая связывает врачей, медицинских работников и владельцев бизнеса с квалифицированными виртуальными ассистентами из глобального кадрового пула. Ее соответствующие требованиям HIPAA услуги поддержки охватывают административную работу, управление медицинскими офисами, маркетинг и обслуживание клиентов, помогая заказчикам оптимизировать повседневные операции, контролировать расходы и уделять больше времени развитию бизнеса.

Виртуальный ассистент руководителя — операционная работа стоматологической клиники

Удалённая работа виртуального ассистента руководителя на неполный рабочий день: административные операции, планирование, отслеживание KPI и координация процессов в стоматологической клинике США. Открыта для кандидатов, находящихся на Филиппинах.

Описание

  • Координировать ежедневную административную и операционную работу стоматологической клиники.
  • Отслеживать рабочие процессы, поручения, сроки, незавершённые задачи и действия, требующие выполнения.
  • Связываться с членами команды, чтобы подтверждать выполнение обязанностей.
  • Выявлять операционные узкие места и помогать находить практические решения.
  • Координировать работу с внутренними командами, поставщиками и внешними партнёрами.
  • Помогать улучшать офисные системы, организацию и операционную эффективность.
  • Управлять календарями руководителей, приёмами, встречами, напоминаниями, электронной почтой, звонками, текстовыми сообщениями и другими коммуникациями.
  • Вести записи встреч, целей, планов действий и хода выполнения задач.
  • Информировать владельца клиники о приоритетах, прогрессе и нерешённых задачах.
  • Создавать отчёты, электронные таблицы, презентации и другие административные документы.
  • Поддерживать порядок в цифровых файлах, записях и административных системах.
  • Координировать календари и запись на приём.
  • Выявлять пробелы в расписании и помогать поддерживать полную загрузку клиники.
  • Отправлять напоминания и вести последующие коммуникации.
  • Отслеживать KPI, прогресс команды и информацию об операционных показателях.
  • Вести записи в CRM, базах данных и электронных таблицах.
  • Создавать и обновлять отчёты, поддерживающие операционные решения.
  • Помогать увеличивать объём работы клиники и сокращать необязательные расходы.
  • Управлять информационными рассылками и связанными последующими коммуникациями.
  • Предлагать улучшения рабочих процессов и помогать внедрять утверждённые изменения.
  • Брать на себя решение проблем и обеспечивать продвижение важных приоритетов.

Требования

  • Опыт работы исполнительным, административным, операционным или виртуальным ассистентом.
  • Подтверждённые навыки административной координации, управления календарём и планирования.
  • Умение управлять несколькими задачами и самостоятельно доводить работу до конца.
  • Отличные организаторские навыки, способность работать в многозадачном режиме и эффективно управлять временем.
  • Отличные навыки письменного и устного общения на английском языке.
  • Навыки решения проблем, критического мышления и принятия решений.
  • Проактивность, находчивость и готовность проявлять инициативу.
  • Умение координировать работу с коллегами и контролировать выполнение задач.
  • Внимательность и точность при работе с документами, расписанием и отчётами.
  • Уверенное пользование технологиями и готовность осваивать новые системы и платформы.
  • Надёжное интернет-соединение и подходящее оборудование для удалённой работы.
  • Готовность работать в часы восточного времени с гибкостью в соответствии с потребностями расписания клиники.
  • Чёткая и профессиональная устная и письменная речь на английском языке.
  • Требуется соответствующий профессиональный опыт.
  • До начала работы необходимо предоставить справку NBI и/или справку из местной полиции.
  • Готовность участвовать в обязательных видеовстречах с включённой камерой.
  • Надёжный ноутбук или стационарный компьютер.
  • Стабильное высокоскоростное интернет-соединение со скоростью не менее 25 Мбит/с.
  • Гарнитура с шумоподавлением.
  • Работающая веб-камера.
  • Тихое профессиональное рабочее пространство.
  • Опыт работы с CRM, включая Salesforce, будет преимуществом.
  • Знание Slack, WhatsApp, Skype, VoIP-систем, Google Workspace, Microsoft Office и платформ для планирования будет преимуществом.

Преимущества

  • Для вопросов, консультаций, договорных вопросов и коммуникации с клиентами доступна поддержка HR и подрядчиков.
  • Для обеспечения конфиденциальности и безопасности во время работы с клиентами может предоставляться лицензия на премиальный VPN по желанию.
  • Для работы с медицинской информацией пациентов для клиентов из сферы здравоохранения США предоставляются обучение требованиям HIPAA и кибербезопасности с сертификацией.
  • Специализированное обучение эффективности охватывает коммуникацию, управление клиентами, системы продуктивности и рекомендуемые практики.
  • Праздничные дни США можно брать выходными после согласования с клиентом и при соответствии расписанию.
  • Согласованный клиентом отпуск может быть оплачиваемым или неоплачиваемым; оплачиваемый отпуск предоставляется только при наличии такой возможности у клиента.
  • Доступны шаблоны, руководства по рабочим процессам, инструменты продуктивности и ресурсы стандартных операционных процедур для конкретных клиентов.
  • Некоторые клиенты могут предлагать бонусы за результат, другие стимулы или дополнительные часы.
  • Доступны рекомендации по организации удалённого рабочего места и ресурсы поддержки подрядчиков.

Похожие вакансии

Wandle

Руководитель отдела кредиторской задолженности в Wandle

Wandle

Руководите командой Wandle по работе с кредиторской задолженностью и контролируйте операции с поставщиками, финансовый контроль и процессы закупок и оплаты. Совершенствуйте системы и процессы, развивая эффективность команды.

Открыть
HSS ProService Marketplace

Администратор по кредиторской задолженности (контракт на 6 месяцев)

HSS ProService Marketplace
1 001 – 5 000 Сотрудники
B2BМаркетплейсСтроительство

Обрабатывайте счета, платежи и сверки для онлайн-маркетплейса оборудования HSS ProService Marketplace. Поддерживайте отчетность на конец месяца и автоматизацию кредиторской задолженности в рамках шестимесячного контракта.

Открыть
Deepki

Юрисконсульт по SaaS и коммерческому праву — гибридный формат, Лондон

Deepki
201 – 500 Сотрудники
SaaSНедвижимостьФинтех

Консультируйте отделы продаж Deepki в Великобритании и США по договорам SaaS, коммерческим вопросам и соблюдению нормативных требований, помогая компании развивать бизнес в Великобритании. Гибридная работа в Лондоне в сотрудничестве с юридической командой в Париже.

Открыть
Verizon

Юрист по судебным спорам в сфере кибербезопасности и конфиденциальности

Verizon

Ведение судебных споров Verizon по вопросам кибербезопасности, конфиденциальности, подмены SIM-карт, мошенничества и коммерческих разногласий. Координация арбитражей, претензий к поставщикам и мер по снижению юридических и операционных рисков.

Открыть
Acino

Юрисконсульт по фармацевтическому производству

Acino

Оказывать юридическую поддержку фармацевтическому производству, работе с договорами, соблюдению нормативных требований и управлению рисками в Египте. Взаимодействовать с техническими подразделениями, отделами качества и цепочки поставок на площадке Эль-Обур.

Открыть
Zero Hash

Юрист по продукту

Zero Hash

Консультирование компании Zero Hash по вопросам криптовалютной и стейблкоин-инфраструктуры, запуска продуктов, коммерческих договоров, конфиденциальности и регулирования финансовых услуг.

Открыть
Catena

Бухгалтер — гибридный формат работы на Мальте

Catena
1 – 10 Сотрудники
B2CКонсалтингМаркетинг

Ведение текущего бухгалтерского учета, сверок, платежей и подготовка финансовой отчетности. Участие в обязательной отчетности, контроле, аудитах и финансовых проектах на Мальте.

Открыть
The E.W. Scripps Company

Старший юрисконсульт по регулированию и корпоративным сделкам

The E.W. Scripps Company
5 001 – 10 000 Сотрудники
МедиаСпорт

Консультирование по соглашениям о вещательном распространении, соблюдению требований FCC и корпоративным сделкам в Scripps. Подготовка и согласование договоров, ведение регуляторной отчетности и поддержка согласований сделок M&A.

Открыть
BLUE ORIGIN

Старший юрисконсульт по трудовым отношениям и занятости

BLUE ORIGIN

Консультировать Blue Origin по вопросам трудовых отношений, занятости, компенсаций и льгот. Вести судебные разбирательства и обеспечивать соблюдение требований, помогая разрабатывать масштабируемые стратегии и процессы управления персоналом.

Открыть
Verizon

Старший юрисконсульт по судебным спорам в сфере кибербезопасности и конфиденциальности

Verizon

Ведение судебных споров Verizon по вопросам кибербезопасности, конфиденциальности, подмены SIM-карт и коммерческих разногласий. Руководство внутренними арбитражами и претензиями к поставщикам, снижение стратегических судебных рисков.

Открыть