Winning Assistants LLC — компанія з підбору персоналу та рекрутингу, яка з’єднує лікарів, медичних працівників і власників бізнесу з кваліфікованими віртуальними асистентами з глобального кадрового резерву. Її послуги підтримки, що відповідають вимогам HIPAA, охоплюють адміністративну роботу, управління медичними офісами, маркетинг і обслуговування клієнтів, допомагаючи замовникам оптимізувати щоденні операції, контролювати витрати та приділяти більше часу розвитку бізнесу.
Віртуальний асистент керівника — операційна робота стоматологічної клініки
Віддалена робота віртуального асистента керівника на неповний робочий день: адміністративні операції, планування, відстеження KPI та координація процесів у стоматологічній клініці США. Відкрита для кандидатів, які перебувають на Філіппінах.
Опис
- Координувати щоденну адміністративну та операційну роботу стоматологічної клініки.
- Відстежувати робочі процеси, доручення, строки, незавершені завдання та дії, що потребують виконання.
- Зв’язуватися з членами команди, щоб підтверджувати виконання обов’язків.
- Виявляти операційні вузькі місця та допомагати знаходити практичні рішення.
- Координувати роботу з внутрішніми командами, постачальниками та зовнішніми партнерами.
- Допомагати вдосконалювати офісні системи, організацію та операційну ефективність.
- Керувати календарями керівників, прийомами, зустрічами, нагадуваннями, електронною поштою, дзвінками, текстовими повідомленнями та іншими комунікаціями.
- Вести записи зустрічей, цілей, планів дій і перебігу виконання завдань.
- Інформувати власника клініки про пріоритети, прогрес і невирішені завдання.
- Створювати звіти, електронні таблиці, презентації та інші адміністративні документи.
- Підтримувати порядок у цифрових файлах, записах і адміністративних системах.
- Координувати календарі та запис на прийом.
- Виявляти прогалини в розкладі та допомагати підтримувати повне завантаження клініки.
- Надсилати нагадування та вести подальші комунікації.
- Відстежувати KPI, прогрес команди та інформацію про операційні показники.
- Вести записи в CRM, базах даних та електронних таблицях.
- Створювати й оновлювати звіти, що підтримують операційні рішення.
- Допомагати збільшувати обсяг роботи клініки та скорочувати необов’язкові витрати.
- Керувати інформаційними розсилками та пов’язаними подальшими комунікаціями.
- Пропонувати вдосконалення робочих процесів і допомагати впроваджувати затверджені зміни.
- Брати на себе вирішення проблем і забезпечувати просування важливих пріоритетів.
Вимоги
- Досвід роботи виконавчим, адміністративним, операційним або віртуальним асистентом.
- Підтверджені навички адміністративної координації, керування календарем і планування.
- Уміння керувати кількома завданнями та самостійно завершувати роботу.
- Відмінні організаційні навички, здатність працювати в режимі багатозадачності та ефективно керувати часом.
- Відмінні навички письмового й усного спілкування англійською мовою.
- Навички розв’язання проблем, критичного мислення та ухвалення рішень.
- Проактивність, винахідливість і готовність проявляти ініціативу.
- Уміння координувати роботу з колегами та контролювати виконання завдань.
- Уважність і точність під час роботи з документацією, розкладом і звітами.
- Впевнене користування технологіями та готовність опановувати нові системи й платформи.
- Надійне інтернет-з’єднання та належне обладнання для віддаленої роботи.
- Готовність працювати в години східного часу з гнучкістю відповідно до потреб розкладу клініки.
- Чітке й професійне усне та письмове мовлення англійською мовою.
- Потрібен відповідний професійний досвід.
- До початку роботи необхідно надати довідку NBI та/або довідку з місцевої поліції.
- Готовність брати участь в обов’язкових відеозустрічах із увімкненою камерою.
- Надійний ноутбук або стаціонарний комп’ютер.
- Стабільне високошвидкісне інтернет-з’єднання зі швидкістю щонайменше 25 Мбіт/с.
- Гарнітура із шумозаглушенням.
- Робоча вебкамера.
- Тихе професійне робоче місце.
- Досвід роботи з CRM, зокрема Salesforce, буде перевагою.
- Знання Slack, WhatsApp, Skype, VoIP-систем, Google Workspace, Microsoft Office і платформ для планування буде перевагою.
Переваги
- Для запитань, консультацій, договірних питань і комунікації з клієнтами доступна підтримка HR та підрядників.
- Для забезпечення конфіденційності й безпеки під час роботи з клієнтами може надаватися ліцензія на преміальний VPN за бажанням.
- Для роботи з медичною інформацією пацієнтів для клієнтів зі сфери охорони здоров’я США надаються навчання з вимог HIPAA і кібербезпеки із сертифікацією.
- Спеціалізоване навчання ефективності охоплює комунікацію, керування клієнтами, системи продуктивності та рекомендовані практики.
- Святкові дні США можна брати вихідними після погодження з клієнтом і за умови відповідності розкладу.
- Погоджена клієнтом відпустка може бути оплачуваною або неоплачуваною; оплачувана відпустка доступна лише якщо клієнт її пропонує.
- Доступні шаблони, посібники з робочих процесів, інструменти продуктивності та ресурси стандартних операційних процедур для конкретних клієнтів.
- Деякі клієнти можуть пропонувати бонуси за результат, інші стимули або додаткові години.
- Доступні рекомендації щодо організації віддаленого робочого місця та ресурси підтримки підрядників.