Winning Assistants LLC yra personalo atrankos ir įdarbinimo įmonė, jungianti gydytojus, sveikatos priežiūros specialistus ir verslo savininkus su kvalifikuotais virtualiaisiais asistentais iš pasaulinio talentų telkinio. HIPAA reikalavimus atitinkančios pagalbos paslaugos apima administracinį darbą, medicinos kabinetų valdymą, rinkodarą ir klientų aptarnavimą. Jos padeda klientams sklandžiau organizuoti kasdienę veiklą, kontroliuoti išlaidas ir skirti daugiau laiko verslo augimui.
Vykdomasis virtualusis asistentas – odontologijos klinikos veikla
Ne visos darbo dienos nuotolinio darbo pareigos, teikiant administracinę, planavimo, KPI stebėjimo ir darbo procesų koordinavimo pagalbą JAV odontologijos klinikai. Pareigos skirtos kandidatams, gyvenantiems Filipinuose.
Aprašymas
- Koordinuoti kasdienį odontologijos klinikos administracinį ir operacinį darbą.
- Stebėti darbo procesus, užduotis, terminus, nebaigtus darbus ir numatytus veiksmus.
- Susisiekti su komandos nariais ir patvirtinti, kad atsakomybės įvykdytos.
- Pastebėti veiklos trukdžius ir padėti rasti praktinius sprendimus.
- Koordinuoti darbą su vidinėmis komandomis, tiekėjais ir išorės partneriais.
- Padėti tobulinti biuro sistemas, organizavimą ir veiklos efektyvumą.
- Tvarkyti vadovų kalendorius, vizitus, susitikimus, priminimus, el. laiškus, skambučius, tekstinius pranešimus ir kitą komunikaciją.
- Fiksuoti susitikimų pastabas, tikslus, veiksmų planus ir įgyvendinimo pažangą.
- Informuoti klinikos savininką apie prioritetus, pažangą ir neišspręstas užduotis.
- Rengti ataskaitas, skaičiuokles, pristatymus ir kitus administracinius dokumentus.
- Tvarkyti skaitmeninius failus, įrašus ir administracines sistemas.
- Koordinuoti kalendorius ir vizitų registraciją.
- Nustatyti tvarkaraščio spragas ir padėti išlaikyti pilną klinikos grafiką.
- Siųsti priminimus ir tvarkyti tolesnę komunikaciją.
- Stebėti KPI, komandos pažangą ir veiklos rezultatų informaciją.
- Tvarkyti CRM įrašus, duomenų bazes ir skaičiuokles.
- Rengti ir atnaujinti ataskaitas, padedančias priimti operacinius sprendimus.
- Padėti didinti biuro darbo apimtį ir mažinti išvengiamas išlaidas.
- Tvarkyti naujienlaiškius ir susijusią tolesnę komunikaciją.
- Siūlyti darbo procesų patobulinimus ir padėti įgyvendinti patvirtintus pakeitimus.
- Prisiimti atsakomybę už problemas ir užtikrinti svarbių prioritetų pažangą.
Reikalavimai
- Patirtis dirbant vykdomuoju asistentu, administraciniu asistentu, veiklos asistentu arba virtualiuoju asistentu.
- Įrodyti administravimo koordinavimo, kalendoriaus valdymo ir planavimo gebėjimai.
- Gebėjimas valdyti konkuruojančias atsakomybes ir savarankiškai užbaigti darbus.
- Puikūs organizavimo, kelių užduočių valdymo ir laiko planavimo gebėjimai.
- Puikūs rašytinės ir žodinės anglų kalbos komunikacijos įgūdžiai.
- Veiksmingi problemų sprendimo, kritinio mąstymo ir sprendimų priėmimo įgūdžiai.
- Proaktyvumas, išradingumas ir iniciatyvumas.
- Gebėjimas koordinuoti darbą su kolegomis ir stebėti užduočių atlikimą.
- Kruopštumas ir tikslumas tvarkant dokumentus, planuojant darbus ir rengiant ataskaitas.
- Patogus darbas su technologijomis ir pasirengimas mokytis naujų sistemų bei platformų.
- Patikimas interneto ryšys ir tinkamai įrengta nuotolinio darbo vieta.
- Pasirengimas dirbti pagal Rytų laiko juostos darbo valandas ir lanksčiai prisitaikyti prie klinikos planavimo poreikių.
- Aiškūs ir profesionalūs anglų kalbos kalbėjimo bei rašymo įgūdžiai.
- Reikalinga atitinkama profesinė patirtis.
- Prieš pradedant darbą reikia pateikti NBI pažymą ir (arba) vietos policijos pažymą.
- Gebėjimas dalyvauti privalomuose vaizdo susitikimuose su įjungta kamera.
- Patikimas nešiojamasis arba stacionarusis kompiuteris.
- Stabilus spartusis interneto ryšys, kurio greitis ne mažesnis kaip 25 Mbps.
- Triukšmą slopinančios ausinės.
- Veikianti internetinė kamera.
- Tyli ir profesionali darbo vieta.
- CRM, įskaitant Salesforce, naudojimo patirtis būtų privalumas.
- Slack, WhatsApp, Skype, VoIP sistemų, Google Workspace, Microsoft Office ir planavimo platformų išmanymas būtų privalumas.
Privalumai
- Klausimams, konsultacijoms, sutartiniams reikalams ir komunikacijai su klientais teikiama specializuota personalo ir rangovų pagalba.
- Privatumui ir saugumui dirbant su klientais užtikrinti gali būti suteikta pasirenkama aukščiausios klasės VPN licencija.
- Tvarkant JAV sveikatos priežiūros klientų saugomą sveikatos informaciją teikiami HIPAA atitikties ir kibernetinio saugumo mokymai bei sertifikavimas.
- Specializuoti veiklos efektyvumo mokymai apima komunikaciją, klientų valdymą, produktyvumo sistemas ir rekomenduojamą praktiką.
- JAV švenčių dienomis galima nedirbti, jei tai patvirtina klientas ir leidžia grafikas.
- Kliento patvirtintas laisvas laikas gali būti apmokamas arba neapmokamas; apmokamas laisvas laikas yra pasirenkamas ir galimas tik tada, kai jį siūlo klientas.
- Galimi šablonai, darbo procesų vadovai, produktyvumo įrankiai ir klientui skirtos standartinės veiklos procedūros.
- Kai kurie klientai gali siūlyti veiklos premijas, kitas paskatas arba papildomas darbo valandas.
- Teikiamos nuotolinio darbo vietos įrengimo gairės ir rangovų pagalbos ištekliai.