Winning Assistants LLC е компания за подбор и наемане на персонал, която свързва лекари, здравни специалисти и собственици на бизнеси с квалифицирани виртуални асистенти от глобален набор от таланти. Нейните услуги за поддръжка, съобразени с изискванията на HIPAA, обхващат административна работа, управление на медицински кабинети, маркетинг и обслужване на клиенти, като помагат на клиентите да оптимизират ежедневните операции, да контролират разходите и да отделят повече време за развитието на бизнеса.
Изпълнителен виртуален асистент – операции в стоматологична практика
Работа на непълно работно време от разстояние като изпълнителен асистент, подпомагащ административните операции, планирането, проследяването на KPI и координацията на работните процеси за стоматологична практика в САЩ. Отворена за кандидати, базирани във Филипините.
Филипини10 400 $ – 12 480 $ / година
ДистанционноНепълен работен денСредно нивоСтаршиЗадължителен Език: английскиАдминистративен асистентОписание
- Координиране на ежедневната административна и оперативна работа на стоматологичната практика.
- Проследяване на работните процеси, задачите, сроковете, нерешените задачи и действията за изпълнение.
- Проследяване на членовете на екипа за потвърждаване, че отговорностите са изпълнени.
- Идентифициране на оперативни затруднения и съдействие за практични решения.
- Координиране с вътрешни екипи, доставчици и външни партньори.
- Съдействие за подобряване на офис системите, организацията и оперативната ефективност.
- Управление на календарите на ръководството, срещите, напомнянията, имейлите, обажданията, текстовите съобщения и друга комуникация.
- Записване на бележки от срещи, цели, планове за действие и напредъка по изпълнението.
- Информиране на собственика на практиката за приоритетите, напредъка и нерешените задачи.
- Създаване на отчети, електронни таблици, презентации и други административни документи.
- Поддържане на организирани цифрови файлове, записи и административни системи.
- Координиране на календари и записване на часове.
- Идентифициране на пропуски в графика и съдействие за поддържане на пълен график на практиката.
- Изпращане на напомняния и обработване на последваща комуникация.
- Наблюдение на KPI, напредъка на екипа и информацията за оперативното представяне.
- Поддържане на CRM записи, бази данни и електронни таблици.
- Създаване и актуализиране на отчети, подпомагащи оперативните решения.
- Съдействие за увеличаване на производителността на офиса и намаляване на предотвратимите разходи.
- Управление на информационни бюлетини и свързаната последваща комуникация.
- Предлагане на подобрения на работните процеси и съдействие при изпълнението на одобрените промени.
- Поемане на отговорност за проблемите и поддържане на движението на важните приоритети.
Изисквания
- Опит като изпълнителен асистент, административен асистент, оперативен асистент или виртуален асистент.
- Доказани умения в административната координация, управлението на календари и планирането.
- Способност за управление на конкуриращи се отговорности и самостоятелно изпълнение на работата.
- Силни организационни умения, способност за изпълнение на множество задачи и управление на времето.
- Отлични писмени и устни комуникационни умения по английски език.
- Ефективно решаване на проблеми, критично мислене и умения за вземане на решения.
- Проактивност, находчивост и готовност за поемане на инициатива.
- Способност за координация с колеги и проследяване на изпълнението на задачите.
- Внимателност и точност при работа с документация, графици и отчети.
- Уверено използване на технологии и готовност за изучаване на нови системи и платформи.
- Надеждна интернет услуга и надеждна среда за работа от разстояние.
- Възможност за работа в часовете по източно време с гъвкавост според нуждите на графика на практиката.
- Ясни и професионални умения за говорене и писане на английски език.
- Изисква се релевантен професионален опит.
- Преди започване на работа трябва да бъде предоставено удостоверение NBI и/или местно полицейско удостоверение.
- Способност за участие в задължителни видео срещи с включена камера.
- Надежден лаптоп или настолен компютър.
- Стабилна високоскоростна интернет връзка от поне 25 Mbps.
- Слушалки с шумопотискане.
- Работеща уебкамера.
- Тихо и професионално работно пространство.
- Опитът с CRM, включително Salesforce, е предимство.
- Познаването на Slack, WhatsApp, Skype, VoIP системи, Google Workspace, Microsoft Office и платформи за планиране е предимство.
Придобивки
- На разположение е специализирана HR поддръжка и поддръжка за изпълнители при въпроси, насоки, договорни въпроси и комуникация с клиенти.
- Може да бъде предоставен незадължителен премиум VPN лиценз за подпомагане на поверителността и сигурността по време на работа за клиент.
- Предоставят се обучения за съответствие с HIPAA и киберсигурност с издаване на сертификат за работа с PHI за американски клиенти в здравеопазването.
- Фирменото обучение за представяне обхваща комуникация, управление на клиенти, системи за продуктивност и препоръчителни практики.
- Почивни дни по време на американски празници могат да бъдат използвани с одобрение от клиента и ако са съвместими с графика.
- Одобреното от клиента почивно време може да бъде платено или неплатено; платеният отпуск е незадължителен и е наличен само когато клиентът го предлага.
- На разположение са шаблони, ръководства за работни процеси, инструменти за продуктивност и SOP ресурси за конкретния клиент.
- Някои клиенти могат да предлагат бонуси за представяне, други стимули или допълнителни часове.
- На разположение са насоки за оборудване за работа от разстояние и ресурси за подкрепа на изпълнители.