LogoFresh Jobs Ahead
Winning Assistants LLC
Winning Assistants LLC
51 – 200 Medewerkers
AdviesLogistiekMarketing
Winning Assistants LLC is een bedrijf voor personeelsbemiddeling en recruitment dat artsen, zorgprofessionals en ondernemers in contact brengt met vakkundige virtuele assistenten uit een wereldwijde talentpool. De HIPAA-conforme ondersteuningsdiensten omvatten administratief werk, het beheer van medische praktijken, marketing en klantenservice. Hiermee kunnen klanten hun dagelijkse activiteiten stroomlijnen, kosten beheersen en meer tijd besteden aan de groei van hun bedrijf.
LinkedIn
Vacatures bij het bedrijf

Executive virtual assistant – bedrijfsvoering van tandartspraktijk

Parttimefunctie op afstand ter ondersteuning van administratieve werkzaamheden, planning, KPI-monitoring en workflowcoördinatie voor een tandartspraktijk in de Verenigde Staten. Kandidaten die in de Filipijnen wonen, kunnen solliciteren.

PHFilipijnen
$ 10.400 – $ 12.480 / jaar
Op afstandDeeltijdMediorSeniorVereiste Taal: EngelsAdministratief assistent
VoIP

Beschrijving

  • Coördineer de dagelijkse administratieve en operationele werkzaamheden van de tandartspraktijk.
  • Volg workflows, opdrachten, deadlines, openstaande taken en actiepunten.
  • Neem contact op met teamleden om te bevestigen dat verantwoordelijkheden zijn uitgevoerd.
  • Signaleer operationele knelpunten en ondersteun bij praktische oplossingen.
  • Coördineer met interne teams, leveranciers en externe partners.
  • Help kantoorprocessen, organisatie en operationele efficiëntie te verbeteren.
  • Beheer agenda's van de leiding, afspraken, vergaderingen, herinneringen, e-mails, telefoongesprekken, sms-berichten en andere communicatie.
  • Leg vergadernotities, doelstellingen, actieplannen en voortgang van de uitvoering vast.
  • Houd de eigenaar van de praktijk op de hoogte van prioriteiten, voortgang en onopgeloste taken.
  • Maak rapporten, spreadsheets, presentaties en andere administratieve documenten.
  • Houd digitale bestanden, registraties en administratieve systemen overzichtelijk.
  • Coördineer agenda's en het boeken van afspraken.
  • Identificeer gaten in de planning en help een volledig gevulde praktijkagenda te behouden.
  • Verstuur herinneringen en verzorg vervolgcommunicatie.
  • Monitor KPI's, teamvoortgang en informatie over operationele prestaties.
  • Onderhoud CRM-gegevens, databases en spreadsheets.
  • Maak en actualiseer rapporten die operationele beslissingen ondersteunen.
  • Ondersteun initiatieven om de productie van de praktijk te verhogen en vermijdbare kosten te verlagen.
  • Beheer nieuwsbrieven en bijbehorende vervolgcommunicatie.
  • Stel workflowverbeteringen voor en help goedgekeurde wijzigingen implementeren.
  • Neem verantwoordelijkheid voor problemen en zorg dat belangrijke prioriteiten voortgang boeken.

Vereisten

  • Ervaring als Executive Assistant, administratief medewerker, Operations Assistant of virtual assistant.
  • Aantoonbare ervaring met administratieve coördinatie, agendabeheer en planning.
  • Je kunt verschillende verantwoordelijkheden beheren en werkzaamheden zelfstandig afronden.
  • Sterke organisatorische, multitasking- en timemanagementvaardigheden.
  • Uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden in het Engels.
  • Effectieve vaardigheden op het gebied van probleemoplossing, kritisch denken en besluitvorming.
  • Proactief, vindingrijk en bereid om initiatief te nemen.
  • Je kunt met collega's coördineren en de voortgang van taken bewaken.
  • Zorgvuldig en nauwkeurig bij het verwerken van documentatie, planning en rapporten.
  • Je bent vertrouwd met technologie en leert nieuwe systemen en platforms gemakkelijk gebruiken.
  • Betrouwbare internetverbinding en een geschikte, betrouwbare thuiswerkopstelling.
  • Beschikbaar om tijdens Eastern Time te werken, met flexibiliteit voor de planningsbehoeften van de praktijk.
  • Duidelijke en professionele Engelse spreek- en schrijfvaardigheid.
  • Relevante werkervaring is vereist.
  • Voor de onboarding moet een NBI Clearance en/of lokale politieverklaring worden aangeleverd.
  • Je kunt verplichte videogesprekken bijwonen met de camera ingeschakeld.
  • Betrouwbare laptop of desktopcomputer.
  • Stabiele snelle internetverbinding van ten minste 25 Mbps.
  • Ruisonderdrukkende headset.
  • Werkende webcam.
  • Rustige, professionele werkplek.
  • Ervaring met CRM, waaronder Salesforce, is een pluspunt.
  • Kennis van Slack, WhatsApp, Skype, VoIP-systemen, Google Workspace, Microsoft Office en planningsplatforms is een pluspunt.

Voordelen

  • Er is gespecialiseerde HR- en opdrachtnemersondersteuning beschikbaar voor vragen, begeleiding, contractkwesties en communicatie met klanten.
  • Er kan optioneel een premium-VPN-licentie worden verstrekt ter ondersteuning van privacy en veiligheid tijdens klantwerk.
  • Er worden HIPAA-compliance- en cybersecuritytrainingen met certificering aangeboden voor het verwerken van PHI voor Amerikaanse zorgklanten.
  • De eigen prestatietraining behandelt communicatie, klantbeheer, productiviteitssystemen en aanbevolen werkwijzen.
  • Amerikaanse feestdagen kunnen worden opgenomen wanneer de klant daarvoor goedkeuring geeft en dit in het schema past.
  • Door de klant goedgekeurd verlof kan betaald of onbetaald zijn; betaald verlof is optioneel en alleen beschikbaar wanneer de klant dit aanbiedt.
  • Er zijn sjablonen, workflowhandleidingen, productiviteitstools en klantspecifieke SOP-middelen beschikbaar.
  • Sommige klanten bieden mogelijk prestatiebonussen, andere stimulansen of extra uren.
  • Er zijn richtlijnen voor het inrichten van de thuiswerkplek en ondersteuningsmiddelen voor opdrachtnemers beschikbaar.

Gerelateerde vacatures

Navitus Health Solutions

Senior Client Services Executive Pharmacy Benefits

Navitus Health Solutions
1.001 – 5.000 Medewerkers
AdviesGezondheidszorgVerzekeringen
USVerenigde StatenALAlabamaAZArizonaCACaliforniëCOColoradoCTConnecticutFLFloridaIDIdahoILIllinoisIAIowaKSKansasKYKentuckyLALouisianaMDMarylandMAMassachusettsMIMichiganMNMinnesotaMOMissouriMTMontanaNENebraskaNVNevadaNJNew JerseyNYNew YorkNCNorth CarolinaOHOhioOKOklahomaOROregonPAPennsylvaniaTNTennesseeTXTexasUTUtahVTVermontVAVirginiaWAWashingtonWIWisconsin
$ 85.064 – $ 104.373 / jaar
Op afstandVoltijdSeniorVereiste Taal: EngelsDiensten voor cliëntenMedewerker Klantenservice

Beheer complexe farmaceutische-benefitaccounts voor Navitus Health Solutions, geef vorm aan klantstrategieën en ondersteun klantbehoud. Identificeer kansen om diensten uit te breiden en kosten, service en gezondheidsresultaten te verbeteren.

Openen
The Duke of Edinburgh's Award

Medewerker bedrijfs ondersteuning, evenementen en ambassadeurs

The Duke of Edinburgh's Award
201 – 500 Medewerkers
LiefdadigheidOnderwijs
GBVerenigd Koninkrijk
£ 25.845 – £ 30.406 / jaar
HybrideVoltijdMediorSeniorVereiste Taal: EngelsEvenementen

Verzorg de evenementenadministratie, coördineer leveranciers en reizen en beantwoord vragen voor The Duke of Edinburgh’s Award. Deze hybride functie in het Verenigd Koninkrijk is vanuit huis, met wekelijkse aanwezigheid op kantoor in Reading.

Openen