Winning Assistants LLC ist ein Personalvermittlungs- und Recruiting-Unternehmen, das Ärzte, Angehörige der Gesundheitsberufe und Geschäftsinhaber mit qualifizierten virtuellen Assistenzkräften aus einem globalen Talentpool zusammenbringt. Die HIPAA-konformen Supportleistungen umfassen administrative Aufgaben, die Verwaltung medizinischer Praxen, Marketing und Kundenservice. Sie helfen Kunden dabei, ihre täglichen Abläufe zu optimieren, Kosten zu kontrollieren und mehr Zeit in das Wachstum ihres Unternehmens zu investieren.
Leitende virtuelle Assistenzkraft – Praxisbetrieb in der Zahnmedizin
Teilzeitstelle im Homeoffice zur Unterstützung der administrativen Abläufe, Terminplanung, KPI-Verfolgung und Workflow-Koordination für eine Zahnarztpraxis in den USA. Bewerbungen von Personen mit Wohnsitz auf den Philippinen sind möglich.
Philippinen10.400 $ – 12.480 $ / Jahr
RemoteTeilzeitMittlere StufeSeniorErforderliche Sprache: EnglischVerwaltungsassistentBeschreibung
- Koordinieren Sie die täglichen administrativen und betrieblichen Aufgaben der Zahnarztpraxis.
- Verfolgen Sie Workflows, Zuständigkeiten, Fristen, ausstehende Aufgaben und To-dos.
- Fassen Sie bei Teammitgliedern nach, um die Erledigung ihrer Zuständigkeiten zu bestätigen.
- Erkennen Sie betriebliche Engpässe und unterstützen Sie bei praktischen Lösungen.
- Koordinieren Sie sich mit internen Teams, Lieferanten und externen Partnern.
- Unterstützen Sie die Verbesserung von Praxissystemen, Organisation und betrieblicher Effizienz.
- Verwalten Sie Kalender der Führungskräfte, Termine, Besprechungen, Erinnerungen, E-Mails, Anrufe, Textnachrichten und andere Kommunikation.
- Dokumentieren Sie Besprechungsnotizen, Ziele, Aktionspläne und den Umsetzungsfortschritt.
- Halten Sie die Praxisinhaberin oder den Praxisinhaber über Prioritäten, Fortschritte und ungelöste Aufgaben informiert.
- Erstellen Sie Berichte, Tabellen, Präsentationen und andere administrative Dokumente.
- Pflegen Sie geordnete digitale Dateien, Aufzeichnungen und Verwaltungssysteme.
- Koordinieren Sie Kalender und Terminbuchungen.
- Erkennen Sie Lücken in der Terminplanung und helfen Sie dabei, einen vollständig ausgelasteten Praxisplan aufrechtzuerhalten.
- Versenden Sie Erinnerungen und übernehmen Sie die weitere Kommunikation.
- Überwachen Sie KPIs, den Teamfortschritt und Informationen zur betrieblichen Leistung.
- Pflegen Sie CRM-Datensätze, Datenbanken und Tabellen.
- Erstellen und aktualisieren Sie Berichte zur Unterstützung betrieblicher Entscheidungen.
- Unterstützen Sie Maßnahmen zur Steigerung der Praxisleistung und zur Verringerung vermeidbarer Ausgaben.
- Verwalten Sie Newsletter und die dazugehörige weitere Kommunikation.
- Schlagen Sie Workflow-Verbesserungen vor und unterstützen Sie bei der Umsetzung genehmigter Änderungen.
- Übernehmen Sie Verantwortung für Probleme und sorgen Sie dafür, dass wichtige Prioritäten vorankommen.
Anforderungen
- Erfahrung als Executive Assistant, administrative Assistenzkraft, Operations Assistant oder virtuelle Assistenzkraft.
- Nachweisbare Erfahrung in administrativer Koordination, Kalenderverwaltung und Terminplanung.
- Sie können konkurrierende Aufgaben verwalten und Arbeiten selbstständig abschließen.
- Ausgeprägte Organisations-, Multitasking- und Zeitmanagementfähigkeiten.
- Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch.
- Ausgeprägte Fähigkeiten in Problemlösung, kritischem Denken und Entscheidungsfindung.
- Proaktiv, lösungsorientiert und bereit, Eigeninitiative zu zeigen.
- Sie können mit Kolleginnen und Kollegen koordinieren und die Aufgabenerledigung überwachen.
- Sorgfältige und genaue Arbeitsweise bei Dokumentation, Terminplanung und Berichten.
- Sicherer Umgang mit Technologie und Bereitschaft, neue Systeme und Plattformen zu erlernen.
- Zuverlässige Internetverbindung und eine verlässliche Ausstattung für die Arbeit im Homeoffice.
- Bereitschaft, zu Zeiten der Eastern Time zu arbeiten, mit Flexibilität entsprechend dem Terminbedarf der Praxis.
- Klare und professionelle englische Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift.
- Einschlägige Berufserfahrung ist erforderlich.
- Vor dem Onboarding müssen ein NBI Clearance und/oder eine lokale polizeiliche Führungsbescheinigung vorgelegt werden.
- Bereitschaft zur Teilnahme an erforderlichen Videobesprechungen mit eingeschalteter Kamera.
- Zuverlässiger Laptop oder Desktopcomputer.
- Stabile Hochgeschwindigkeits-Internetverbindung mit mindestens 25 Mbit/s.
- Geräuschunterdrückendes Headset.
- Funktionierende Webcam.
- Ruhiger, professioneller Arbeitsplatz.
- CRM-Erfahrung, einschließlich Salesforce, ist von Vorteil.
- Kenntnisse in Slack, WhatsApp, Skype, VoIP-Systemen, Google Workspace, Microsoft Office und Terminplanungsplattformen sind von Vorteil.
Zusatzleistungen
- Ein engagiertes HR- und Auftragnehmer-Supportteam steht für Fragen, Beratung, Vertragsangelegenheiten und die Kommunikation mit Kunden zur Verfügung.
- Optional kann eine Premium-VPN-Lizenz zur Unterstützung von Datenschutz und Sicherheit während der Kundenarbeit bereitgestellt werden.
- Für den Umgang mit PHI im Auftrag von US-amerikanischen Gesundheitskunden werden HIPAA-Compliance- und Cybersicherheitsschulungen mit Zertifizierung angeboten.
- Proprietäre Leistungsschulungen behandeln Kommunikation, Kundenmanagement, Produktivitätssysteme und empfohlene Vorgehensweisen.
- US-amerikanische Feiertage können nach Genehmigung durch den Kunden und sofern mit dem Zeitplan vereinbar frei genommen werden.
- Vom Kunden genehmigte freie Tage können bezahlt oder unbezahlt sein; bezahlte freie Tage sind optional und nur verfügbar, wenn der Kunde diese anbietet.
- Vorlagen, Workflow-Leitfäden, Produktivitätstools und kundenspezifische SOP-Ressourcen stehen zur Verfügung.
- Einige Kunden bieten möglicherweise Leistungsboni, andere Anreize oder zusätzliche Arbeitsstunden an.
- Leitfäden zur Einrichtung des Homeoffice und Supportressourcen für Auftragnehmer stehen zur Verfügung.