RecruitMyMom
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11 – 50 Mitarbeitende
BeratungLogistikMarketing
RecruitMyMom ist eine südafrikanische Personalagentur, die Arbeitgeber mit qualifizierten berufstätigen Müttern und unabhängigen Auftragnehmerinnen und Auftragnehmern zusammenbringt. Das flexible Personalvermittlungsangebot umfasst Vollzeit- und Teilzeitstellen in Bereichen wie virtuelle Assistenz, Marketing, Logistik, Beratung und Unterstützung auf Teilzeitbasis für Führungskräfte. Die Agentur bietet außerdem Dienstleistungen zur Bewerberprüfung an, darunter Hintergrundüberprüfungen und psychometrische Tests, damit Arbeitgeber zuverlässige Fachkräfte finden und zugleich den Zugang von Frauen zu Arbeitsmöglichkeiten erweitern können.

Virtuelle administrative Assistenz in Teilzeit in Südafrika (remote)

Unterstützen Sie einen remote arbeitenden Gesundheitsdienstleister bei der Koordination von Praktikanten, der Überwachung des Kundensupports, der Verwaltung von Großhandelsbestellungen, dem Kunden-Onboarding, der Berichterstattung und der Zahlungsnachverfolgung. Diese Teilzeitstelle verbindet das tägliche Betriebsmanagement mit virtueller Schulung und administrativer Koordination.

Beschreibung

  • Tägliche 15-minütige Abstimmungen mit 2–3 Praktikanten im Kundensupport koordinieren, Prioritäten abstimmen und Ticketwarteschlangen prüfen
  • Die Qualität der Ticketbearbeitung auf den Unternehmensplattformen überprüfen, um Supportstandards einzuhalten
  • Fragen der Praktikanten beantworten und eskalierte oder besonders dringende Supportanliegen bearbeiten
  • Großhandelsbestellungen vom Eingang bis zur bestätigten Lieferung überwachen
  • Nachbestandsware bei Lieferanten bestellen und Lieferzeiten überwachen
  • Als wichtigste administrative Ansprechperson für Vertreter von Großhandelskunden fungieren
  • Überfällige Außenstände überwachen und planmäßige Zahlungserinnerungen versenden
  • Virtuelles Onboarding und interaktive Plattformschulungen für neue Kunden und Gesundheitsdienstleister durchführen
  • Willkommenspakete, Onboarding-Dokumente und Materialien für den Plattformzugang zusammenstellen und versenden
  • Schulungskalender für Mitglieder, Kunden und Gesundheitsdienstleister planen und pflegen
  • Monatliche Leistungs- und Serviceberichte für Unternehmenskunden erstellen und einreichen
  • An einer täglichen 15-minütigen Besprechung teilnehmen, um Ziele zu überprüfen, Hindernisse zu lösen, Fragen zu beantworten und eskalierte Tickets zuzuweisen
  • Wichtige operative Aufgaben erledigen, darunter Großhandelsbestellungen, Bestandsnachbestellungen, Onboarding und monatliche Berichterstattung
  • Der Leitung eine Zusammenfassung zum Tagesende mit erledigten Aufgaben, dem Stand von Bestellungen und Lieferungen, Ticketkennzahlen der Praktikanten und anstehenden Nachfassaktionen für den nächsten Tag bereitstellen

Anforderungen

  • Mindestens zwei Jahre Erfahrung in virtueller Assistenz, Betriebskoordination, Kundensupport oder administrativem Management
  • Erfahrung in der Betreuung von Junior-Kollegen, der Qualitätsprüfung ihrer Arbeit und der klaren Anleitung von Mitarbeitenden
  • Praktische Erfahrung mit Bestellungen, Bestandsnachbestellungen und der Nachverfolgung von Rechnungen
  • Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten sowie Einfühlungsvermögen und ein professionelles Auftreten
  • Fähigkeit, digitale Tools, Buchungssysteme und Kommunikationsplattformen schnell zu erlernen
  • Ausgeprägtes Zeitmanagement und die Fähigkeit, die Produktivität innerhalb eines wöchentlichen Arbeitsumfangs von 10 Stunden zu maximieren

Zusatzleistungen

  • Teilzeitbeschäftigung mit 10 Stunden pro Woche
  • Vollständig remote ausgeübte Tätigkeit

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