RecruitMyMom to południowoafrykańska agencja rekrutacyjna, która łączy pracodawców z wykwalifikowanymi profesjonalnymi matkami oraz niezależnymi wykonawcami. Jej elastyczna oferta rekrutacyjna obejmuje stanowiska w pełnym i niepełnym wymiarze godzin w takich obszarach jak wirtualna pomoc, marketing, logistyka, doradztwo oraz częściowe wsparcie kadry kierowniczej. Agencja świadczy również usługi weryfikacji kandydatów, w tym sprawdzanie danych osobowych i testy psychometryczne, pomagając pracodawcom znaleźć rzetelnych specjalistów oraz zwiększać dostęp kobiet do możliwości zatrudnienia.
Wirtualny asystent administracyjny na część etatu w Republice Południowej Afryki (zdalnie)
Wsparcie zdalnej działalności medycznej poprzez koordynację stażystów, nadzór nad obsługą klienta, administrację zamówieniami hurtowymi, wdrażanie klientów, raportowanie i monitorowanie płatności. Praca na część etatu łączy codzienne zarządzanie operacyjne z wirtualnymi szkoleniami i koordynacją administracyjną.
Opis
- Koordynowanie codziennych 15-minutowych spotkań z 2–3 stażystami ds. obsługi klienta, ustalanie priorytetów i przegląd kolejek zgłoszeń
- Sprawdzanie jakości rozwiązywania zgłoszeń na wszystkich platformach firmy w celu utrzymania standardów obsługi
- Odpowiadanie na pytania stażystów oraz zarządzanie eskalowanymi lub pilnymi sprawami dotyczącymi obsługi klienta
- Nadzorowanie hurtowych zamówień zakupu od ich otrzymania do potwierdzenia dostawy
- Zamawianie u dostawców zapasów uzupełniających i monitorowanie terminów dostaw
- Pełnienie funkcji głównej osoby kontaktowej w sprawach administracyjnych dla przedstawicieli klientów hurtowych
- Monitorowanie zaległych płatności i wysyłanie zaplanowanych przypomnień o płatności
- Prowadzenie wirtualnego wdrażania oraz interaktywnych szkoleń z obsługi platformy dla nowych klientów i pracowników ochrony zdrowia
- Przygotowywanie i wysyłanie pakietów powitalnych, dokumentów wdrożeniowych oraz materiałów umożliwiających dostęp do platformy
- Planowanie i prowadzenie kalendarzy szkoleń dla członków, klientów i pracowników ochrony zdrowia
- Przygotowywanie i składanie miesięcznych raportów dotyczących wyników i jakości usług dla klientów korporacyjnych
- Udział w codziennym 15-minutowym spotkaniu poświęconym omówieniu celów, usuwaniu przeszkód, odpowiadaniu na pytania i przydzielaniu eskalowanych zgłoszeń
- Realizowanie kluczowych zadań operacyjnych, w tym zamówień hurtowych, uzupełniania zapasów, wdrażania klientów i miesięcznego raportowania
- Przekazywanie kierownictwu podsumowania na koniec dnia obejmującego wykonane zadania, postępy w zamówieniach i dostawach, wskaźniki zgłoszeń stażystów oraz działania następcze na kolejny dzień
Wymagania
- Co najmniej dwa lata doświadczenia w wirtualnej asyście, koordynacji operacji, obsłudze klienta lub zarządzaniu administracyjnym
- Doświadczenie w nadzorowaniu młodszych współpracowników, sprawdzaniu jakości pracy i udzielaniu jasnych wskazówek
- Praktyczne doświadczenie w obsłudze zamówień zakupu, uzupełnianiu zapasów i monitorowaniu faktur
- Bardzo dobra komunikacja pisemna i ustna, empatia oraz profesjonalna prezencja
- Umiejętność szybkiego uczenia się narzędzi cyfrowych, systemów rezerwacji i platform komunikacyjnych
- Dobra organizacja czasu i umiejętność maksymalizowania produktywności w ramach 10-godzinnego tygodnia pracy
Benefity
- Praca na część etatu — 10 godzin tygodniowo
- W pełni zdalna praca