RecruitMyMom är en sydafrikansk talangagentur som sammanför arbetsgivare med kvalificerade yrkesverksamma mammor och självständiga konsulter. Dess flexibla rekryteringstjänster omfattar heltids- och deltidsroller inom bland annat virtuell assistans, marknadsföring, logistik, konsulttjänster och fraktionellt chefsstöd. Agenturen erbjuder även kandidatscreening, inklusive bakgrundskontroller och psykometriska tester, för att hjälpa arbetsgivare att hitta pålitlig kompetens och samtidigt öka kvinnors tillgång till arbetsmöjligheter.
Virtuell administrativ assistent på deltid i Sydafrika (distansarbete)
Stöd en distansbaserad vårdverksamhet genom att samordna praktikanter, övervaka kundsupport, administrera grossistbeställningar, introducera kunder, rapportera och följa upp betalningar. Denna deltidsroll kombinerar daglig verksamhetsledning med virtuell utbildning och administrativ samordning.
Beskrivning
- Samordna dagliga avstämningar på 15 minuter med 2–3 kundsupportpraktikanter, prioritera arbetet och gå igenom ärendeköerna
- Granska kvaliteten på ärendelösningar på företagets plattformar för att upprätthålla supportstandarder
- Besvara praktikantfrågor och hantera eskalerade eller brådskande supportärenden
- Övervaka grossistbeställningar från mottagande till bekräftad leverans
- Beställa påfyllnadslager från leverantörer och följa upp leveranstider
- Vara den huvudsakliga administrativa kontaktpersonen för representanter hos grossistkunder
- Övervaka förfallna saldon och skicka schemalagda betalningspåminnelser
- Leda virtuell introduktion och interaktiv plattformsutbildning för nya kunder och vårdgivare
- Sammanställa och skicka välkomstpaket, introduktionsdokument och material för plattformsåtkomst
- Planera och underhålla utbildningskalendrar för medlemmar, kunder och vårdgivare
- Förbereda och skicka månadsvisa resultat- och servicerapporter till företagskunder
- Delta i en daglig avstämning på 15 minuter för att gå igenom mål, lösa hinder, besvara frågor och fördela eskalerade ärenden
- Utföra nödvändigt operativt arbete, inklusive grossistbeställningar, lagerpåfyllnad, introduktion och månadsrapportering
- Ge ledningen en sammanfattning vid arbetsdagens slut med slutfört arbete, beställnings- och leveransstatus, praktikantrelaterad ärendestatistik och uppföljningar för nästa dag
Krav
- Minst två års erfarenhet av virtuell assistans, verksamhetssamordning, kundsupport eller administrativ ledning
- Erfarenhet av att handleda juniora kollegor, kontrollera arbetskvalitet och ge tydliga instruktioner
- Praktisk erfarenhet av inköpsorder, lagerpåfyllnad och processer för fakturauppföljning
- Mycket god skriftlig och muntlig kommunikationsförmåga, med empati och professionellt bemötande
- Förmåga att snabbt lära sig digitala verktyg, bokningssystem och kommunikationsplattformar
- God tidsplanering och förmåga att maximera produktiviteten inom ett arbetsschema på 10 timmar per vecka
Förmåner
- Deltidsschema på 10 timmar per vecka
- Helt distansbaserat arbete