RecruitMyMom is een Zuid-Afrikaans talentbureau dat werkgevers in contact brengt met vakkundige werkende moeders en zelfstandige professionals. Het flexibele aanbod voor werving en selectie omvat fulltime- en parttimefuncties in onder meer virtuele assistentie, marketing, logistiek, consultancy en ondersteuning van leidinggevenden op fractionele basis. Het bureau biedt ook diensten voor de screening van kandidaten, waaronder antecedentenonderzoek en psychometrische tests, zodat werkgevers betrouwbare talenten kunnen vinden en tegelijkertijd de toegang van vrouwen tot werkgelegenheid kunnen vergroten.
Parttime virtueel administratief assistent in Zuid-Afrika (op afstand)
Ondersteun een op afstand werkende zorgorganisatie met de coördinatie van stagiairs, toezicht op klantenservice, administratie van groothandelsbestellingen, onboarding van klanten, rapportages en opvolging van betalingen. Deze parttimefunctie combineert dagelijks operationeel management met virtuele training en administratieve coördinatie.
Beschrijving
- Dagelijks overleg van 15 minuten met 2–3 stagiairs van de klantenservice coördineren, prioriteiten afstemmen en ticketwachtrijen controleren
- De kwaliteit van ticketoplossingen op bedrijfsplatforms controleren om de servicestandaarden te handhaven
- Vragen van stagiairs beantwoorden en geëscaleerde of urgente supportkwesties behandelen
- Groothandelsbestellingen vanaf ontvangst tot bevestigde levering bewaken
- Aanvulvoorraad bij leveranciers bestellen en levertijden monitoren
- Optreden als belangrijkste administratieve contactpersoon voor vertegenwoordigers van groothandelsaccounts
- Achterstallige saldi bewaken en geplande betalingsherinneringen versturen
- Virtuele onboarding en interactieve platformtraining geven aan nieuwe klanten en zorgverleners
- Welkomstpakketten, onboardingdocumenten en materialen voor platformtoegang samenstellen en versturen
- Trainingskalenders voor leden, klanten en zorgverleners plannen en bijhouden
- Maandelijkse prestatie- en servicerapporten voor zakelijke klanten opstellen en indienen
- Deelnemen aan een dagelijkse huddle van 15 minuten om doelen te bespreken, knelpunten op te lossen, vragen te beantwoorden en geëscaleerde tickets toe te wijzen
- Essentiële operationele werkzaamheden uitvoeren, waaronder groothandelsbestellingen, aanvulling van voorraad, onboarding en maandelijkse rapportages
- De leiding aan het einde van de dag een samenvatting geven van afgerond werk, de voortgang van bestellingen en leveringen, ticketstatistieken van stagiairs en opvolgacties voor de volgende dag
Vereisten
- Minimaal twee jaar ervaring in virtuele assistentie, operationele coördinatie, klantenservice of administratief management
- Ervaring met het aansturen van junior collega's, het controleren van de kwaliteit van hun werk en het geven van duidelijke aanwijzingen
- Praktische ervaring met inkooporders, het aanvullen van voorraad en het opvolgen van facturen
- Uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden, met empathie en een professionele uitstraling
- In staat om digitale tools, boekingssystemen en communicatieplatforms snel te leren
- Sterk timemanagement en het vermogen om de productiviteit binnen een wekelijks schema van 10 uur te maximaliseren
Voordelen
- Parttimewerk voor 10 uur per week
- Volledig op afstand werken