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FAT Brands Inc.
FAT Brands Inc.
51 – 200 Mitarbeitende
FertigungGastgewerbeLebensmittel und Getränke
FAT Brands Inc. ist ein globales Restaurant-Franchiseunternehmen, das sich auf den Erwerb, die Entwicklung, das Marketing und die Unterstützung von Fast-Casual-, Quick-Service- und Casual-Dining-Konzepten konzentriert. Zum Portfolio gehören Lebensmittel- und Dessertmarken wie Fatburger, Johnny Rockets, Round Table Pizza, Marble Slab Creamery, Great American Cookies, Fazoli’s und Pretzelmaker sowie mehrere weitere Restaurantketten. Das Unternehmen entwickelt Franchise-Möglichkeiten auf nationalen und internationalen Märkten und bietet Franchisenehmern operative Unterstützung. FAT Brands betreibt außerdem eine Produktionsstätte in Atlanta, die frischen Keks- und Brezelteig für seine Marken herstellt.
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Executive Assistant und Office Manager – Lexington Hybrid

Unterstützen Sie die Führungskräfte und organisieren Sie den Betrieb des Hauptsitzes in Lexington für FAT Brands’ globales Restaurant-Franchisegeschäft. Verantworten Sie Kalender, Reisen, Meetings, Veranstaltungen, Spesen, Dienstleister und die Büroorganisation.

USVereinigte StaatenKYKentuckyHybridVollzeitMittlere StufeSeniorErforderliche Sprache: EnglischVerwaltungsassistent

Beschreibung

  • Verwalten Sie komplexe, häufig wechselnde Kalender für die betreuten Führungskräfte, koordinieren Sie über Zeitzonen hinweg, lösen Sie Konflikte und schützen Sie Fokuszeiten
  • Organisieren Sie Sitzungen des Führungsteams von der Planung bis zur Nachbereitung, einschließlich Tagesordnungen, Unterlagen, Raum- und Technikvorbereitung, Protokollen und Aufgaben
  • Koordinieren Sie die Logistik für Meetings der Führungskräfte und Franchisenehmer, einschließlich Terminplanung, Reisen und Abläufen vor Ort
  • Erstellen, formatieren und korrigieren Sie Präsentationen, Memos, Tagesordnungen und Korrespondenz
  • Überwachen Sie Fristen und Verpflichtungen des Chief of Staff und verfolgen Sie diese nach, um den Fortschritt sicherzustellen
  • Organisieren Sie Geschäftsreisen der Führungskräfte gemäß Unternehmensrichtlinien, einschließlich Flug, Hotel, Bodentransport und detaillierter Reisepläne
  • Bearbeiten Sie Reiseänderungen und Stornierungen, einschließlich kurzfristiger Anfragen außerhalb der üblichen Geschäftszeiten
  • Erstellen, reichen Sie ein und stimmen Sie Spesenabrechnungen der Führungskräfte ab; überwachen Sie dabei Belege, Kontierung, Richtlinieneinhaltung und offene Punkte
  • Planen Sie Firmenveranstaltungen, Führungskräfte-Offsites, Franchisenehmer-Meetings und Veranstaltungen am Hauptsitz, einschließlich Veranstaltungsorten, Dienstleistern, Zimmerkontingenten, Catering, Materialien, Versand, Anmeldung und Unterstützung vor Ort
  • Überwachen Sie die Ausgaben für Veranstaltungen und Reisen im Verhältnis zum Budget des Chief of Staff und identifizieren Sie Abweichungen
  • Halten Sie bevorzugte Dienstleister, Reiseprofile, Treuekonten, Veranstaltungsvorlagen und Checklisten aktuell
  • Agieren Sie als tägliche Ansprechperson des Büros in Lexington, indem Sie Besucher begrüßen, die Anmeldung verwalten und Konferenzräume vorbereiten
  • Überwachen Sie Post, Pakete, Kurierdienste und Versandanforderungen
  • Beschaffen und verwalten Sie Büro-, Küchen-, Pausenraum-, Druck- und Versandbedarf
  • Koordinieren Sie Bürodienstleister und Serviceanbieter und eskalieren Sie Serviceprobleme, Preisänderungen und Vertragsfragen
  • Bearbeiten Sie Anträge für Ausweise und Gebäudezugang und pflegen Sie gemeinsam mit der IT und dem Chief of Staff die Liste der Zugangsberechtigten
  • Halten Sie Sicherheitsmaterialien und vorgeschriebene Bürohinweise aktuell und unterstützen Sie Verfahren zur Notfallvorsorge
  • Planen Sie Vorstellungsgespräche und organisieren Sie Reisen sowie die Logistik vor Ort für Bewerber, die zu Besuch kommen
  • Organisieren Sie den ersten Arbeitstag neuer Mitarbeitender am Hauptsitz, einschließlich Arbeitsplätzen, Materialien, Ausweisen, Begrüßungsunterlagen und Einführungsplänen
  • Unterstützen Sie HR-Programme und -Veranstaltungen logistisch
  • Unterstützen Sie die Verteilung interner Mitteilungen und die Veröffentlichung vorgeschriebener Hinweise am Hauptsitz

Anforderungen

  • Mindestens drei Jahre Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften als Executive Assistant oder eine vergleichbare Kombination aus Erfahrung in der Führungskräfteassistenz und im Office Management
  • Erfahrung in der Verwaltung komplexer Kalender von Führungskräften und in der Organisation von Geschäftsreisen
  • Erfahrung mit der Bearbeitung von Spesenabrechnungen gemäß einer Reise- und Spesenrichtlinie; Kenntnisse in Ramp, Concur, Expensify oder einer vergleichbaren Plattform
  • Erfahrung in der Koordination von Meetings und Veranstaltungen, einschließlich der Organisation von Dienstleistern und Catering
  • Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten sowie hohe Genauigkeit bei Dokumenten und Korrespondenz
  • Sicherer Umgang mit Microsoft Office und Google Workspace sowie die Fähigkeit, neue Tools und Systeme schnell zu erlernen
  • Gutes Urteilsvermögen und Diskretion im Umgang mit vertraulichen oder sensiblen Informationen
  • Bereitschaft, regelmäßig jede Woche vor Ort am Hauptsitz in Lexington zu arbeiten, mit flexiblen Arbeitszeiten für Veranstaltungen und Reisen der Führungskräfte
  • Von Vorteil: Erfahrung in einer Organisation mit mehreren Marken und Gesellschaften, im Restaurant- oder Franchisebereich
  • Von Vorteil: Erfahrung in der Unterstützung eines Chief of Staff oder eines Büros der Geschäftsleitung

Zusatzleistungen

  • Hybrides Arbeitsmodell
  • Zusätzliche Anwesenheit vor Ort bei Firmenveranstaltungen und Besuchen von Führungskräften

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