FAT Brands Inc. je globalno podjetje za franšizing restavracij, osredotočeno na pridobivanje, razvoj, trženje in podporo konceptom hitre, sproščene in klasične prehrane. Njegov portfelj vključuje blagovne znamke hrane in sladic, kot so Fatburger, Johnny Rockets, Round Table Pizza, Marble Slab Creamery, Great American Cookies, Fazoli’s in Pretzelmaker, ter več drugih restavracijskih verig. Podjetje razvija franšizne priložnosti na domačih in mednarodnih trgih ter franšizojemalcem zagotavlja operativno podporo. FAT Brands upravlja tudi proizvodni obrat v Atlanti, kjer za svoje blagovne znamke izdeluje sveže testo za piškote in preste.
Izvršni asistent in vodja pisarne – hibridno delo v Lexingtonu
Podpirajte višje vodstvo in upravljajte delovanje sedeža v Lexingtonu za globalno restavracijsko franšizno podjetje FAT Brands. Skrbite za koledarje, potovanja, sestanke, dogodke, stroške, dobavitelje in pisarniško logistiko.
Opis
- Upravljati zapletene in pogosto spreminjajoče se koledarje dodeljenih vodij, usklajevati dejavnosti v različnih časovnih pasovih, reševati konflikte in varovati čas za zbrano delo
- Voditi sestanke vodstvene ekipe od načrtovanja do nadaljnjega spremljanja, vključno z dnevnimi redi, gradivi, pripravo prostora in tehnologije, zapiski ter nalogami
- Usklajevati logistiko sestankov vodstva in franšizojemalcev, vključno z razporedi, potovanji in organizacijo na lokaciji
- Ustvarjati, oblikovati in lektorirati predstavitve, memorandume, dneve rede in korespondenco
- Spremljati roke in obveznosti vodje osebja ter izvajati nadaljnje aktivnosti za ohranjanje napredka
- Urejati službena potovanja vodij v skladu s politiko podjetja, vključno z letalskimi vozovnicami, hoteli, zemeljskim prevozom in podrobnimi itinerarji
- Obravnavati spremembe in odpovedi potovanj, vključno z zahtevami v kratkem roku zunaj običajnega delovnega časa
- Pripravljati, predložiti in usklajevati poročila o stroških vodij ter spremljati račune, kodiranje, skladnost s pravili in odprte postavke
- Načrtovati dogodke podjetja, umike vodstva, srečanja s franšizojemalci in dogodke na sedežu, vključno s prostori, dobavitelji, bloki sob, cateringom, gradivi, pošiljanjem, registracijo in podporo na lokaciji
- Spremljati porabo za dogodke in potovanja glede na proračun vodje osebja ter ugotavljati odstopanja
- Skrbeti, da so evidence prednostnih dobaviteljev, potovalni profili, programi zvestobe, predloge dogodkov in kontrolni seznami posodobljeni
- Biti vsakodnevna kontaktna oseba pisarne v Lexingtonu, pozdravljati obiskovalce, upravljati prijave in pripravljati konferenčne sobe
- Nadzirati pošto, pakete, kurirske storitve in potrebe pošiljanja
- Nabavljati in vzdrževati pisarniški, kuhinjski, odmorniški, tiskarski in odpremni material
- Usklajevati pisarniške dobavitelje in ponudnike storitev ter stopnjevati težave s storitvami, spremembe cen in pogodbena vprašanja
- Obdelovati zahteve za identifikacijske kartice in dostop do stavbe ter vzdrževati seznam pisarniških dostopov skupaj z IT-jem in vodjo osebja
- Vzdrževati varnostne zaloge in obvezna pisarniška obvestila ter pomagati pri postopkih pripravljenosti na izredne razmere
- Načrtovati razgovore s kandidati ter urejati potovanja in logistiko na lokaciji za kandidate na obisku
- Upravljati logistiko prvega dne za nove zaposlene na sedežu, vključno z delovnimi mesti, materialom, karticami, uvodnimi gradivi in urniki uvajanja
- Zagotavljati logistično pomoč pri kadrovskih programih in dogodkih
- Podpirati distribucijo internih komunikacij in objavo obveznih obvestil sedeža
Zahteve
- Najmanj tri leta izkušenj s podporo višjim vodjem kot izvršni asistent ali enakovredna kombinacija izkušenj z izvršno podporo in upravljanjem pisarne
- Izkušnje z upravljanjem zapletenih koledarjev vodij in urejanjem službenih potovanj
- Izkušnje z obdelavo poročil o stroških v skladu s politiko potovanj in stroškov; poznavanje platform Ramp, Concur, Expensify ali primerljive platforme
- Izkušnje z usklajevanjem sestankov in dogodkov, vključno z organizacijo dobaviteljev in cateringa
- Odlične pisne in ustne komunikacijske sposobnosti z izrazito natančnostjo pri dokumentih in korespondenci
- Dobro poznavanje Microsoft Office in Google Workspace ter sposobnost hitrega učenja novih orodij in sistemov
- Zdrava presoja in diskretnost pri ravnanju z zaupnimi ali občutljivimi informacijami
- Pripravljenost na redno delo na lokaciji sedeža v Lexingtonu vsak teden ter prilagodljiv delovni čas za dogodke in potovanja vodij
- Zaželeno: izkušnje v organizaciji z več blagovnimi znamkami, subjekti, restavracijami ali franšizami
- Zaželeno: izkušnje s podporo vodji osebja ali izvršni pisarni
Ugodnosti
- Hibridna ureditev dela
- Dodatna prisotnost na lokaciji med dogodki podjetja in obiski vodstva