A FAT Brands Inc. é uma empresa global de franquias de restaurantes voltada à aquisição, ao desenvolvimento, ao marketing e ao suporte de conceitos de restaurantes fast-casual, de serviço rápido e de casual dining. Seu portfólio inclui marcas de alimentos e sobremesas como Fatburger, Johnny Rockets, Round Table Pizza, Marble Slab Creamery, Great American Cookies, Fazoli’s e Pretzelmaker, além de várias outras redes de restaurantes. A empresa desenvolve oportunidades de franquia nos mercados doméstico e internacional e oferece suporte operacional aos franqueados. A FAT Brands também opera uma unidade fabril em Atlanta que produz massa fresca para cookies e pretzels de suas marcas.
Assistente Executivo e Gerente de Escritório - Lexington Híbrido
Apoie executivos seniores e gerencie as operações da sede em Lexington para o negócio global de franquias de restaurantes da FAT Brands. Supervisiona agendas, viagens, reuniões, eventos, despesas, fornecedores e a logística do escritório.
Descrição
- Gerenciar agendas complexas e frequentemente alteradas dos executivos designados, coordenando entre fusos horários, resolvendo conflitos e protegendo períodos de concentração
- Conduzir reuniões da equipe de liderança desde o agendamento até o acompanhamento, incluindo pautas, materiais, preparação da sala e da tecnologia, anotações e itens de ação
- Coordenar a logística de reuniões de líderes e franqueados, incluindo agendamento, viagens e preparativos presenciais
- Criar, formatar e revisar apresentações, memorandos, pautas e correspondências
- Monitorar prazos e compromissos do Chief of Staff e fazer o acompanhamento para manter o progresso
- Organizar viagens executivas de acordo com a política da empresa, incluindo passagens aéreas, hotéis, transporte terrestre e itinerários detalhados
- Lidar com alterações e cancelamentos de viagens, incluindo solicitações de última hora fora do horário comercial padrão
- Preparar, enviar e conciliar relatórios de despesas executivas, monitorando recibos, classificação, conformidade com políticas e itens pendentes
- Planejar eventos da empresa, encontros externos de liderança, reuniões de franqueados e atividades da sede, abrangendo locais, fornecedores, bloqueios de quartos, catering, materiais, remessas, inscrições e suporte presencial
- Monitorar os gastos com eventos e viagens em relação ao orçamento do Chief of Staff e identificar variações
- Manter atualizados os registros de fornecedores preferenciais, perfis de viagem, contas de fidelidade, modelos de eventos e listas de verificação
- Atuar como contato diário do escritório de Lexington, recepcionando visitantes, gerenciando o registro de entrada e preparando salas de conferência
- Supervisionar correspondências, pacotes, serviços de courier e necessidades de envio
- Comprar e manter suprimentos de escritório, cozinha, copa, impressão e envio
- Coordenar fornecedores e prestadores de serviços do escritório, escalando problemas de serviço, alterações de preços e questões contratuais
- Processar solicitações de crachás e acesso ao prédio e manter o cadastro de acesso do escritório com a equipe de TI e o Chief of Staff
- Manter suprimentos de segurança e avisos obrigatórios do escritório e auxiliar nos procedimentos de preparação para emergências
- Agendar entrevistas com candidatos e organizar viagens e logística presencial para candidatos visitantes
- Gerenciar a logística do primeiro dia de novas contratações da sede, incluindo espaços de trabalho, suprimentos, crachás, materiais de boas-vindas e agendas de orientação
- Prestar apoio logístico a programas e eventos de RH
- Apoiar a distribuição de comunicações internas e a publicação dos avisos obrigatórios da sede
Requisitos
- Pelo menos três anos de experiência apoiando executivos seniores como assistente executivo ou uma combinação equivalente de experiência em apoio executivo e gestão de escritório
- Experiência gerenciando agendas executivas complexas e organizando viagens de negócios
- Experiência processando relatórios de despesas conforme uma política de viagens e despesas; familiaridade com Ramp, Concur, Expensify ou plataforma comparável
- Experiência coordenando reuniões e eventos, incluindo preparativos com fornecedores e catering
- Excelentes habilidades de comunicação escrita e verbal, com forte precisão em documentos e correspondências
- Proficiência em Microsoft Office e Google Workspace, com capacidade de aprender rapidamente novas ferramentas e sistemas
- Bom julgamento e discrição ao lidar com informações confidenciais ou sensíveis
- Disponibilidade para trabalhar presencialmente de forma consistente todas as semanas na sede de Lexington, com horário flexível para eventos e viagens executivas
- Será considerado um diferencial ter experiência em uma organização de várias marcas, várias entidades, de restaurantes ou de franquias
- Será considerado um diferencial ter experiência apoiando um Chief of Staff ou um escritório executivo
Benefícios
- Modelo de trabalho híbrido
- Presença adicional no local para eventos da empresa e visitas da liderança