Η FAT Brands Inc. είναι μια παγκόσμια εταιρεία franchising εστιατορίων που επικεντρώνεται στην απόκτηση, ανάπτυξη, προώθηση και υποστήριξη konsep εστίασης fast-casual, quick-service και casual dining. Το χαρτοφυλάκιό της περιλαμβάνει επωνυμίες φαγητού και επιδορπίων, όπως οι Fatburger, Johnny Rockets, Round Table Pizza, Marble Slab Creamery, Great American Cookies, Fazoli’s και Pretzelmaker, καθώς και αρκετές ακόμη αλυσίδες εστιατορίων. Η εταιρεία αναπτύσσει ευκαιρίες franchising σε εγχώριες και διεθνείς αγορές και παρέχει επιχειρησιακή υποστήριξη στους δικαιοδόχους. Η FAT Brands λειτουργεί επίσης μια μονάδα παραγωγής στην Ατλάντα, όπου παράγεται φρέσκια ζύμη για μπισκότα και πρέτσελ για τις επωνυμίες της.
Εκτελεστικός/ή Βοηθός και Υπεύθυνος/η Γραφείου - Υβριδική εργασία στο Λέξινγκτον
Υποστήριξη ανώτερων στελεχών και διαχείριση των λειτουργιών των κεντρικών γραφείων στο Λέξινγκτον για την παγκόσμια επιχείρηση δικαιόχρησης εστιατορίων της FAT Brands. Εποπτεία ημερολογίων, ταξιδιών, συναντήσεων, εκδηλώσεων, εξόδων, προμηθευτών και λειτουργικής υποστήριξης γραφείου.
Περιγραφή
- Διαχείριση σύνθετων και συχνά μεταβαλλόμενων ημερολογίων για τα assigned στελέχη, με συντονισμό μεταξύ ζωνών ώρας, επίλυση συγκρούσεων και προστασία χρόνου συγκέντρωσης
- Διαχείριση συναντήσεων της ηγετικής ομάδας από τον προγραμματισμό έως την παρακολούθηση, συμπεριλαμβανομένων ημερήσιων διατάξεων, υλικού, προετοιμασίας αίθουσας και τεχνολογίας, σημειώσεων και ενεργειών
- Συντονισμός της υλικοτεχνικής υποστήριξης συναντήσεων ηγεσίας και δικαιοδόχων, συμπεριλαμβανομένων προγραμματισμού, ταξιδιών και επιτόπιων ρυθμίσεων
- Δημιουργία, μορφοποίηση και διόρθωση παρουσιάσεων, υπομνημάτων, ημερήσιων διατάξεων και αλληλογραφίας
- Παρακολούθηση προθεσμιών και δεσμεύσεων για τον/την Chief of Staff και follow-up για τη διατήρηση της προόδου
- Οργάνωση επαγγελματικών ταξιδιών στελεχών σύμφωνα με την εταιρική πολιτική, συμπεριλαμβανομένων αεροπορικών εισιτηρίων, ξενοδοχείων, χερσαίων μετακινήσεων και λεπτομερών δρομολογίων
- Διαχείριση αλλαγών και ακυρώσεων ταξιδιών, συμπεριλαμβανομένων αιτημάτων τελευταίας στιγμής εκτός του τυπικού ωραρίου
- Προετοιμασία, υποβολή και συμφωνία αναφορών εξόδων στελεχών, με παρακολούθηση αποδείξεων, κωδικοποίησης, συμμόρφωσης με την πολιτική και εκκρεμών στοιχείων
- Σχεδιασμός εταιρικών εκδηλώσεων, συναντήσεων ηγεσίας εκτός γραφείου, συναντήσεων δικαιοδόχων και εκδηλώσεων των κεντρικών γραφείων, καλύπτοντας χώρους, προμηθευτές, κατανομές δωματίων, catering, υλικά, αποστολές, εγγραφές και επιτόπια υποστήριξη
- Παρακολούθηση των δαπανών εκδηλώσεων και ταξιδιών σε σχέση με τον προϋπολογισμό του/της Chief of Staff και εντοπισμός αποκλίσεων
- Διατήρηση ενημερωμένων αρχείων προτιμώμενων προμηθευτών, προφίλ ταξιδιών, λογαριασμών επιβράβευσης, προτύπων εκδηλώσεων και λιστών ελέγχου
- Λειτουργία ως καθημερινό σημείο επαφής του γραφείου στο Λέξινγκτον, με υποδοχή επισκεπτών, διαχείριση εγγραφών εισόδου και προετοιμασία αιθουσών συσκέψεων
- Εποπτεία αλληλογραφίας, δεμάτων, υπηρεσιών ταχυμεταφοράς και απαιτήσεων αποστολής
- Αγορά και συντήρηση προμηθειών γραφείου, κουζίνας, χώρου διαλείμματος, εκτυπώσεων και αποστολών
- Συντονισμός προμηθευτών γραφείου και παρόχων υπηρεσιών, με κλιμάκωση ζητημάτων εξυπηρέτησης, αλλαγών τιμών και συμβατικών θεμάτων
- Επεξεργασία αιτημάτων για κάρτες και πρόσβαση στο κτίριο και διατήρηση του μητρώου πρόσβασης του γραφείου σε συνεργασία με το IT και τον/την Chief of Staff
- Διατήρηση προμηθειών ασφαλείας και απαιτούμενων ανακοινώσεων γραφείου και υποστήριξη διαδικασιών ετοιμότητας έκτακτης ανάγκης
- Προγραμματισμός συνεντεύξεων υποψηφίων και οργάνωση ταξιδιών και επιτόπιας υποστήριξης για υποψηφίους που επισκέπτονται την εταιρεία
- Διαχείριση της υλικοτεχνικής υποστήριξης της πρώτης ημέρας για νέους εργαζομένους των κεντρικών γραφείων, συμπεριλαμβανομένων χώρων εργασίας, προμηθειών, καρτών, υλικού υποδοχής και προγραμμάτων προσανατολισμού
- Παροχή υλικοτεχνικής υποστήριξης για προγράμματα και εκδηλώσεις ανθρώπινου δυναμικού
- Υποστήριξη της διανομής εσωτερικών επικοινωνιών και της ανάρτησης των απαιτούμενων ανακοινώσεων των κεντρικών γραφείων
Απαιτήσεις
- Τουλάχιστον τρία χρόνια εμπειρίας στην υποστήριξη ανώτερων στελεχών ως εκτελεστικός/ή βοηθός ή ισοδύναμος συνδυασμός εμπειρίας εκτελεστικής υποστήριξης και διαχείρισης γραφείου
- Εμπειρία στη διαχείριση σύνθετων ημερολογίων στελεχών και στην οργάνωση επαγγελματικών ταξιδιών
- Εμπειρία στην επεξεργασία αναφορών εξόδων σύμφωνα με πολιτική ταξιδιών και εξόδων· εξοικείωση με Ramp, Concur, Expensify ή αντίστοιχη πλατφόρμα
- Εμπειρία στον συντονισμό συναντήσεων και εκδηλώσεων, συμπεριλαμβανομένων ρυθμίσεων προμηθευτών και catering
- Άριστες δεξιότητες γραπτής και προφορικής επικοινωνίας με ισχυρή ακρίβεια σε έγγραφα και αλληλογραφία
- Επάρκεια στο Microsoft Office και το Google Workspace, με ικανότητα γρήγορης εκμάθησης νέων εργαλείων και συστημάτων
- Ορθή κρίση και διακριτικότητα κατά τον χειρισμό εμπιστευτικών ή ευαίσθητων πληροφοριών
- Διαθεσιμότητα για συνεπή εργασία επιτόπου στα κεντρικά γραφεία του Λέξινγκτον κάθε εβδομάδα, με ευέλικτο ωράριο για εκδηλώσεις και ταξίδια στελεχών
- Προτιμητέο: εμπειρία σε οργανισμό πολλαπλών εμπορικών σημάτων ή οντοτήτων, σε εστιατόρια ή σε επιχείρηση δικαιόχρησης
- Προτιμητέο: εμπειρία υποστήριξης Chief of Staff ή εκτελεστικού γραφείου
Παροχές
- Υβριδική εργασία
- Επιπλέον παρουσία επιτόπου για εταιρικές εκδηλώσεις και επισκέψεις ηγεσίας