FAT Brands Inc. е глобална компания за ресторантьорски франчайзинг, насочена към придобиването, развитието, маркетинга и подкрепата на концепции за бързо, неформално и традиционно хранене. Портфолиото ѝ включва брандове за храни и десерти като Fatburger, Johnny Rockets, Round Table Pizza, Marble Slab Creamery, Great American Cookies, Fazoli’s и Pretzelmaker, както и няколко други ресторантьорски вериги. Компанията развива франчайз възможности на местни и международни пазари и предоставя оперативна подкрепа на франчайзополучателите. FAT Brands управлява и производствен обект в Атланта, който произвежда прясно тесто за бисквити и гевреци за нейните брандове.
Изпълнителен асистент и офис мениджър – хибридна работа в Лексингтън
Подпомагайте висшите ръководители и управлявайте дейността на централата в Лексингтън за глобалния ресторантьорски франчайз бизнес на FAT Brands. Отговаряйте за календари, пътувания, срещи, събития, разходи, доставчици и офис логистика.
Описание
- Управлявайте сложните и често променящи се календари на определените ръководители, координирайте дейности в различни часови зони, разрешавайте конфликти и защитавате време за концентрация
- Ръководете срещите на управленския екип от насрочването до последващите действия, включително дневен ред, материали, подготовка на залата и техниката, бележки и задачи
- Координирайте логистиката за срещи на ръководството и франчайзополучателите, включително графици, пътувания и организация на място
- Създавайте, форматирайте и коригирайте презентации, служебни записки, дневни редове и кореспонденция
- Следете сроковете и ангажиментите на началника на кабинета и предприемайте последващи действия за поддържане на напредъка
- Организирайте служебните пътувания на ръководителите съгласно политиката на компанията, включително самолетни билети, хотели, наземен транспорт и подробни маршрути
- Обработвайте промени и анулации на пътувания, включително спешни заявки извън стандартното работно време
- Подготвяйте, подавате и съгласувате отчетите за разходи на ръководителите, като следите разписки, кодиране, съответствие с политиките и нерешени позиции
- Планирайте фирмени събития, извънседмични срещи на ръководството, срещи с франчайзополучатели и събития в централата, включително места, доставчици, блокове от стаи, кетъринг, материали, доставки, регистрация и подкрепа на място
- Следете разходите за събития и пътувания спрямо бюджета на началника на кабинета и установявайте отклоненията
- Поддържайте актуални регистрите на предпочитаните доставчици, профилите за пътувания, картите за лоялност, шаблоните за събития и контролните списъци
- Бъдете ежедневното лице за контакт на офиса в Лексингтън, посрещайте посетители, управлявайте регистрацията и подготвяйте конферентните зали
- Наблюдавайте пощата, пратките, куриерските услуги и изискванията за доставки
- Закупувайте и поддържайте офис консумативи, кухненски принадлежности, консумативи за помещенията за почивка, печатни и транспортни материали
- Координирайте офис доставчиците и доставчиците на услуги, като ескалирате проблеми с обслужването, промени в цените и въпроси по договори
- Обработвайте заявките за пропуски и достъп до сградата и поддържайте списъка с достъп до офиса заедно с IT отдела и началника на кабинета
- Поддържайте запасите за безопасност и задължителните офис известия и подпомагайте процедурите за готовност при извънредни ситуации
- Насрочвайте интервюта с кандидати и организирайте пътуването и логистиката на място за гостуващи кандидати
- Управлявайте логистиката за първия ден на новите служители в централата, включително работни места, консумативи, пропуски, приветствени материали и графици за въвеждане
- Осигурявайте логистична помощ за HR програми и събития
- Подпомагайте разпространението на вътрешни съобщения и публикуването на задължителни известия на централата
Изисквания
- Най-малко три години опит в подпомагането на висши ръководители като изпълнителен асистент или еквивалентна комбинация от опит в изпълнителна поддръжка и управление на офис
- Опит в управлението на сложни календари на ръководители и организирането на служебни пътувания
- Опит в обработката на отчети за разходи съгласно политика за пътувания и разходи; познаване на Ramp, Concur, Expensify или сравнима платформа
- Опит в координирането на срещи и събития, включително организация с доставчици и кетъринг
- Отлични писмени и устни комуникационни умения с висока точност при документи и кореспонденция
- Умения за работа с Microsoft Office и Google Workspace и способност за бързо усвояване на нови инструменти и системи
- Добра преценка и дискретност при работа с поверителна или чувствителна информация
- Готовност за постоянна работа на място в централата в Лексингтън всяка седмица, с гъвкаво работно време за събития и пътувания на ръководители
- Предимство: опит в организация с множество марки, дружества, ресторанти или франчайзи
- Предимство: опит в подпомагането на началник на кабинет или изпълнителен офис
Придобивки
- Хибриден режим на работа
- Допълнително присъствие на място по време на фирмени събития и посещения на ръководството