FAT Brands Inc. globalna je kompanija za franšizno poslovanje restorana usmjerena na preuzimanje, razvoj, marketing i podršku konceptima brze ležerne prehrane, brze usluge i ležernog objedovanja. Njezin portfelj uključuje brendove hrane i slastica kao što su Fatburger, Johnny Rockets, Round Table Pizza, Marble Slab Creamery, Great American Cookies, Fazoli’s i Pretzelmaker, kao i nekoliko drugih restoranskih lanaca. Kompanija razvija franšizne mogućnosti na domaćim i međunarodnim tržištima te pruža operativnu podršku primateljima franšize. FAT Brands također upravlja proizvodnim pogonom u Atlanti, gdje se za njezine brendove proizvode svježe tijesto za kekse i perece.
Izvršni asistent i voditelj ureda – hibridni rad u Lexingtonu
Pružajte podršku višim rukovoditeljima i upravljajte poslovanjem sjedišta u Lexingtonu za globalnu franšiznu restoransku tvrtku FAT Brands. Nadzirite kalendare, putovanja, sastanke, događanja, troškove, dobavljače i uredsku logistiku.
Opis
- Upravljati složenim i često promjenjivim kalendarima dodijeljenih rukovoditelja, koordinirati aktivnosti kroz vremenske zone, rješavati sukobe i štititi vrijeme za koncentrirani rad
- Voditi sastanke upravljačkog tima od zakazivanja do naknadnog praćenja, uključujući dnevne redove, materijale, pripremu prostorije i tehnologije, bilješke i zadatke
- Koordinirati logistiku sastanaka vodstva i primatelja franšize, uključujući raspored, putovanja i organizaciju na lokaciji
- Izrađivati, oblikovati i lektorirati prezentacije, memorandume, dnevne redove i korespondenciju
- Pratiti rokove i obveze voditelja ureda te provoditi daljnje aktivnosti radi održavanja napretka
- Organizirati službena putovanja rukovoditelja u skladu s pravilima tvrtke, uključujući letove, hotele, zemaljski prijevoz i detaljne itinerare
- Rješavati promjene i otkazivanja putovanja, uključujući zahtjeve u kratkom roku izvan uobičajenog radnog vremena
- Pripremati, podnositi i usklađivati izvještaje o troškovima rukovoditelja uz praćenje računa, šifriranja, usklađenosti s pravilima i otvorenih stavki
- Planirati korporativna događanja, izdvojene sastanke vodstva, sastanke primatelja franšize i događanja u sjedištu, uključujući lokacije, dobavljače, blokove soba, catering, materijale, otpremu, registraciju i podršku na lokaciji
- Pratiti potrošnju na događanja i putovanja u odnosu na proračun voditelja ureda i utvrđivati odstupanja
- Održavati ažurnima evidencije preferiranih dobavljača, putne profile, programe vjernosti, predloške događanja i kontrolne popise
- Biti svakodnevna kontaktna osoba ureda u Lexingtonu, dočekivati posjetitelje, upravljati evidencijom prijava i pripremati konferencijske prostorije
- Nadzirati poštu, pakete, kurirske usluge i potrebe otpreme
- Nabavljati i održavati uredski, kuhinjski, prostor za odmor, tiskarski i otpremni materijal
- Koordinirati uredske dobavljače i pružatelje usluga te eskalirati probleme s uslugama, promjene cijena i pitanja povezana s ugovorima
- Obrađivati zahtjeve za identifikacijske iskaznice i pristup zgradi te održavati popis uredskih pristupa s IT odjelom i voditeljem ureda
- Održavati sigurnosne zalihe i obvezne uredske obavijesti te pomagati u postupcima pripravnosti za izvanredne situacije
- Zakazivati razgovore s kandidatima i organizirati putnu i logistiku na lokaciji za kandidate u posjetu
- Upravljati logistikom prvog dana za nove zaposlenike sjedišta, uključujući radna mjesta, materijal, iskaznice, materijale dobrodošlice i rasporede uvođenja u posao
- Pružati logističku pomoć za HR programe i događanja
- Podržavati distribuciju interne komunikacije i objavu obveznih obavijesti sjedišta
Zahtjevi
- Najmanje tri godine iskustva u pružanju podrške višim rukovoditeljima kao izvršni asistent ili ekvivalentna kombinacija iskustva u podršci rukovodstvu i upravljanju uredom
- Iskustvo u upravljanju složenim kalendarima rukovoditelja i organiziranju poslovnih putovanja
- Iskustvo u obradi izvještaja o troškovima prema pravilima za putne i druge troškove; poznavanje sustava Ramp, Concur, Expensify ili usporedive platforme
- Iskustvo u koordinaciji sastanaka i događanja, uključujući organizaciju dobavljača i cateringa
- Izvrsne pisane i usmene komunikacijske vještine uz snažnu točnost dokumenata i korespondencije
- Napredno poznavanje sustava Microsoft Office i Google Workspace te sposobnost brzog učenja novih alata i sustava
- Dobar rasudni kapacitet i diskrecija pri rukovanju povjerljivim ili osjetljivim informacijama
- Dostupnost za redovit rad na lokaciji u sjedištu u Lexingtonu svakog tjedna, uz fleksibilno radno vrijeme za događanja i putovanja rukovoditelja
- Poželjno: iskustvo u organizaciji s više brendova, subjekata, restorana ili franšiza
- Poželjno: iskustvo u podršci voditelju ureda ili izvršnom uredu
Pogodnosti
- Hibridni model rada
- Dodatna prisutnost na lokaciji tijekom korporativnih događanja i posjeta vodstva