FAT Brands Inc.は、ファストカジュアル、クイックサービス、カジュアルダイニングの各業態におけるブランドの買収、開発、マーケティング、支援を手がけるグローバルな外食フランチャイズ企業です。ブランドポートフォリオには、Fatburger、Johnny Rockets、Round Table Pizza、Marble Slab Creamery、Great American Cookies、Fazoli’s、Pretzelmakerをはじめとする食品・デザートブランドや、その他複数のレストランチェーンが含まれます。同社は国内外の市場でフランチャイズの機会を展開し、フランチャイズ加盟店に運営支援を提供しています。また、アトランタでは自社ブランド向けに新鮮なクッキー生地やプレッツェル生地を製造する工場も運営しています。
エグゼクティブアシスタント兼オフィスマネージャー - レキシントン・ハイブリッド勤務
幹部をサポートし、FAT Brandsのグローバルなレストランフランチャイズ事業におけるレキシントン本社の運営を管理します。予定、出張、会議、イベント、経費、ベンダー、オフィス業務を統括します。
仕事内容
- 担当する幹部の複雑で頻繁に変わる予定を管理し、タイムゾーンをまたぐ調整、競合の解消、集中時間の確保を行う
- リーダーシップチーム会議について、日程調整からフォローアップまでを担当し、議題、資料、会議室とテクノロジーの準備、議事録、アクション項目を管理する
- リーダーやフランチャイジーの会議に関する日程、出張、現地対応などのロジスティクスを調整する
- プレゼンテーション、メモ、議題、書簡を作成、書式設定、校正する
- Chief of Staffの期限とコミットメントを監視し、進捗を維持するためにフォローアップする
- 会社の規定に従って幹部の出張を手配し、航空券、ホテル、地上交通、詳細な旅程を管理する
- 通常の勤務時間外に発生する急な依頼を含め、出張の変更やキャンセルに対応する
- 領収書、勘定コード、規定遵守、未処理項目を確認しながら、幹部の経費報告を作成、提出、照合する
- 会場、ベンダー、客室ブロック、ケータリング、資料、発送、登録、現地サポートを含め、社内イベント、リーダーシップオフサイト、フランチャイジー会議、本社行事を計画する
- Chief of Staffの予算に照らしてイベントと出張の支出を監視し、差異を特定する
- 優先ベンダーの記録、出張プロフィール、ロイヤルティアカウント、イベントテンプレート、チェックリストを最新の状態に保つ
- 訪問者の出迎え、入館記録の管理、会議室の準備を行い、レキシントンオフィスの日常的な窓口を務める
- 郵便、荷物、宅配便、発送要件を管理する
- オフィス、キッチン、休憩室、印刷、発送用品を購入し、在庫を維持する
- オフィスのベンダーやサービス提供会社を調整し、サービス問題、価格変更、契約上の懸念をエスカレーションする
- バッジとビル入館申請を処理し、ITおよびChief of Staffとともにオフィス入館者名簿を管理する
- 安全用品と必要なオフィス掲示物を維持し、緊急時対応の準備手順を支援する
- 候補者面接の日程を調整し、来訪候補者の出張と現地対応を手配する
- 新しい本社採用者の初日のロジスティクスを管理し、作業スペース、用品、バッジ、歓迎資料、オリエンテーション日程を準備する
- 人事プログラムやイベントのロジスティクスを支援する
- 社内コミュニケーションの配信と、本社で掲示が必要な通知の掲示を支援する
応募要件
- エグゼクティブアシスタントとして上級幹部をサポートした3年以上の経験、または幹部サポートとオフィス管理を組み合わせた同等の経験
- 複雑な幹部の予定管理と業務出張の手配経験
- 出張・経費規定に基づく経費報告の処理経験。Ramp、Concur、Expensify、または同等のプラットフォームの知識があれば尚可
- ベンダーやケータリングの手配を含む会議・イベントの調整経験
- 優れた文書および口頭でのコミュニケーション能力と、文書・書簡の正確性
- Microsoft OfficeとGoogle Workspaceに精通し、新しいツールやシステムを迅速に習得できること
- 機密情報や慎重な取り扱いが必要な情報に対応する際の適切な判断力と守秘性
- 毎週継続してレキシントン本社へ出社でき、イベントや幹部の出張に応じて柔軟な勤務時間に対応できること
- 歓迎：複数ブランド、複数法人、レストラン、またはフランチャイズ組織での経験
- 歓迎：Chief of Staffまたは幹部オフィスのサポート経験
福利厚生
- ハイブリッド勤務制度
- 会社イベントやリーダーの訪問時には追加の出社が必要