FAT Brands Inc. adalah perusahaan waralaba restoran global yang berfokus pada akuisisi, pengembangan, pemasaran, dan dukungan untuk konsep restoran kasual cepat, layanan cepat, dan bersantap kasual. Portofolionya mencakup merek makanan dan hidangan penutup seperti Fatburger, Johnny Rockets, Round Table Pizza, Marble Slab Creamery, Great American Cookies, Fazoli’s, dan Pretzelmaker, serta beberapa jaringan restoran lainnya. Perusahaan ini mengembangkan peluang waralaba di pasar domestik dan internasional serta menyediakan dukungan operasional bagi penerima waralaba. FAT Brands juga mengoperasikan fasilitas manufaktur di Atlanta yang memproduksi adonan kue dan pretzel segar untuk merek-mereknya.
Asisten Eksekutif dan Manajer Kantor - Hibrida Lexington
Mendukung eksekutif senior dan mengelola operasional kantor pusat Lexington untuk bisnis waralaba restoran global FAT Brands. Mengawasi kalender, perjalanan, rapat, acara, pengeluaran, vendor, dan logistik kantor.
Deskripsi
- Mengelola kalender yang kompleks dan sering berubah untuk eksekutif yang ditugaskan, berkoordinasi lintas zona waktu, menyelesaikan konflik, dan melindungi waktu fokus
- Menjalankan rapat tim pimpinan mulai dari penjadwalan hingga tindak lanjut, termasuk agenda, materi, penyiapan ruangan dan teknologi, catatan, serta daftar tindakan
- Mengoordinasikan logistik rapat pimpinan dan pewaralaba, termasuk penjadwalan, perjalanan, dan pengaturan di lokasi
- Membuat, memformat, dan mengoreksi presentasi, memo, agenda, serta korespondensi
- Memantau tenggat waktu dan komitmen Chief of Staff serta melakukan tindak lanjut untuk menjaga kemajuan
- Mengatur perjalanan eksekutif sesuai kebijakan perusahaan, termasuk penerbangan, hotel, transportasi darat, dan rencana perjalanan terperinci
- Menangani perubahan dan pembatalan perjalanan, termasuk permintaan mendadak di luar jam kerja standar
- Menyiapkan, mengajukan, dan merekonsiliasi laporan pengeluaran eksekutif sambil memantau tanda terima, pengodean, kepatuhan kebijakan, dan hal-hal yang masih terbuka
- Merencanakan acara perusahaan, kegiatan di luar kantor untuk pimpinan, rapat pewaralaba, dan kegiatan kantor pusat, mencakup tempat, vendor, blok kamar, katering, materi, pengiriman, pendaftaran, dan dukungan di lokasi
- Memantau pengeluaran acara dan perjalanan dibandingkan dengan anggaran Chief of Staff serta mengidentifikasi penyimpangan
- Menjaga agar catatan vendor pilihan, profil perjalanan, akun loyalitas, templat acara, dan daftar periksa tetap mutakhir
- Bertindak sebagai kontak harian kantor Lexington dengan menyambut tamu, mengelola pencatatan masuk, dan menyiapkan ruang konferensi
- Mengawasi surat, paket, layanan kurir, dan kebutuhan pengiriman
- Membeli dan memelihara perlengkapan kantor, dapur, ruang istirahat, percetakan, dan pengiriman
- Mengoordinasikan vendor dan penyedia layanan kantor serta mengeskalasi masalah layanan, perubahan harga, dan persoalan kontrak
- Memproses permintaan lencana dan akses gedung serta memelihara daftar akses kantor bersama TI dan Chief of Staff
- Memelihara perlengkapan keselamatan dan pemberitahuan kantor yang diwajibkan serta membantu prosedur kesiapsiagaan darurat
- Menjadwalkan wawancara kandidat serta mengatur perjalanan dan logistik di lokasi bagi kandidat yang berkunjung
- Mengelola logistik hari pertama karyawan baru di kantor pusat, termasuk ruang kerja, perlengkapan, lencana, materi penyambutan, dan jadwal orientasi
- Memberikan bantuan logistik untuk program dan acara SDM
- Mendukung distribusi komunikasi internal dan pemasangan pemberitahuan kantor pusat yang diwajibkan
Persyaratan
- Memiliki pengalaman sedikitnya tiga tahun mendukung eksekutif senior sebagai asisten eksekutif, atau kombinasi pengalaman dukungan eksekutif dan manajemen kantor yang setara
- Berpengalaman mengelola kalender eksekutif yang kompleks dan mengatur perjalanan bisnis
- Berpengalaman memproses laporan pengeluaran berdasarkan kebijakan perjalanan dan pengeluaran; memahami Ramp, Concur, Expensify, atau platform sebanding
- Memiliki latar belakang dalam mengoordinasikan rapat dan acara, termasuk pengaturan vendor dan katering
- Memiliki kemampuan komunikasi tertulis dan lisan yang sangat baik, dengan ketelitian tinggi dalam dokumen dan korespondensi
- Mahir menggunakan Microsoft Office dan Google Workspace, serta mampu mempelajari alat dan sistem baru dengan cepat
- Memiliki penilaian yang baik dan menjaga kebijaksanaan saat menangani informasi rahasia atau sensitif
- Bersedia bekerja secara konsisten di kantor pusat Lexington setiap minggu, dengan jam kerja fleksibel untuk acara dan perjalanan eksekutif
- Diutamakan: pengalaman di organisasi restoran atau waralaba dengan banyak merek atau entitas
- Diutamakan: pengalaman mendukung Chief of Staff atau kantor eksekutif
Tunjangan
- Pengaturan kerja hibrida
- Kehadiran tambahan di lokasi untuk acara perusahaan dan kunjungan pimpinan