FAT Brands Inc. on maailmanlaajuinen ravintolafranchising-yritys, joka keskittyy fast casual-, quick service- ja casual dining -ravintolakonseptien hankintaan, kehittämiseen, markkinointiin ja tukemiseen. Sen portfolioon kuuluu ruoka- ja jälkiruokabrändejä, kuten Fatburger, Johnny Rockets, Round Table Pizza, Marble Slab Creamery, Great American Cookies, Fazoli’s ja Pretzelmaker, sekä useita muita ravintolaketjuja. Yritys kehittää franchising-mahdollisuuksia kotimaisilla ja kansainvälisillä markkinoilla ja tarjoaa franchising-yrittäjille operatiivista tukea. FAT Brandsilla on myös Atlantassa tuotantolaitos, jossa valmistetaan tuoretta keksi- ja pretzel-taikinaa sen brändeille.
Johdon assistentti ja toimistopäällikkö – Lexington, hybridityö
Tuet ylimmän johdon edustajia ja johdat Lexingtonin pääkonttorin toimintaa FAT Brandsin maailmanlaajuisessa ravintolafranchising-liiketoiminnassa. Vastaat kalentereista, matkoista, kokouksista, tapahtumista, kuluista, toimittajista ja toimiston logistiikasta.
Kuvaus
- Hallitse nimettyjen johtajien monimutkaisia ja usein muuttuvia kalentereita, koordinoi eri aikavyöhykkeiden välillä, ratkaise päällekkäisyydet ja suojaa keskittymiseen varattua aikaa
- Johda johtoryhmän kokoukset aikataulutuksesta seurantaan, mukaan lukien esityslistat, materiaalit, tilan ja teknologian valmistelu, muistiinpanot ja tehtävät
- Koordinoi johdon ja franchising-yrittäjien kokousten logistiikkaa, mukaan lukien aikataulutus, matkustaminen ja paikan päällä järjestettävät käytännöt
- Laadi, muotoile ja oikolue esityksiä, muistioita, esityslistoja ja kirjeenvaihtoa
- Seuraa Chief of Staffin määräaikoja ja sitoumuksia sekä varmista seurannalla edistyminen
- Järjestä johdon työmatkat yrityksen käytäntöjen mukaisesti, mukaan lukien lennot, hotellit, maakuljetukset ja yksityiskohtaiset matkasuunnitelmat
- Käsittele matkojen muutokset ja peruutukset, mukaan lukien lyhyellä varoitusajalla tulevat pyynnöt normaalien työaikojen ulkopuolella
- Laadi, lähetä ja täsmäytä johdon kuluraportit sekä seuraa kuitteja, koodauksia, käytäntöjen noudattamista ja avoimia asioita
- Suunnittele yrityksen tapahtumat, johdon offsite-tilaisuudet, franchising-yrittäjien kokoukset ja pääkonttorin tilaisuudet, mukaan lukien tapahtumapaikat, toimittajat, huonevaraukset, tarjoilut, materiaalit, lähetykset, ilmoittautumiset ja paikan päällä annettava tuki
- Seuraa tapahtuma- ja matkakulujen toteumaa Chief of Staffin budjettiin verrattuna ja tunnista poikkeamat
- Pidä ensisijaisten toimittajien tiedot, matkustusprofiilit, kanta-asiakastilit, tapahtumapohjat ja tarkistuslistat ajan tasalla
- Toimi Lexingtonin toimiston päivittäisenä yhteyshenkilönä vastaanottamalla vieraat, hallinnoimalla ilmoittautumista ja valmistelemalla kokoustilat
- Valvo postia, paketteja, kuriiripalveluja ja lähetysvaatimuksia
- Hanki ja ylläpidä toimisto-, keittiö-, taukotila-, tulostus- ja lähetystarvikkeita
- Koordinoi toimiston toimittajia ja palveluntarjoajia sekä eskaloi palveluongelmat, hinnanmuutokset ja sopimuksiin liittyvät huolenaiheet
- Käsittele kulkulupa- ja rakennukseen pääsyä koskevat pyynnöt sekä ylläpidä toimiston kulkulupaluetteloa yhdessä IT:n ja Chief of Staffin kanssa
- Ylläpidä turvallisuustarvikkeita ja vaadittuja toimistoilmoituksia sekä avusta hätätilanteisiin varautumisen menettelyissä
- Aikatauluta hakijahaastattelut ja järjestä vierailevien hakijoiden matka- ja paikan päällä tapahtuva logistiikka
- Hallinnoi uusien pääkonttorityöntekijöiden ensimmäisen päivän järjestelyjä, mukaan lukien työtilat, tarvikkeet, kulkuluvat, tervetulomateriaalit ja perehdytysaikataulut
- Tarjoa logistista tukea HR-ohjelmille ja -tapahtumille
- Tue sisäisen viestinnän jakelua ja vaadittujen pääkonttori-ilmoitusten julkaisemista
Vaatimukset
- Vähintään kolme vuotta kokemusta ylimmän johdon tukemisesta johdon assistenttina tai vastaava yhdistelmä johdon tukemisen ja toimistonhallinnan kokemusta
- Kokemusta monimutkaisten johtajien kalentereiden hallinnasta ja työmatkojen järjestämisestä
- Kokemusta kuluraporttien käsittelystä matka- ja kulukäytännön mukaisesti; Rampin, Concurin, Expensifyn tai vastaavan alustan tuntemus katsotaan eduksi
- Taustaa kokousten ja tapahtumien koordinoinnista, mukaan lukien toimittaja- ja tarjoilujärjestelyt
- Erinomaiset kirjalliset ja suulliset viestintätaidot sekä tarkkuus asiakirjoissa ja kirjeenvaihdossa
- Microsoft Officen ja Google Workspacen hyvä hallinta sekä kyky oppia nopeasti uusia työkaluja ja järjestelmiä
- Hyvä harkintakyky ja hienotunteisuus luottamuksellisten tai arkaluonteisten tietojen käsittelyssä
- Valmius työskennellä säännöllisesti paikan päällä Lexingtonin pääkonttorissa joka viikko sekä joustavat työajat tapahtumia ja johdon matkoja varten
- Eduksi katsotaan kokemus monibrändisestä tai moniyhtiöisestä organisaatiosta, ravintola-alalta tai franchising-organisaatiosta
- Eduksi katsotaan kokemus Chief of Staffin tai johtotoimiston tukemisesta
Edut
- Hybrid työskentelyjärjestely
- Lisäosallistuminen paikan päällä yrityksen tapahtumiin ja johdon vierailuihin