FAT Brands Inc. היא חברת זכיינות מסעדות גלובלית המתמקדת ברכישה, פיתוח, שיווק ותמיכה במותגי מסעדות מהירות-איכות, שירות מהיר והסעדה לא פורמלית. הפורטפוליו שלה כולל מותגי מזון וקינוחים כגון Fatburger, Johnny Rockets, Round Table Pizza, Marble Slab Creamery, Great American Cookies, Fazoli’s ו-Pretzelmaker, לצד כמה רשתות מסעדות נוספות. החברה מפתחת הזדמנויות לזכיינות בשווקים מקומיים ובינלאומיים ומספקת תמיכה תפעולית לזכיינים. FAT Brands מפעילה גם מתקן ייצור באטלנטה, המייצר בצק טרי לעוגיות ולבייגלה עבור המותגים שלה.
עוזר/ת מנהלים ומנהל/ת משרד - לקסינגטון היברידי
תמיכה במנהלים בכירים וניהול פעילות המטה בלקסינגטון עבור עסקי זכיינות המסעדות הגלובליים של FAT Brands. אחריות על יומנים, נסיעות, פגישות, אירועים, הוצאות, ספקים ולוגיסטיקת המשרד.
תיאור
- ניהול יומנים מורכבים ומשתנים לעיתים קרובות עבור המנהלים שהוקצו, כולל תיאום בין אזורי זמן, פתרון התנגשויות והגנה על זמן עבודה ממוקד
- ניהול ישיבות צוות ההנהלה משלב התזמון ועד המעקב, כולל סדרי יום, חומרים, הכנת חדרים וטכנולוגיה, רישום הערות ופריטי פעולה
- תיאום הלוגיסטיקה של ישיבות הנהלה וזכיינים, כולל תזמון, נסיעות וסידורים באתר
- יצירה, עיצוב והגהה של מצגות, מזכרים, סדרי יום והתכתבויות
- מעקב אחר מועדים והתחייבויות עבור ראש הסגל וביצוע מעקב לשמירה על התקדמות
- ארגון נסיעות מנהלים בהתאם למדיניות החברה, כולל טיסות, מלונות, תחבורה יבשתית ותוכניות נסיעה מפורטות
- טיפול בשינויים ובביטולים של נסיעות, כולל בקשות בהתראה קצרה מחוץ לשעות העבודה הרגילות
- הכנה, הגשה והתאמה של דוחות הוצאות מנהלים תוך מעקב אחר קבלות, קידוד, עמידה במדיניות ופריטים פתוחים
- תכנון אירועי חברה, מפגשי הנהלה מחוץ למשרד, ישיבות זכיינים ואירועי מטה, כולל מקומות, ספקים, הקצאות חדרים, קייטרינג, חומרים, משלוחים, הרשמה ותמיכה באתר
- מעקב אחר הוצאות האירועים והנסיעות מול תקציב ראש הסגל וזיהוי חריגות
- שמירה על עדכניות רשומות ספקים מועדפים, פרופילי נסיעות, חשבונות נאמנות, תבניות אירועים ורשימות בדיקה
- שמש/י כאיש/אשת הקשר היומי/ת של משרד לקסינגטון באמצעות קבלת פני מבקרים, ניהול רישום כניסה והכנת חדרי ישיבות
- פיקוח על דואר, חבילות, שירותי שליחויות ודרישות משלוח
- רכישה ותחזוקה של ציוד משרדי, מטבח, חדר מנוחה, הדפסה ומשלוחים
- תיאום ספקי המשרד ונותני השירות, והסלמת בעיות שירות, שינויי מחירים וחששות חוזיים
- עיבוד בקשות לתגים ולגישה לבניין ושמירה על רשימת מורשי הגישה למשרד בתיאום עם IT וראש הסגל
- תחזוקת ציוד בטיחות והודעות משרד נדרשות וסיוע בהליכי היערכות לחירום
- תזמון ראיונות מועמדים וארגון נסיעות ולוגיסטיקה באתר עבור מועמדים מבקרים
- ניהול הלוגיסטיקה של היום הראשון לעובדים חדשים במטה, כולל עמדות עבודה, ציוד, תגים, חומרי קבלת פנים ולוחות זמנים להתמצאות
- מתן סיוע לוגיסטי לתוכניות ולאירועי משאבי אנוש
- תמיכה בהפצת תקשורת פנימית ובפרסום הודעות המטה הנדרשות
דרישות
- לפחות שלוש שנות ניסיון בתמיכה במנהלים בכירים כעוזר/ת מנהלים, או שילוב מקביל של ניסיון בתמיכה מנהלית ובניהול משרד
- ניסיון בניהול יומנים מורכבים של מנהלים ובארגון נסיעות עסקים
- ניסיון בעיבוד דוחות הוצאות בהתאם למדיניות נסיעות והוצאות; היכרות עם Ramp, Concur, Expensify או פלטפורמה דומה
- רקע בתיאום פגישות ואירועים, כולל הסדרי ספקים וקייטרינג
- כישורי תקשורת מעולים בכתב ובעל פה, עם דיוק גבוה במסמכים ובהתכתבויות
- שליטה ב-Microsoft Office וב-Google Workspace, עם יכולת ללמוד במהירות כלים ומערכות חדשים
- שיקול דעת טוב ודיסקרטיות בטיפול במידע חסוי או רגיש
- זמינות לעבודה עקבית באתר במטה לקסינגטון מדי שבוע, עם שעות גמישות לאירועים ולנסיעות מנהלים
- יתרון: ניסיון בארגון רב-מותגי, רב-ישויות, במסעדנות או בזכיינות
- יתרון: ניסיון בתמיכה בראש סגל או במשרד מנהלים
הטבות
- מתכונת עבודה היברידית
- נוכחות נוספת באתר עבור אירועי חברה וביקורי הנהלה