FAT Brands Inc.
FAT Brands Inc.
FAT Brands Inc. è una società globale di franchising nella ristorazione, specializzata nell’acquisizione, nello sviluppo, nel marketing e nel supporto di concept fast-casual, a servizio rapido e di ristorazione informale. Il suo portafoglio comprende marchi di prodotti alimentari e dessert come Fatburger, Johnny Rockets, Round Table Pizza, Marble Slab Creamery, Great American Cookies, Fazoli’s e Pretzelmaker, oltre a diverse altre catene di ristoranti. L’azienda sviluppa opportunità di franchising nei mercati nazionali e internazionali e fornisce supporto operativo agli affiliati. FAT Brands gestisce inoltre uno stabilimento produttivo ad Atlanta che realizza impasti freschi per biscotti e pretzel destinati ai suoi marchi.

Assistente esecutivo e responsabile d'ufficio - Lexington ibrido

Supporta i dirigenti senior e gestisce le operazioni della sede di Lexington per l'attività globale di franchising della ristorazione di FAT Brands. Supervisiona calendari, viaggi, riunioni, eventi, spese, fornitori e logistica dell'ufficio.

Descrizione

  • Gestire calendari complessi e soggetti a frequenti cambiamenti per i dirigenti assegnati, coordinando diversi fusi orari, risolvendo conflitti e proteggendo il tempo di concentrazione
  • Gestire le riunioni del team dirigenziale dalla programmazione al follow-up, inclusi ordini del giorno, materiali, preparazione della sala e della tecnologia, note e attività da svolgere
  • Coordinare la logistica delle riunioni dei dirigenti e dei franchisee, inclusi programmazione, viaggi e organizzazione in presenza
  • Creare, formattare e revisionare presentazioni, memorandum, ordini del giorno e corrispondenza
  • Monitorare scadenze e impegni del Chief of Staff e svolgere il follow-up per garantire i progressi
  • Organizzare i viaggi dei dirigenti in conformità con la policy aziendale, inclusi voli, hotel, trasporti via terra e itinerari dettagliati
  • Gestire modifiche e cancellazioni dei viaggi, comprese le richieste con breve preavviso al di fuori del normale orario lavorativo
  • Preparare, presentare e riconciliare le note spese dei dirigenti, monitorando ricevute, codifica, conformità alle policy e attività aperte
  • Pianificare eventi aziendali, incontri fuori sede della leadership, riunioni dei franchisee e attività della sede, occupandosi di location, fornitori, blocchi di camere, catering, materiali, spedizioni, registrazioni e supporto in loco
  • Monitorare la spesa per eventi e viaggi rispetto al budget del Chief of Staff e individuare gli scostamenti
  • Mantenere aggiornati i dati dei fornitori preferenziali, i profili di viaggio, i programmi fedeltà, i modelli per eventi e le checklist
  • Essere il contatto quotidiano dell'ufficio di Lexington, accogliendo i visitatori, gestendo la registrazione degli ingressi e preparando le sale conferenze
  • Supervisionare posta, pacchi, servizi di corriere e necessità di spedizione
  • Acquistare e gestire le forniture per ufficio, cucina, area pausa, stampa e spedizioni
  • Coordinare i fornitori e i prestatori di servizi dell'ufficio, segnalando i problemi di servizio, le variazioni di prezzo e le questioni contrattuali
  • Elaborare le richieste di badge e accesso all'edificio e mantenere l'elenco degli accessi all'ufficio con il team IT e il Chief of Staff
  • Mantenere le forniture di sicurezza e gli avvisi obbligatori dell'ufficio e contribuire alle procedure di preparazione alle emergenze
  • Programmare i colloqui con i candidati e organizzare viaggi e logistica in loco per i candidati in visita
  • Gestire la logistica del primo giorno dei nuovi assunti della sede, inclusi postazioni di lavoro, forniture, badge, materiali di benvenuto e programmi di orientamento
  • Fornire assistenza logistica per programmi ed eventi delle Risorse Umane
  • Supportare la distribuzione delle comunicazioni interne e la pubblicazione degli avvisi obbligatori della sede

Requisiti

  • Almeno tre anni di esperienza nel supporto a dirigenti senior come assistente esecutivo, oppure una combinazione equivalente di esperienza nel supporto ai dirigenti e nella gestione d'ufficio
  • Esperienza nella gestione di calendari complessi di dirigenti e nell'organizzazione di viaggi di lavoro
  • Esperienza nell'elaborazione di note spese in conformità con una policy per viaggi e spese; familiarità con Ramp, Concur, Expensify o una piattaforma comparabile
  • Esperienza nel coordinamento di riunioni ed eventi, inclusi gli accordi con fornitori e servizi di catering
  • Eccellenti capacità di comunicazione scritta e orale, con grande precisione nella documentazione e nella corrispondenza
  • Padronanza di Microsoft Office e Google Workspace, con capacità di apprendere rapidamente nuovi strumenti e sistemi
  • Buon senso e discrezione nella gestione di informazioni riservate o sensibili
  • Disponibilità a lavorare regolarmente in presenza ogni settimana presso la sede di Lexington, con orari flessibili per eventi e viaggi dei dirigenti
  • Costituisce titolo preferenziale l'esperienza in un'organizzazione multimarca, multi-entità, della ristorazione o del franchising
  • Costituisce titolo preferenziale l'esperienza nel supporto a un Chief of Staff o a un ufficio dirigenziale

Benefit

  • Modalità di lavoro ibrida
  • Presenza aggiuntiva in sede per eventi aziendali e visite della leadership

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