FAT Brands Inc. to globalna firma działająca w branży franczyzy restauracyjnej, koncentrująca się na przejmowaniu, rozwijaniu, marketingu i wspieraniu konceptów fast casual, quick service oraz restauracji casual dining. Jej portfolio obejmuje marki gastronomiczne i deserowe, takie jak Fatburger, Johnny Rockets, Round Table Pizza, Marble Slab Creamery, Great American Cookies, Fazoli’s i Pretzelmaker, a także kilka innych sieci restauracyjnych. Firma rozwija możliwości franczyzowe na rynkach krajowych i międzynarodowych oraz zapewnia franczyzobiorcom wsparcie operacyjne. FAT Brands prowadzi również zakład produkcyjny w Atlancie, który wytwarza świeże ciasto na ciasteczka i precle dla jej marek.
Asystent kadry kierowniczej i kierownik biura — praca hybrydowa w Lexington
Wsparcie kadry kierowniczej wyższego szczebla i zarządzanie działalnością biura FAT Brands w Lexington w ramach globalnej działalności franczyzowej w branży restauracyjnej. Koordynacja kalendarzy, podróży, spotkań, wydarzeń, wydatków, dostawców i logistyki biura.
Opis
- Zarządzać złożonymi i często zmieniającymi się kalendarzami przypisanych członków kadry kierowniczej, koordynować spotkania w różnych strefach czasowych, rozwiązywać konflikty i chronić czas na pracę w skupieniu
- Prowadzić spotkania zespołu kierowniczego od planowania po działania następcze, w tym przygotowywać agendy i materiały, organizować salę i sprzęt, sporządzać notatki oraz monitorować zadania
- Koordynować logistykę spotkań kadry kierowniczej i franczyzobiorców, w tym harmonogramy, podróże i organizację na miejscu
- Tworzyć, formatować i korygować prezentacje, notatki służbowe, agendy i korespondencję
- Monitorować terminy i zobowiązania dyrektora gabinetu oraz podejmować działania następcze w celu utrzymania postępów
- Organizować podróże służbowe kadry kierowniczej zgodnie z polityką firmy, w tym loty, hotele, transport naziemny i szczegółowe plany podróży
- Obsługiwać zmiany i anulowania podróży, w tym pilne prośby składane poza standardowymi godzinami pracy
- Przygotowywać, składać i uzgadniać raporty wydatków kadry kierowniczej, monitorując rachunki, kody kosztów, zgodność z polityką i nierozstrzygnięte pozycje
- Planować wydarzenia firmowe, wyjazdy kadry kierowniczej, spotkania z franczyzobiorcami i wydarzenia w siedzibie głównej, obejmujące miejsca, dostawców, bloki pokoi, catering, materiały, wysyłkę, rejestrację i wsparcie na miejscu
- Monitorować wydatki na wydarzenia i podróże w odniesieniu do budżetu dyrektora gabinetu oraz identyfikować odchylenia
- Aktualizować dane preferowanych dostawców, profile podróży, konta lojalnościowe, szablony wydarzeń i listy kontrolne
- Pełnić funkcję codziennego kontaktu w biurze w Lexington, witając gości, prowadząc rejestrację i przygotowując sale konferencyjne
- Nadzorować pocztę, przesyłki, usługi kurierskie i wymagania dotyczące wysyłki
- Kupować i uzupełniać materiały biurowe, kuchenne, do pomieszczeń socjalnych, drukowania i wysyłki
- Koordynować pracę dostawców biurowych i usługodawców, eskalując problemy z usługami, zmiany cen i kwestie umowne
- Przetwarzać wnioski o identyfikatory i dostęp do budynku oraz prowadzić rejestr dostępu do biura we współpracy z działem IT i dyrektorem gabinetu
- Utrzymywać zapasy środków bezpieczeństwa i wymagane komunikaty biurowe oraz pomagać w procedurach przygotowania na sytuacje awaryjne
- Planować rozmowy kwalifikacyjne z kandydatami oraz organizować podróże i logistykę na miejscu dla odwiedzających kandydatów
- Zarządzać organizacją pierwszego dnia pracy nowych pracowników siedziby głównej, w tym stanowiskami pracy, materiałami, identyfikatorami, materiałami powitalnymi i harmonogramami wdrożenia
- Zapewniać wsparcie logistyczne programom i wydarzeniom HR
- Wspierać dystrybucję komunikacji wewnętrznej i publikowanie wymaganych komunikatów w siedzibie głównej
Wymagania
- Co najmniej trzy lata doświadczenia we wspieraniu kadry kierowniczej wyższego szczebla na stanowisku asystenta kadry kierowniczej lub równoważne połączenie doświadczenia we wsparciu kadry kierowniczej i zarządzaniu biurem
- Doświadczenie w zarządzaniu złożonymi kalendarzami kadry kierowniczej i organizowaniu podróży służbowych
- Doświadczenie w przetwarzaniu raportów wydatków zgodnie z polityką podróży i wydatków; znajomość Ramp, Concur, Expensify lub porównywalnej platformy
- Doświadczenie w koordynowaniu spotkań i wydarzeń, w tym organizacji współpracy z dostawcami i firmami cateringowymi
- Doskonałe umiejętności komunikacji pisemnej i ustnej oraz duża dokładność w przygotowywaniu dokumentów i korespondencji
- Biegła znajomość Microsoft Office i Google Workspace oraz umiejętność szybkiego uczenia się nowych narzędzi i systemów
- Dojrzała ocena sytuacji i dyskrecja w postępowaniu z poufnymi lub wrażliwymi informacjami
- Gotowość do regularnej pracy na miejscu w siedzibie głównej w Lexington każdego tygodnia, z elastycznymi godzinami podczas wydarzeń i podróży kadry kierowniczej
- Mile widziane: doświadczenie w organizacji wielomarkowej, wielopodmiotowej, restauracyjnej lub franczyzowej
- Mile widziane: doświadczenie we wspieraniu dyrektora gabinetu lub biura kadry kierowniczej
Benefity
- Hybrydowy model pracy
- Dodatkowa obecność na miejscu podczas wydarzeń firmowych i wizyt kadry kierowniczej