FAT Brands Inc.
FAT Brands Inc.
FAT Brands Inc. là một công ty nhượng quyền nhà hàng toàn cầu, tập trung vào việc mua lại, phát triển, tiếp thị và hỗ trợ các mô hình nhà hàng phục vụ nhanh, phục vụ nhanh theo phong cách bình dân và ăn uống thông thường. Danh mục của công ty gồm các thương hiệu đồ ăn và món tráng miệng như Fatburger, Johnny Rockets, Round Table Pizza, Marble Slab Creamery, Great American Cookies, Fazoli’s và Pretzelmaker, cùng một số chuỗi nhà hàng khác. Công ty phát triển các cơ hội nhượng quyền tại thị trường trong nước và quốc tế, đồng thời cung cấp hỗ trợ vận hành cho các bên nhận quyền. FAT Brands cũng vận hành một cơ sở sản xuất tại Atlanta, chuyên sản xuất bột bánh quy và bột bánh pretzel tươi cho các thương hiệu của mình.

Trợ lý Điều hành và Quản lý Văn phòng - Làm việc Kết hợp tại Lexington

Hỗ trợ các lãnh đạo cấp cao và quản lý hoạt động tại trụ sở Lexington cho hoạt động kinh doanh nhượng quyền nhà hàng toàn cầu của FAT Brands. Phụ trách lịch làm việc, công tác, cuộc họp, sự kiện, chi phí, nhà cung cấp và hậu cần văn phòng.

Mô tả

  • Quản lý lịch làm việc phức tạp và thường xuyên thay đổi của các lãnh đạo được phân công, phối hợp giữa các múi giờ, giải quyết xung đột và bảo vệ thời gian tập trung
  • Điều hành các cuộc họp của đội ngũ lãnh đạo từ khâu lên lịch đến theo dõi sau cuộc họp, bao gồm chương trình nghị sự, tài liệu, bố trí phòng và công nghệ, ghi chú và các đầu việc cần thực hiện
  • Điều phối hậu cần cho các cuộc họp lãnh đạo và bên nhận quyền, bao gồm lịch trình, công tác và sắp xếp tại địa điểm
  • Tạo, định dạng và hiệu đính bài thuyết trình, bản ghi nhớ, chương trình nghị sự và thư từ
  • Theo dõi thời hạn và cam kết của Giám đốc Điều hành và đôn đốc để duy trì tiến độ
  • Sắp xếp công tác cho lãnh đạo theo chính sách công ty, bao gồm vé máy bay, khách sạn, phương tiện mặt đất và lịch trình chi tiết
  • Xử lý các thay đổi và hủy chuyến công tác, bao gồm yêu cầu gấp ngoài giờ làm việc thông thường
  • Chuẩn bị, nộp và đối soát báo cáo chi phí của lãnh đạo, đồng thời theo dõi biên lai, mã chi phí, việc tuân thủ chính sách và các hạng mục còn tồn đọng
  • Lập kế hoạch cho các sự kiện công ty, chương trình làm việc bên ngoài của lãnh đạo, cuộc họp với bên nhận quyền và các hoạt động tại trụ sở, bao gồm địa điểm, nhà cung cấp, phòng lưu trú, dịch vụ ăn uống, tài liệu, vận chuyển, đăng ký và hỗ trợ tại chỗ
  • Theo dõi chi tiêu cho sự kiện và công tác so với ngân sách của Giám đốc Điều hành và xác định các khoản chênh lệch
  • Cập nhật hồ sơ nhà cung cấp ưu tiên, thông tin công tác, tài khoản khách hàng thân thiết, mẫu sự kiện và danh sách kiểm tra
  • Làm đầu mối liên hệ hằng ngày của văn phòng Lexington bằng cách đón tiếp khách, quản lý đăng ký ra vào và chuẩn bị phòng họp
  • Giám sát thư từ, bưu kiện, dịch vụ chuyển phát và các yêu cầu vận chuyển
  • Mua sắm và duy trì vật tư văn phòng, nhà bếp, phòng nghỉ, in ấn và vận chuyển
  • Điều phối các nhà cung cấp và đơn vị dịch vụ của văn phòng, đồng thời báo cáo các vấn đề dịch vụ, thay đổi giá và mối quan ngại về hợp đồng
  • Xử lý yêu cầu cấp thẻ và quyền ra vào tòa nhà, đồng thời duy trì danh sách quyền truy cập văn phòng cùng bộ phận CNTT và Giám đốc Điều hành
  • Duy trì vật tư an toàn và các thông báo bắt buộc tại văn phòng, đồng thời hỗ trợ các quy trình chuẩn bị ứng phó khẩn cấp
  • Lên lịch phỏng vấn ứng viên và sắp xếp công tác, hậu cần tại chỗ cho ứng viên đến phỏng vấn
  • Quản lý hậu cần ngày đầu tiên cho nhân sự mới tại trụ sở, bao gồm chỗ làm việc, vật tư, thẻ ra vào, tài liệu chào mừng và lịch định hướng
  • Hỗ trợ hậu cần cho các chương trình và sự kiện của bộ phận Nhân sự
  • Hỗ trợ phân phối thông tin liên lạc nội bộ và đăng các thông báo bắt buộc tại trụ sở

Yêu cầu

  • Có ít nhất ba năm kinh nghiệm hỗ trợ lãnh đạo cấp cao với vai trò trợ lý điều hành, hoặc kết hợp tương đương giữa kinh nghiệm hỗ trợ lãnh đạo và quản lý văn phòng
  • Có kinh nghiệm quản lý lịch làm việc phức tạp của lãnh đạo và sắp xếp công tác
  • Có kinh nghiệm xử lý báo cáo chi phí theo chính sách công tác và chi phí; quen thuộc với Ramp, Concur, Expensify hoặc nền tảng tương đương
  • Có kinh nghiệm điều phối cuộc họp và sự kiện, bao gồm sắp xếp với nhà cung cấp và dịch vụ ăn uống
  • Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản và lời nói xuất sắc, cùng độ chính xác cao trong tài liệu và thư từ
  • Thành thạo Microsoft Office và Google Workspace, có khả năng nhanh chóng học các công cụ và hệ thống mới
  • Có phán đoán tốt và thận trọng khi xử lý thông tin mật hoặc nhạy cảm
  • Có thể làm việc thường xuyên tại trụ sở Lexington mỗi tuần, với thời gian linh hoạt cho các sự kiện và chuyến công tác của lãnh đạo
  • Ưu tiên: có kinh nghiệm trong tổ chức đa thương hiệu, đa pháp nhân, nhà hàng hoặc nhượng quyền
  • Ưu tiên: có kinh nghiệm hỗ trợ Giám đốc Điều hành hoặc văn phòng lãnh đạo

Phúc lợi

  • Mô hình làm việc kết hợp
  • Có thể cần có mặt tại văn phòng thêm khi diễn ra các sự kiện công ty và chuyến thăm của lãnh đạo