FAT Brands Inc. — глобальна компанія у сфері ресторанного франчайзингу, що спеціалізується на придбанні, розвитку, маркетингу та підтримці концепцій ресторанів швидкого обслуговування, fast-casual і традиційного формату. До її портфеля входять бренди харчових продуктів і десертів, зокрема Fatburger, Johnny Rockets, Round Table Pizza, Marble Slab Creamery, Great American Cookies, Fazoli’s і Pretzelmaker, а також кілька інших ресторанних мереж. Компанія розвиває франчайзингові можливості на внутрішньому та міжнародному ринках і надає франчайзі операційну підтримку. FAT Brands також управляє виробничим підприємством в Атланті, де для її брендів виготовляють свіже тісто для печива та кренделів.
Помічник керівників та офіс-менеджер — гібридний формат у Лексінгтоні
Підтримка керівників найвищого рівня та управління роботою офісу FAT Brands у Лексінгтоні в межах міжнародного ресторанного франчайзингового бізнесу. Координація календарів, поїздок, зустрічей, заходів, витрат, постачальників і офісної логістики.
Опис
- Керувати складними та часто змінюваними календарями закріплених керівників, координувати зустрічі в різних часових поясах, вирішувати конфлікти й захищати час для зосередженої роботи
- Організовувати зустрічі керівної команди — від планування до подальшого контролю, зокрема порядок денний, матеріали, підготовку приміщення й техніки, нотатки та контроль виконання завдань
- Координувати логістику зустрічей керівників і франчайзі, зокрема розклад, поїздки та організацію на місці
- Створювати, форматувати й вичитувати презентації, службові записки, порядки денні та ділову кореспонденцію
- Контролювати строки й зобов’язання керівника апарату та забезпечувати подальше виконання
- Організовувати ділові поїздки керівників відповідно до політики компанії, зокрема авіаперельоти, готелі, наземний транспорт і детальні маршрути
- Опрацьовувати зміни та скасування поїздок, зокрема термінові запити поза межами стандартного робочого часу
- Готувати, подавати та звіряти звіти про витрати керівників, контролюючи чеки, коди витрат, дотримання політики та незакриті питання
- Планувати корпоративні заходи, виїзні зустрічі керівництва, зустрічі з франчайзі та заходи в штаб-квартирі, охоплюючи майданчики, постачальників, блоки номерів, кейтеринг, матеріали, доставку, реєстрацію та підтримку на місці
- Контролювати витрати на заходи й поїздки порівняно з бюджетом керівника апарату та виявляти відхилення
- Підтримувати в актуальному стані дані про пріоритетних постачальників, профілі поїздок, програми лояльності, шаблони заходів і контрольні списки
- Бути щоденною контактною особою офісу в Лексінгтоні: зустрічати відвідувачів, вести реєстрацію та готувати конференц-зали
- Контролювати пошту, посилки, кур’єрські послуги та вимоги до відправлення вантажів
- Закуповувати й підтримувати запаси офісних, кухонних, господарських, друкарських і пакувальних матеріалів
- Координувати роботу офісних постачальників і сервісних компаній, передаючи на вищий рівень питання якості послуг, зміни цін і проблеми з договорами
- Опрацьовувати запити на перепустки та доступ до будівлі, підтримувати реєстр доступу до офісу спільно з ІТ-службою та керівником апарату
- Підтримувати запаси засобів безпеки й обов’язкові офісні повідомлення, а також допомагати в процедурах підготовки до надзвичайних ситуацій
- Планувати співбесіди з кандидатами та організовувати поїздки й логістику на місці для кандидатів, які приїжджають
- Організовувати перший робочий день нових працівників штаб-квартири, зокрема робочі місця, матеріали, перепустки, вітальні матеріали та графіки адаптації
- Надавати логістичну підтримку програмам і заходам HR
- Підтримувати поширення внутрішніх комунікацій і розміщення обов’язкових повідомлень у штаб-квартирі
Вимоги
- Щонайменше три роки досвіду підтримки керівників найвищого рівня на посаді помічника керівника або еквівалентне поєднання досвіду підтримки керівників і управління офісом
- Досвід роботи зі складними календарями керівників та організації ділових поїздок
- Досвід опрацювання звітів про витрати відповідно до політики щодо відряджень і витрат; знання Ramp, Concur, Expensify або аналогічної платформи
- Досвід координації зустрічей і заходів, зокрема роботи з постачальниками та кейтерингом
- Відмінні навички письмової та усної комунікації, висока точність під час підготовки документів і кореспонденції
- Впевнене володіння Microsoft Office і Google Workspace, здатність швидко опановувати нові інструменти та системи
- Зважене судження й уміння дотримуватися конфіденційності під час роботи із закритою або чутливою інформацією
- Готовність стабільно працювати на місці в штаб-квартирі в Лексінгтоні щотижня, із гнучким графіком під час заходів і поїздок керівників
- Бажано: досвід роботи в багатобрендовій, багатоюридичній, ресторанній або франчайзинговій організації
- Бажано: досвід підтримки керівника апарату або офісу керівника
Переваги
- Гібридний формат роботи
- Додаткова присутність в офісі під час корпоративних заходів і візитів керівництва