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FAT Brands Inc.
FAT Brands Inc.
51 – 200 Employés
Alimentation et boissonsHôtellerieIndustrie manufacturière
FAT Brands Inc. est une entreprise mondiale de franchise de restaurants spécialisée dans l’acquisition, le développement, la promotion et l’accompagnement de concepts de restauration fast-casual, de service rapide et de restauration décontractée. Son portefeuille comprend des marques de plats et de desserts telles que Fatburger, Johnny Rockets, Round Table Pizza, Marble Slab Creamery, Great American Cookies, Fazoli’s et Pretzelmaker, ainsi que plusieurs autres chaînes de restaurants. L’entreprise développe des opportunités de franchise sur les marchés nationaux et internationaux et fournit un soutien opérationnel à ses franchisés. FAT Brands exploite également une usine de production à Atlanta, qui fabrique de la pâte fraîche à biscuits et à bretzels pour ses marques.
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Offres de l’entreprise

Assistant de direction et responsable de bureau - Lexington hybride

Soutenez les cadres dirigeants et gérez les opérations du siège de Lexington pour l’activité mondiale de franchise de restaurants de FAT Brands. Supervisez les agendas, les déplacements, les réunions, les événements, les dépenses, les fournisseurs et la logistique du bureau.

USÉtats-UnisKYKentuckyHybrideTemps pleinIntermédiaireSeniorLangue Requise : anglaisAssistant administratif

Description

  • Gérer les agendas complexes et fréquemment modifiés des cadres dirigeants attitrés, en coordonnant plusieurs fuseaux horaires, en résolvant les conflits et en préservant les temps de concentration
  • Piloter les réunions de l’équipe dirigeante, de la planification au suivi, notamment les ordres du jour, les supports, la préparation des salles et de la technologie, les comptes rendus et les actions à mener
  • Coordonner la logistique des réunions de dirigeants et de franchisés, notamment la planification, les déplacements et les dispositions sur site
  • Créer, mettre en forme et relire les présentations, mémorandums, ordres du jour et correspondances
  • Suivre les échéances et les engagements du Chief of Staff et assurer les relances nécessaires
  • Organiser les déplacements des cadres conformément à la politique de l’entreprise, notamment les vols, hôtels, transports terrestres et itinéraires détaillés
  • Gérer les modifications et annulations de déplacements, y compris les demandes urgentes en dehors des horaires habituels
  • Préparer, soumettre et rapprocher les notes de frais des cadres, en contrôlant les justificatifs, l’imputation, le respect des politiques et les éléments en suspens
  • Planifier les événements de l’entreprise, séminaires de direction, réunions de franchisés et activités du siège, en couvrant les lieux, fournisseurs, blocs de chambres, traiteur, supports, expéditions, inscriptions et assistance sur site
  • Suivre les dépenses liées aux événements et aux déplacements par rapport au budget du Chief of Staff et identifier les écarts
  • Tenir à jour les fiches des fournisseurs privilégiés, profils de voyage, comptes de fidélité, modèles d’événements et listes de contrôle
  • Être le contact quotidien du bureau de Lexington en accueillant les visiteurs, en gérant l’enregistrement et en préparant les salles de conférence
  • Superviser le courrier, les colis, les services de messagerie et les besoins d’expédition
  • Acheter et gérer les fournitures de bureau, de cuisine, de salle de pause, d’impression et d’expédition
  • Coordonner les fournisseurs et prestataires de services du bureau, en faisant remonter les problèmes de service, changements de prix et questions contractuelles
  • Traiter les demandes de badges et d’accès au bâtiment et tenir à jour la liste des accès au bureau avec l’équipe informatique et le Chief of Staff
  • Maintenir les fournitures de sécurité et les affichages obligatoires du bureau et contribuer aux procédures de préparation aux situations d’urgence
  • Planifier les entretiens avec les candidats et organiser les déplacements et la logistique sur site des candidats en visite
  • Gérer la logistique du premier jour des nouvelles recrues du siège, notamment les espaces de travail, fournitures, badges, supports d’accueil et programmes d’intégration
  • Fournir une assistance logistique aux programmes et événements des ressources humaines
  • Soutenir la diffusion des communications internes et l’affichage des avis obligatoires du siège

Exigences

  • Au moins trois ans d’expérience dans l’assistance à des cadres dirigeants en tant qu’assistant de direction, ou une combinaison équivalente d’expérience en assistance de direction et en gestion de bureau
  • Expérience de la gestion d’agendas complexes de cadres et de l’organisation de déplacements professionnels
  • Expérience du traitement des notes de frais dans le respect d’une politique de déplacements et de dépenses ; connaissance de Ramp, Concur, Expensify ou d’une plateforme comparable
  • Expérience de la coordination de réunions et d’événements, notamment des arrangements avec les fournisseurs et les traiteurs
  • Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale, avec une grande précision dans les documents et la correspondance
  • Maîtrise de Microsoft Office et Google Workspace, avec la capacité d’apprendre rapidement de nouveaux outils et systèmes
  • Discernement et discrétion dans le traitement d’informations confidentielles ou sensibles
  • Disponibilité pour travailler régulièrement sur site chaque semaine au siège de Lexington, avec des horaires flexibles pour les événements et les déplacements des cadres
  • Expérience dans une organisation multimarque, multi-entités, de restauration ou de franchise appréciée
  • Expérience auprès d’un Chief of Staff ou d’un bureau de direction appréciée

Avantages

  • Organisation du travail hybride
  • Présence supplémentaire sur site pour les événements de l’entreprise et les visites de dirigeants

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