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HireHawk ist ein Recruiting-Dienstleister, der Unternehmen dabei unterstützt, geprüfte globale Teams in den Bereichen Beratung, Logistik und Marketing aufzubauen. Die ganzheitliche Unterstützung bei der Personalgewinnung umfasst die Personalplanung, die Suche und Vorauswahl von Kandidatinnen und Kandidaten, die Einstellung, die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Darüber hinaus legt das Unternehmen Wert auf eine reibungslose Candidate Experience durch eine schnelle Personalsuche und eine rollenbezogene Prüfung und unterstützt Organisationen beim Ausbau ihrer verteilten Teams.
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Stellen im Unternehmen

Executive Assistant für den Gründer einer Investmentgesellschaft – Remote in Mexiko

Unterstützen Sie den Gründer einer Investmentgesellschaft bei Kalenderverwaltung, Kommunikation, Reiseorganisation, CRM-Pflege und der diskreten Betreuung wichtiger Beziehungen. Diese Vollzeitstelle im Homeoffice ist in Mexiko angesiedelt und erfordert Verfügbarkeit während der US-Ostküstenzeiten.

MXMexikoRemoteVollzeitMittlere StufeSeniorErforderliche Sprache: EnglischAssistenz der Geschäftsleitung

Beschreibung

  • Verwalten Sie den Kalender des Gründers für Investoren-, Portfolio- und transaktionsbezogene Termine in mehreren Zeitzonen
  • Erkennen Sie Terminkonflikte, priorisieren Sie konkurrierende Aufgaben und reagieren Sie effektiv auf Änderungen
  • Überwachen Sie den Posteingang des Gründers und eskalieren Sie dringende Nachrichten sowie transaktionskritische Angelegenheiten
  • Sorgen Sie für zeitnahe Nachverfolgung bei wichtigen Kontakten und aktiven Investmentmöglichkeiten
  • Organisieren Sie nationale und internationale Reisen einschließlich Reiseplänen und logistischer Details
  • Passen Sie Reise arrangements umgehend an, wenn sich die Umstände ändern
  • Bereiten Sie Besprechungsunterlagen, Hintergrundrecherchen und relevante Informationen zu Beziehungen für den Gründer vor
  • Halten Sie CRM-Kontakte, Beziehungshistorien und Aufzeichnungen zur Investmentpipeline korrekt und aktuell
  • Übernehmen Sie zusätzliche operative Aufgaben, während das Unternehmen wächst

Anforderungen

  • Mindestens drei Jahre Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften, Partnern oder geschäftsführenden Gesellschaftern
  • Erfahrung in Investmentmanagement, Private Equity, Venture Capital, einem Family Office oder Finanzdienstleistungen ist besonders wünschenswert
  • Nachweisliche Stärke in Kalenderverwaltung und Priorisierung
  • Fähigkeit, konkurrierende Anforderungen auszugleichen und unter Druck präzise zu arbeiten
  • Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
  • Positive, aufgeschlossene Arbeitsweise
  • Fähigkeit, Bedürfnisse vorauszusehen und selbstständig zu arbeiten
  • Hohe Integrität, Professionalität und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen und sensiblen Beziehungen
  • Fortgeschrittene Kenntnisse in Gmail, Google Kalender und Google Workspace
  • Gute praktische Kenntnisse in Zoom und CRM-Plattformen
  • Professionelle Arbeitsumgebung, die für Remote-Arbeit geeignet ist
  • Vollzeitverfügbarkeit während der US-Ostküstenzeiten
  • Belastbarkeit und Anpassungsfähigkeit bei häufig wechselnden Prioritäten

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