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Cayuse Holdings
Cayuse Holdings
501 – 1.000 Mitarbeitende
BeratungGesundheitswesenLogistik
Cayuse Holdings vereint Unternehmen, die IT- und damit verbundene professionelle Dienstleistungen für Kunden aus dem öffentlichen Sektor, der Privatwirtschaft und dem Bereich Native Solutions anbieten. Das Leistungsspektrum umfasst Programm- und Projektmanagement, Cybersicherheitsbetrieb sowie die Implementierung von Systemen für Einrichtungen auf Bundes-, Landes-, lokaler und Stammesebene. Das Unternehmen legt Wert auf langfristige Kundenbeziehungen, verantwortungsbewusstes Handeln und praxisnahe Lösungen in komplexen betrieblichen Umgebungen und ist damit für Fachkräfte interessant, die sich für Karrieren in der Beratung, bei Technologiedienstleistungen, in der Cybersicherheit und in der Programmsteuerung interessieren.
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Assistenz der Geschäftsleitung – Washington, DC

Unterstützen Sie das EUR-IO/EX-Frontoffice von Cayuse Holdings in Washington, DC administrativ auf Führungsebene. Zu den Aufgaben gehören Terminplanung, Reiseorganisation, der Umgang mit Verschlusssachen, SharePoint-Administration, HR-Unterstützung und die Berichterstattung an den Kongress.

USVereinigte StaatenWAWashington
43 $ – 48 $ / Stunde
Vor OrtVollzeitMittlere StufeSeniorErforderliche Sprache: EnglischAssistenz der Geschäftsleitung

Beschreibung

  • Unterstützung des EUR-IO/EX-Frontoffice einschließlich des Executive Director, zweier stellvertretender Executive Director und des Supervisory Post Management Officer durch anspruchsvolle administrative und operative Dienstleistungen
  • Planung von Besprechungen, Konferenzen und Telefonkonferenzen sowie Koordination von Räumen, Technik und weiterer Logistik
  • Recherche, Weiterleitung, Erstellung und Bearbeitung von Korrespondenz und Dokumenten; Analyse von Informationen sowie Erstellung von Managementzusammenfassungen und Maßnahmenlisten
  • Steuerung und Koordination der Verteilung von Kabeln, Korrespondenz, Briefingunterlagen und Memoranden
  • Erstellung und Übergabe von Briefingunterlagen für Führungskräfte des Frontoffice
  • Bearbeitung von Sonderaufgaben und umfassende operative Unterstützung des EX-Teams
  • Pflege und Aktualisierung der SharePoint-Bibliothek für EX-Standardarbeitsanweisungen und Managementmitteilungen
  • Vertretung anderer Executive Assistants im EUR-IO/EX-Bereich
  • Erstellung, Koordination der Genehmigung und Bearbeitung von Organigrammen, Memoranden, Standardarbeitsanweisungen, Berichten und anderen Bürodokumenten
  • Korrekturlesen, Aktualisieren, Ausdrucken und Pflegen von Dokumentationen und Arbeitsunterlagen
  • Koordination von Konferenzen und Besprechungen
  • Organisation von Geschäftsreisen der Führungskräfte, Transport, dienstlichen Reiseaufträgen, Abrechnungen, Taxigutscheinen und erstattungsfähigen Ausgaben
  • Erfassung und Einreichung von Arbeitszeit- und Anwesenheitsnachweisen über Systeme des Außenministeriums
  • Unterstützung bei jährlichen Leistungsbeurteilungen und Einreichungen in HR-Datenbanken
  • Nachverfolgung der Abwesenheiten des Chief of Mission und Erstellung offizieller Antworten für EUR und IO
  • Leitung der Koordination für die jährliche Berichterstattung von EUR/IO-EX an den Kongress
  • Tätigkeit als SharePoint-Experte des Standorts mit dem Ziel, Zugänglichkeit, Archivierung und Funktionalität zu verbessern
  • Schulung und Einweisung von Mitarbeitenden in SharePoint-Verfahren und -Funktionen
  • Administration von Outlook-E-Mail-Gruppen und Verteilerlisten
  • Pflege von Organigrammen, Notfallkontaktdaten und Telefonverzeichnissen
  • Empfang von Besuchern, Beantwortung oder Weiterleitung von Anfragen sowie Betreuung des EX-Eingangs für Gäste
  • Pflege täglicher Bürokalender, Bürobedarf, Inventar, Ablagesysteme und Datenbanken
  • Überwachung interner Aufgaben, Fristen und Ergebnisse
  • Fehlerbehebung bei Bürogeräten und Nachverfolgung der Problemlösung
  • Schutz von Verschlusssachen, sensiblen Informationen und personenbezogenen Daten gemäß den festgelegten Verfahren
  • Anwendung eines guten Urteilsvermögens bei der Auslegung von Richtlinien, der Recherche von Vorschriften und der Weiterleitung von Ausnahmen an die vorgesetzte Person
  • Bericht an den Program Manager

Anforderungen

  • Abitur oder mittlerer Schulabschluss plus mindestens fünf Jahre Berufserfahrung in der Unterstützung leitender Personen oder ein zweijähriger Abschluss in Büromanagement, Betriebswirtschaft oder einem verwandten Bereich plus vier Jahre Erfahrung im Büromanagement
  • Eine gültige Geheimhaltungsfreigabe ist erforderlich
  • Eine erfolgreiche Zuverlässigkeitsüberprüfung ist erforderlich; zusätzliche Überprüfungen können gelten
  • Fähigkeit, mehrere Prioritäten in einem dynamischen Büroumfeld zu bewältigen
  • Fundierte praktische Kenntnisse in Microsoft Word, PowerPoint und Excel
  • Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten für die Zusammenarbeit mit Mitarbeitenden und Regierungsbehörden auf allen Ebenen
  • Hervorragende Organisationsfähigkeit und Liebe zum Detail
  • Praktische Kenntnisse der Richtlinien, Arbeitsweisen und Verfahren im Büro
  • Fähigkeit, streng vertrauliche Informationen zu schützen und umsichtig zu handeln
  • Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und fundierte Entscheidungen zu treffen
  • Ausgeprägtes eigenständiges Urteilsvermögen bei der Recherche von Vorschriften und der Verbindung von Richtlinien mit organisatorischer Effizienz
  • Grundkenntnisse in Buchhaltung sind hilfreich
  • Körperliche und geistige Belastbarkeit zur Ausübung der Aufgaben über längere Zeiträume
  • Fähigkeit, Computer und Bürosoftware schnell genug zu bedienen, um die Anforderungen der Stelle zu erfüllen
  • Fähigkeit, einen produktiven und professionellen Arbeitsplatz einzurichten und aufrechtzuerhalten
  • Bereitschaft, über längere Zeiträume zu sitzen und am Computer zu arbeiten
  • Bereitschaft, bei Bedarf flexibel zu arbeiten, einschließlich an Feiertagen
  • Bereitschaft, bei Bedarf außerhalb der üblichen Geschäftszeiten zu arbeiten

Zusatzleistungen

  • SCA-Zusatzleistungen für Gesundheit und soziale Absicherung
  • Telemedizinische Leistungen
  • Zahn- und Sehkraftversicherung
  • Mitarbeiterunterstützungsprogramm
  • Vom Unternehmen bereitgestellte grundlegende Lebens- und Unfalltod- sowie Invaliditätsversicherung
  • Optionen für eine freiwillige Lebens- und Unfalltod- sowie Invaliditätsversicherung
  • 401(k)-Altersvorsorgeplan mit Arbeitgeberzuschuss nach einem Jahr
  • Bezahlte Freistellung
  • Geschäfts- oder berufliche Weiterbildungsreisen können erforderlich sein

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