Cayuse Holdings
Cayuse Holdings
501 – 1 000 Employés
ConseilLogistiqueSoins de santé
Cayuse Holdings regroupe des entreprises qui fournissent des services informatiques et d’autres services professionnels connexes à des clients gouvernementaux, commerciaux et de Native Solutions. Ses activités comprennent la gestion de programmes et de projets, les opérations de cybersécurité et la mise en œuvre de systèmes pour des entités fédérales, étatiques, locales et tribales. L’entreprise met l’accent sur des relations durables avec ses clients, la responsabilité et des solutions concrètes dans des environnements opérationnels complexes, ce qui la rend pertinente pour les professionnels qui s’intéressent au conseil, aux services technologiques, à la cybersécurité et à la gestion de programmes.

Assistant de direction – Washington, DC

Fournir un soutien administratif de direction au Front Office EUR-IO/EX de Cayuse Holdings à Washington, DC. Les responsabilités comprennent la planification, la coordination des déplacements, la gestion d’informations classifiées, l’administration de SharePoint, le soutien aux RH et les rapports au Congrès.

Description

  • Fournir au Front Office EUR-IO/EX, notamment au directeur exécutif, aux deux directeurs exécutifs adjoints et à l’agent superviseur de la gestion des postes, des services administratifs et opérationnels de haut niveau
  • Planifier les réunions, conférences et téléconférences en coordonnant les salles, la technologie et les autres aspects logistiques
  • Rechercher, acheminer, rédiger et modifier la correspondance et les documents; analyser les informations et préparer des synthèses exécutives ainsi que des points d’action
  • Contrôler et coordonner la distribution des câbles, de la correspondance, des dossiers d’information et des mémorandums
  • Préparer et remettre des dossiers d’information aux dirigeants du Front Office
  • Réaliser des missions spéciales et fournir un soutien opérationnel substantiel à l’équipe EX
  • Gérer et mettre à jour la bibliothèque SharePoint consacrée aux procédures opérationnelles standard et aux avis de gestion d’EX
  • Assurer le remplacement d’autres assistants de direction d’EUR-IO/EX
  • Préparer, coordonner l’approbation et modifier les organigrammes, mémorandums, procédures opérationnelles standard, rapports et autres documents du bureau
  • Relire, mettre à jour, imprimer et conserver la documentation et les dossiers de travail
  • Coordonner les conférences et les réunions
  • Gérer les déplacements de la direction, le transport, les ordres de mission gouvernementaux, les justificatifs, les bons de taxi et les dépenses remboursables
  • Suivre et soumettre les relevés de présence et d’heures travaillées via les systèmes du Département d’État
  • Soutenir les évaluations annuelles des performances et les soumissions dans les bases de données RH
  • Suivre les absences du chef de mission et préparer les réponses officielles d’EUR et d’IO
  • Diriger la coordination des rapports annuels d’EUR/IO-EX au Congrès
  • Agir en tant qu’expert du site SharePoint en améliorant son accessibilité, son archivage et ses fonctionnalités
  • Former et informer le personnel sur les procédures et les fonctionnalités de SharePoint
  • Administrer les groupes de messagerie et les listes de distribution Outlook
  • Tenir à jour les organigrammes, les coordonnées d’urgence et les annuaires téléphoniques
  • Accueillir les visiteurs, répondre aux demandes ou les orienter, et assurer l’accueil de l’entrée EX pour les invités
  • Tenir à jour les calendriers quotidiens du bureau, les fournitures, l’inventaire, les systèmes de classement et les bases de données
  • Suivre les missions internes, les échéances et les livrables
  • Diagnostiquer les problèmes liés au matériel de bureau et assurer leur résolution
  • Protéger les informations classifiées, sensibles et permettant d’identifier une personne conformément aux procédures établies
  • Faire preuve de discernement dans l’interprétation des directives, la recherche de règlements et le signalement des exceptions au superviseur
  • Rendre compte au responsable de programme

Exigences

  • Diplôme d’études secondaires et au moins cinq ans d’expérience de bureau auprès de hauts responsables, ou diplôme de deux ans en gestion de bureau, administration des affaires ou domaine connexe, ainsi que quatre ans d’expérience en gestion de bureau
  • Une habilitation de sécurité Secret en cours de validité est requise
  • La réussite d’une vérification des antécédents est requise; des vérifications supplémentaires peuvent s’appliquer
  • Capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement de bureau dynamique
  • Solide connaissance pratique de Microsoft Word, PowerPoint et Excel
  • Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale pour travailler avec du personnel et des organismes gouvernementaux à tous les niveaux
  • Organisation exceptionnelle et souci du détail
  • Connaissance pratique des politiques, pratiques et procédures de bureau
  • Capacité à protéger des informations hautement confidentielles et à faire preuve de discrétion
  • Capacité à travailler de manière autonome et à prendre des décisions judicieuses
  • Excellent jugement autonome pour rechercher des règlements et relier les directives à l’efficacité organisationnelle
  • Des connaissances de base en comptabilité sont utiles
  • Capacité physique et mentale à exercer les fonctions pendant des périodes prolongées
  • Capacité à utiliser les ordinateurs et les outils de bureautique assez rapidement pour répondre aux exigences du poste
  • Capacité à établir et à maintenir un espace de travail productif et professionnel
  • Capacité à rester assis et à travailler devant un ordinateur pendant des périodes prolongées
  • Volonté de travailler selon un horaire flexible, y compris les jours fériés, lorsque nécessaire
  • Volonté de travailler en dehors des heures normales de bureau lorsque nécessaire

Avantages

  • Avantages sociaux SCA en matière de santé et de bien-être
  • Services de télémédecine
  • Couverture dentaire et optique
  • Programme d’aide aux employés
  • Assurance vie de base et assurance décès et mutilation accidentels fournies par l’entreprise
  • Options volontaires d’assurance vie et d’assurance décès et mutilation accidentels
  • Plan d’épargne-retraite 401(k) avec abondement après un an
  • Congés payés
  • Des déplacements professionnels ou de développement professionnel peuvent être requis

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