Cayuse Holdings
Cayuse Holdings
Cayuse Holdingsは、政府、民間企業、先住民向けソリューションの顧客にITおよび関連する専門サービスを提供する企業群を擁しています。連邦、州、地方、部族の各機関を対象に、プログラムおよびプロジェクト管理、サイバーセキュリティ運用、システム導入などのサービスを展開しています。複雑な業務環境において、継続的な顧客関係、責任ある運営、実践的なソリューションを重視しており、コンサルティング、テクノロジーサービス、サイバーセキュリティ、プログラム遂行の分野でキャリアを検討する専門職にとって注目される企業です。

エグゼクティブアシスタント-ワシントンD.C.

ワシントンD.C.にあるCayuse HoldingsのEUR-IO/EXフロントオフィスに、役員向けの管理サポートを提供します。 スケジュール管理、出張調整、機密情報の取扱い、SharePoint管理、人事サポート、議会報告などを担当します。

仕事内容

  • エグゼクティブディレクター、2名の副エグゼクティブディレクター、監督職のポスト管理官を含むEUR-IO/EXフロントオフィスに、高度な管理・運営サービスを提供する
  • 会議、カンファレンス、電話会議の日程を設定し、会議室、テクノロジー、その他のロジスティクスを調整する
  • 書簡や文書を調査、回覧、起草、編集し、情報を分析して役員向け概要とアクション項目を作成する
  • 電報、書簡、ブリーフィング資料、覚書の配布を管理・調整する
  • フロントオフィス幹部向けのブリーフィングブックを作成し、配布する
  • 特別任務を完了し、EXチームに実質的な運営支援を提供する
  • EXの標準業務手順書および管理通知用のSharePointライブラリを維持・更新する
  • 他のEUR-IO/EXエグゼクティブアシスタントのバックアップを担当する
  • 組織図、覚書、標準業務手順書、報告書、その他のオフィス文書を作成し、承認手続きを調整して編集する
  • 文書と業務記録を校正、更新、印刷、維持する
  • カンファレンスと会議を調整する
  • 役員の出張手配、交通、政府出張命令書、精算書、タクシー券、精算対象経費を管理する
  • 国務省のシステムを通じて勤務時間と出勤記録を追跡・提出する
  • 年次業績評価と人事データベースへの提出を支援する
  • 在外公館長の不在を追跡し、EURおよびIOの正式な回答を作成する
  • 年次EUR/IO-EX議会報告の調整を主導する
  • SharePointサイトの専門家として、アクセシビリティ、アーカイブ、機能性を向上させる
  • SharePointの手順と機能について職員を訓練し、説明する
  • Outlookのメールグループと配布リストを管理する
  • 組織図、緊急連絡先情報、電話連絡表を維持する
  • 来訪者を迎え、問い合わせに回答または適切な担当者へ回付し、来客時にはEX入口を担当する
  • 日々のオフィスカレンダー、備品、在庫、ファイリングシステム、データベースを管理する
  • 社内の任務、期限、成果物を監視する
  • オフィス機器のトラブルシューティングを行い、問題解決までフォローする
  • 定められた手順に従い、機密情報、慎重な取扱いを要する情報、個人識別情報を保護する
  • ガイドラインの解釈、規則の調査、例外事項の上司への報告において適切な判断を行う
  • プログラムマネージャーに報告する

応募要件

  • 高校卒業資格および上級職員を支援する5年以上のオフィス経験、またはオフィスマネジメント、経営管理、関連分野の2年制学位および4年以上のオフィスマネジメント経験
  • 有効なSecretクリアランスが必要
  • 身元調査に合格する必要があり、追加の調査が適用される場合がある
  • ペースの速いオフィス環境で複数の優先事項を管理できること
  • Microsoft Word、PowerPoint、Excelに関する高い実務知識
  • あらゆるレベルの職員や政府機関と業務を行うための優れた文書・口頭コミュニケーション能力
  • 卓越した整理能力と細部への注意力
  • オフィスの方針、慣行、手順に関する実務知識
  • 高度な機密情報を保護し、慎重に取り扱えること
  • 自律的に働き、適切な判断を下せること
  • 規則を調査し、ガイドラインを組織の効率性に結び付ける際に、強い独立した判断力を発揮できること
  • 基本的な会計知識があれば尚可
  • 長時間にわたり職務を遂行するための身体的・精神的能力
  • 職務上の要求を満たせる速度でコンピューターとオフィス生産性ツールを使用できること
  • 生産的で専門的な作業環境を構築・維持できること
  • 長時間座ってコンピューターで作業できること
  • 必要に応じて祝日を含む柔軟な勤務スケジュールに対応できること
  • 必要に応じて通常の営業時間外にも勤務できること

福利厚生

  • SCAの医療・福利厚生フリンジベネフィット
  • 遠隔医療サービス
  • 歯科・眼科補償
  • 従業員支援プログラム
  • 会社提供の基本生命保険および偶発的死亡・四肢切断保険
  • 任意加入の生命保険および偶発的死亡・四肢切断保険
  • 勤続1年後にマッチング拠出がある401(k)退職貯蓄制度
  • 有給休暇
  • 業務上または専門能力開発のための出張が必要となる場合がある

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