
エグゼクティブアシスタント-ワシントンD.C.
ワシントンD.C.にあるCayuse HoldingsのEUR-IO/EXフロントオフィスに、役員向けの管理サポートを提供します。 スケジュール管理、出張調整、機密情報の取扱い、SharePoint管理、人事サポート、議会報告などを担当します。
仕事内容
- エグゼクティブディレクター、2名の副エグゼクティブディレクター、監督職のポスト管理官を含むEUR-IO/EXフロントオフィスに、高度な管理・運営サービスを提供する
- 会議、カンファレンス、電話会議の日程を設定し、会議室、テクノロジー、その他のロジスティクスを調整する
- 書簡や文書を調査、回覧、起草、編集し、情報を分析して役員向け概要とアクション項目を作成する
- 電報、書簡、ブリーフィング資料、覚書の配布を管理・調整する
- フロントオフィス幹部向けのブリーフィングブックを作成し、配布する
- 特別任務を完了し、EXチームに実質的な運営支援を提供する
- EXの標準業務手順書および管理通知用のSharePointライブラリを維持・更新する
- 他のEUR-IO/EXエグゼクティブアシスタントのバックアップを担当する
- 組織図、覚書、標準業務手順書、報告書、その他のオフィス文書を作成し、承認手続きを調整して編集する
- 文書と業務記録を校正、更新、印刷、維持する
- カンファレンスと会議を調整する
- 役員の出張手配、交通、政府出張命令書、精算書、タクシー券、精算対象経費を管理する
- 国務省のシステムを通じて勤務時間と出勤記録を追跡・提出する
- 年次業績評価と人事データベースへの提出を支援する
- 在外公館長の不在を追跡し、EURおよびIOの正式な回答を作成する
- 年次EUR/IO-EX議会報告の調整を主導する
- SharePointサイトの専門家として、アクセシビリティ、アーカイブ、機能性を向上させる
- SharePointの手順と機能について職員を訓練し、説明する
- Outlookのメールグループと配布リストを管理する
- 組織図、緊急連絡先情報、電話連絡表を維持する
- 来訪者を迎え、問い合わせに回答または適切な担当者へ回付し、来客時にはEX入口を担当する
- 日々のオフィスカレンダー、備品、在庫、ファイリングシステム、データベースを管理する
- 社内の任務、期限、成果物を監視する
- オフィス機器のトラブルシューティングを行い、問題解決までフォローする
- 定められた手順に従い、機密情報、慎重な取扱いを要する情報、個人識別情報を保護する
- ガイドラインの解釈、規則の調査、例外事項の上司への報告において適切な判断を行う
- プログラムマネージャーに報告する
応募要件
- 高校卒業資格および上級職員を支援する5年以上のオフィス経験、またはオフィスマネジメント、経営管理、関連分野の2年制学位および4年以上のオフィスマネジメント経験
- 有効なSecretクリアランスが必要
- 身元調査に合格する必要があり、追加の調査が適用される場合がある
- ペースの速いオフィス環境で複数の優先事項を管理できること
- Microsoft Word、PowerPoint、Excelに関する高い実務知識
- あらゆるレベルの職員や政府機関と業務を行うための優れた文書・口頭コミュニケーション能力
- 卓越した整理能力と細部への注意力
- オフィスの方針、慣行、手順に関する実務知識
- 高度な機密情報を保護し、慎重に取り扱えること
- 自律的に働き、適切な判断を下せること
- 規則を調査し、ガイドラインを組織の効率性に結び付ける際に、強い独立した判断力を発揮できること
- 基本的な会計知識があれば尚可
- 長時間にわたり職務を遂行するための身体的・精神的能力
- 職務上の要求を満たせる速度でコンピューターとオフィス生産性ツールを使用できること
- 生産的で専門的な作業環境を構築・維持できること
- 長時間座ってコンピューターで作業できること
- 必要に応じて祝日を含む柔軟な勤務スケジュールに対応できること
- 必要に応じて通常の営業時間外にも勤務できること
福利厚生
- SCAの医療・福利厚生フリンジベネフィット
- 遠隔医療サービス
- 歯科・眼科補償
- 従業員支援プログラム
- 会社提供の基本生命保険および偶発的死亡・四肢切断保険
- 任意加入の生命保険および偶発的死亡・四肢切断保険
- 勤続1年後にマッチング拠出がある401(k)退職貯蓄制度
- 有給休暇
- 業務上または専門能力開発のための出張が必要となる場合がある
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