行政助理－華盛頓特區
為 Cayuse Holdings 位於華盛頓特區的 EUR-IO/EX 前台辦公室提供高階行政支援。 職責包括行程安排、差旅協調、機密資訊處理、SharePoint 管理、人力資源支援及國會報告。
說明
- 為 EUR-IO/EX 前台辦公室提供高階行政及營運服務，包括支援執行主任、兩名副執行主任及主管級職位管理官
- 安排會議、研討會及電話會議，並協調會議室、技術設備及其他後勤事項
- 研究、分發、起草及編輯信函和文件；分析資訊並準備高階摘要及行動事項
- 管理及協調電報、信函、簡報資料及備忘錄的分發
- 為前台辦公室高階主管準備並遞送簡報資料冊
- 完成特別任務，並為 EX 團隊提供實質營運支援
- 維護及更新 EX 標準作業程序及管理通知的 SharePoint 文件庫
- 為其他 EUR-IO/EX 行政助理提供替班支援
- 準備組織圖、備忘錄、標準作業程序、報告及其他辦公室文件，協調核准並進行編輯
- 校對、更新、列印及維護文件與工作紀錄
- 協調研討會及會議
- 管理高階主管差旅安排、交通、政府差旅訂單、報銷單、計程車憑證及可報銷費用
- 透過國務院系統追蹤並提交工時及出勤紀錄
- 支援年度績效評估及人力資源資料庫提交工作
- 追蹤使團團長缺勤情況，並準備 EUR 及 IO 的正式回覆
- 主導年度 EUR/IO-EX 國會報告的協調工作
- 擔任 SharePoint 網站專家，提升可存取性、封存能力及功能
- 培訓員工並向其說明 SharePoint 程序及功能
- 管理 Outlook 電子郵件群組及通訊群組清單
- 維護組織圖、緊急聯絡資訊及電話表
- 接待訪客、回覆或轉交詢問，並為來賓負責 EX 入口處的接待工作
- 維護每日辦公室行事曆、用品、庫存、檔案系統及資料庫
- 監控內部任務、截止期限及交付成果
- 排解辦公室設備問題並跟進解決進度
- 依照既定程序保護機密、敏感及個人識別資訊
- 在解釋指引、研究法規及向主管呈報例外情況時運用良好判斷
- 向專案經理報告
職位要求
- 高中畢業並具至少五年支援高階官員的辦公室工作經驗，或擁有辦公室管理、企業管理或相關領域兩年制學位並具四年辦公室管理經驗
- 必須持有有效的秘密級安全許可
- 必須成功通過背景調查，且可能需要接受額外審查
- 能在快速步調的辦公室環境中管理多項優先事項
- 熟悉 Microsoft Word、PowerPoint 及 Excel
- 具備出色的書面及口頭溝通能力，能與各級人員及政府機構合作
- 組織能力出色並注重細節
- 了解辦公室政策、慣例及程序
- 能保護高度機密資訊並謹慎處理事務
- 能獨立工作並作出穩妥決定
- 研究法規並將指引與組織效率相連結時具備強大的獨立判斷力
- 具備基礎會計知識者佳
- 具備長時間履行工作職責所需的身心能力
- 能快速使用電腦及辦公室生產力工具，以符合職務要求
- 能建立並維持高效、專業的工作空間
- 能長時間保持坐姿並使用電腦工作
- 必要時願意接受彈性工作安排，包括假日工作
- 必要時願意在正常辦公時間以外工作
福利待遇
- SCA 醫療與福利附加福利
- 遠距醫療服務
- 牙科及視力保險
- 員工協助計畫
- 公司提供的基本人壽保險及意外死亡與肢體傷害保險
- 自願人壽保險及意外死亡與肢體傷害保險選項
- 401(k) 退休儲蓄計畫，任職滿一年後提供配對提撥
- 帶薪休假
- 可能需要因商務或專業發展出差
