Cayuse Holdings skupia firmy świadczące usługi IT i inne usługi profesjonalne dla klientów rządowych, komercyjnych oraz klientów wywodzących się z ludności rdzennej. Zakres działalności obejmuje zarządzanie programami i projektami, operacje związane z cyberbezpieczeństwem oraz wdrażanie systemów dla podmiotów federalnych, stanowych, lokalnych i plemiennych. Firma kładzie nacisk na trwałe relacje z klientami, odpowiedzialne zarządzanie i praktyczne rozwiązania w złożonych środowiskach operacyjnych, dlatego może zainteresować osoby rozważające karierę w konsultingu, usługach technologicznych, cyberbezpieczeństwie i realizacji programów.
Asystent wykonawczy — Waszyngton, Dystrykt Kolumbii
Zapewnianie wsparcia administracyjnego kierownictwu Front Office EUR-IO/EX firmy Cayuse Holdings w Waszyngtonie, w Dystrykcie Kolumbii. Obowiązki obejmują planowanie, koordynację podróży, obsługę informacji niejawnych, administrację SharePoint, wsparcie HR oraz przygotowywanie sprawozdań dla Kongresu.
Opis
- Wspieranie Front Office EUR-IO/EX, w tym dyrektora wykonawczego, dwóch zastępców dyrektora wykonawczego oraz kierownika nadzoru nad zarządzaniem placówką, poprzez świadczenie wysokiej klasy usług administracyjnych i operacyjnych
- Planowanie spotkań, konferencji i telekonferencji oraz koordynowanie pomieszczeń, technologii i innych kwestii logistycznych
- Wyszukiwanie, przekazywanie, sporządzanie i redagowanie korespondencji oraz dokumentów; analizowanie informacji i przygotowywanie podsumowań dla kierownictwa oraz list działań
- Kontrolowanie i koordynowanie dystrybucji depesz, korespondencji, materiałów briefingowych i memorandów
- Przygotowywanie i dostarczanie teczek briefingowych kierownictwu Front Office
- Realizowanie specjalnych zadań i zapewnianie merytorycznego wsparcia operacyjnego zespołowi EX
- Prowadzenie i aktualizowanie biblioteki SharePoint zawierającej standardowe procedury operacyjne EX oraz komunikaty kierownictwa
- Zapewnianie zastępstwa za innych asystentów wykonawczych EUR-IO/EX
- Przygotowywanie, koordynowanie zatwierdzania i redagowanie schematów organizacyjnych, memorandów, SOP, raportów i innych dokumentów biurowych
- Korekta, aktualizowanie, drukowanie i utrzymywanie dokumentacji oraz rejestrów pracy
- Koordynowanie konferencji i spotkań
- Zarządzanie organizacją podróży służbowych kierownictwa, transportem, rządowymi zleceniami podróży, voucherami, voucherami na taksówki i wydatkami podlegającymi zwrotowi
- Śledzenie i składanie ewidencji czasu pracy oraz obecności za pośrednictwem systemów Departamentu Stanu
- Wspieranie corocznych ocen pracowniczych i przekazywania danych do baz HR
- Śledzenie nieobecności szefa misji i przygotowywanie oficjalnych odpowiedzi EUR i IO
- Kierowanie koordynacją corocznej sprawozdawczości EUR/IO-EX dla Kongresu
- Pełnienie funkcji eksperta ds. witryny SharePoint poprzez zwiększanie dostępności, archiwizację i poprawę funkcjonalności
- Szkolenie pracowników i przekazywanie im informacji o procedurach oraz możliwościach SharePoint
- Administrowanie grupami poczty elektronicznej i listami dystrybucyjnymi Outlook
- Prowadzenie schematów organizacyjnych, danych kontaktowych w sytuacjach awaryjnych i schematów telefonicznych
- Witanie gości, odpowiadanie na zapytania lub kierowanie ich do właściwych osób oraz obsługa wejścia EX dla gości
- Prowadzenie codziennych kalendarzy biurowych, zapasów, inwentarza, systemów archiwizacji i baz danych
- Monitorowanie wewnętrznych zadań, terminów i rezultatów
- Rozwiązywanie problemów ze sprzętem biurowym i doprowadzanie spraw do końca
- Ochrona informacji niejawnych, poufnych i danych osobowych zgodnie z ustalonymi procedurami
- Stosowanie trafnego osądu podczas interpretowania wytycznych, analizowania przepisów i przekazywania wyjątków przełożonemu
- Podleganie kierownikowi programu
Wymagania
- Wykształcenie średnie oraz co najmniej pięć lat doświadczenia biurowego we wspieraniu kadry kierowniczej wyższego szczebla albo dwuletnie studia z zakresu zarządzania biurem, administracji biznesowej lub dziedziny pokrewnej oraz cztery lata doświadczenia w zarządzaniu biurem
- Wymagane jest aktywne poświadczenie bezpieczeństwa Secret
- Wymagane jest pomyślne przejście weryfikacji przeszłości; mogą obowiązywać dodatkowe kontrole
- Umiejętność zarządzania wieloma priorytetami w dynamicznym środowisku biurowym
- Bardzo dobra znajomość Microsoft Word, PowerPoint i Excel
- Doskonałe umiejętności komunikacji pisemnej i ustnej niezbędne do współpracy z personelem i instytucjami rządowymi na wszystkich szczeblach
- Wyjątkowa organizacja pracy i dbałość o szczegóły
- Praktyczna znajomość zasad, praktyk i procedur biurowych
- Umiejętność ochrony wysoce poufnych informacji i zachowania dyskrecji
- Umiejętność samodzielnej pracy i podejmowania trafnych decyzji
- Silny niezależny osąd podczas analizowania przepisów i łączenia wytycznych z efektywnością organizacji
- Podstawowa znajomość księgowości będzie dodatkowym atutem
- Fizyczna i psychiczna zdolność do wykonywania obowiązków przez dłuższy czas
- Umiejętność wystarczająco szybkiego korzystania z komputerów i narzędzi biurowych, aby sprostać wymaganiom stanowiska
- Umiejętność stworzenia i utrzymania produktywnego, profesjonalnego miejsca pracy
- Gotowość do pozostawania w pozycji siedzącej i pracy przy komputerze przez dłuższy czas
- Gotowość do pracy według elastycznego harmonogramu, w tym w święta, gdy jest to wymagane
- Gotowość do pracy poza standardowymi godzinami pracy, gdy jest to wymagane
Benefity
- Dodatkowe świadczenia SCA w zakresie opieki zdrowotnej i socjalnej
- Usługi telemedyczne
- Ubezpieczenie stomatologiczne i okulistyczne
- Program pomocy pracownikom
- Podstawowe ubezpieczenie na życie oraz od następstw nieszczęśliwych wypadków i utraty zdrowia finansowane przez firmę
- Dobrowolne opcje ubezpieczenia na życie oraz od następstw nieszczęśliwych wypadków i utraty zdrowia
- Plan oszczędności emerytalnych 401(k) z dopłatą pracodawcy po roku pracy
- Płatny czas wolny
- Podróże służbowe lub związane z rozwojem zawodowym mogą być wymagane